Адміністративний/а Асистент/ка (короткострокова посада) / Administrative Assistant (STTA)

Довідкова інформація:

Програма «Партнерство за сильну Україну» Фаза 2 (PFRU-2) — це багаторічна програма, що фінансується кількома донорами та управляється Міністерством закордонних справ, Співдружності націй та розвитку Великої Британії (FCDO) у співпраці з Урядом України.
Метою PFRU-2 є створення кращих умов для того, щоб українська держава у партнерстві з громадянським суспільством та приватним сектором могла очолити інклюзивне національне відновлення та розвиток в умовах агресії з боку Росії.

До основних обов’язків Адміністративного Асистента входить підтримка команди з операцій і фінансів у щоденному веденні документів, управлінні матеріально-технічним забезпеченням офісу, інвентаризацією проекту та допомога з подорожами. Адміністративний асистент контролюватиме повсякденну роботу проектного офісу, матеріально-технічне забезпечення відряджень та забезпечення повного оснащення офісу необхідними матеріалами, щоб дозволити персоналу успішно виконувати свою роботу. Будучи членом операційної команди, асистент адміністративний   підпорядковуватиметься фахівцю з адміністративної діяльності, який відповідатиме за координацію його завдань і нагляд за його роботою

Основні обов’язки та зобов’язання (основні функції):

• Допомога в оформленні заявок на закупівлю та видачі необхідних канцелярських матеріалів та обладнання  
• Допомога в підготовці листів, службових записок, факсів і звітів, розсилка документів  
• Допомога в проведенні інвентаризації всього майна програми в офісах проекту  
• Бути переконаним, що копіювальний апарат та інше офісне обладнання належним чином обслуговується, працює належним чином, а також забезпечує достатнє постачання витратних матеріалів  
• Співпрацювати з логістичною компанією, якщо необхідно, щоб забезпечити безпеку транспортування та розміщення в Україні та в межах України для міжнародного та національного персоналу та консультантів  
• Контролювати організацію поїздок, оформлення та бронювання готелів 
• Допомога у збереженні архівів у електронній та друкованій формі  
• Допомога в плануванні подій і конференцій, працюючи з постачальником логістичних послуг PFRU.
• Допомога з реєстрацією експатів в Україні, дозволом на тимчасове проживання, реєстрацією проекту ITA за потреби та під наглядом спеціаліста з кадрів та операцій, адміністратора та менеджера з операцій та фінансів.  
• Призначати та організовувати зустрічі. Вітати та допомагати відвідувачам, робити протоколи зборів.  
• Виконувати всі інші подібні обов’язки, доручені фахівцем з адміністративної діяльності або уповноваженою особою.

Необхідні навички та професійна кваліфікація:

Для успішного виконання цієї роботи працівник повинен уміти задовільно виконувати кожен основний обов’язок чи завдання. Наведені нижче кваліфікаційні вимоги дають уявлення про потрібні знання, навички та/або здібності, необхідні для виконання основних обов’язків.

• Необхідний ступінь бакалавра в галузі ділового адміністрування, фінансів, права, менеджменту або іншій відповідної галузі.
• Мінімум два роки відповідного досвіду роботи в кадровій сфері, офісному управлінні, фінансовому менеджменті або подібній сфері. 
• Розуміння трудового законодавства України, пільг персоналу та податків. 
• Відмінні організаторські та комунікативні здібності, вміння працювати з конфіденційною інформацією. 
• Здатність працювати самостійно, розставляти пріоритети для багатьох завдань у швидко мінливому середовищі, дотримуватись дедлайнів. 
• Висока комп’ютерна грамотність, досвід роботи з електронною поштою, обробкою текстів і електронними таблицями. 
• Бажано досвід роботи з міжнародними організаціями або донорськими проектами.
• Володіння англійською та українською мовами обов’язкове.

Підпорядкування:

Адміністративний асистент працює під безпосереднім керівництвом і підпорядкуванням Фахівця з адміністративної діяльності.

Обсяг залучення:

Ця посада передбачає повну зайнятість, за короткостроковим контрактом, на період заміщення працівника, який перебуває у декретній відпустці.

Місце роботи: 

Київ, (Україна).

Інструкції щодо подання резюме: 

Подавайтеся за допомогою цього посилання до 9 червня 2026 р. У полі «На яку посаду ви подаєтесь?» слід вибрати посаду CO 29 Administrative Assistant (STTA).  Для позицій, де англійська мова є обов’язковою, бажано (але не обов’язково) надсилати резюме на англійській мові. Закликаємо подавати заявки людям з інвалідністю. Заявки розглядатимуться на постійній основі. Без запитань по телефону, будь ласка. Кімонікс зв’яжеться з фіналістами.

PFRU-2 Recruitment – Candidate Application

Background

The Partnership Fund for a Resilient Ukraine – Phase 2 (PFRU-2) is a multi-year, multi-donor funded programme managed by the UK’s Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO) and governed in collaboration with the Government of Ukraine. PFRU-2’s aim is to set improved conditions for the Ukrainian state, in partnership with civil society and the private sector, to lead on inclusive national recovery and revitalization in the context of Russia’s aggression.

The Administrative Assistant’s main responsibilities include supporting the operations and finance team with day-to-day filing, office logistic management, project inventory, and travel management. The Administrative Assistant will oversee the day-to-day operations of the project office, travel logistics, and ensuring the office is fully equipped with the necessary supplies to allow staff to successfully complete their work. As a member of the Operations team, Administrative Assistant will report to the Administrative Officer who shall be responsible for coordinating his/her assignments and supervising his/her work.  

Principal Duties and Obligations (Essential Functions):

• Assist in preparing purchase requests and issuance of the necessary stationery materials and equipment.
• Assist in preparing letters, memos and reports, distribution of documents.
• Assist in conducting inventory checks of all programme property in the project offices.
• Ensures that the photocopier and other office equipment is well maintained, operating properly and ensure adequate supply of consumables.
• Works with a logistics company as needed to security transport and accommodation into and within Ukraine for international and national staff and consultants.
• Oversees travel arrangements, clearances through movement request forms (ensuring the appropriate approvals are secured) and hotel reservations.
• Assist maintaining archives in soft and hard copies.
• Assist with event planning and conferencing working with the PFRU logistics provider.
• Assist with registration of expats in Ukraine, temporary residence permit, recipients’ registration and registration of ITA project as required and under the supervision of theAdministration and Logistics Officer
• Setting appointments and arranging meetings. Greet and assist visitors, taking minutes.
• Performs all other similar duties as assigned by the admin officer or designee.

Required Skills and Qualifications:

To perform this job successfully, the Employee must be able to perform each essential duty, obligation, and responsibility satisfactorily. The qualifications listed below are representative of the required knowledge, skills and/or abilities needed to perform the principal duties.

• Bachelor’s degree in business administration, finance, law, management or another relevant field required;
• Minimum two years of relevant working experience office administration, financial management or a similar field;
• Understanding of Ukrainian Labor Laws, personnel benefits, and taxes is preferred but not required;
• Excellent organizational and communications skills, ability to work with confidential information;
• Ability to work independently, to prioritize multiple assignments in fast changing environment, to meet deadlines;
• High computer literacy, with experience in e-mail, word processing, and spreadsheet management; 
• Experience working with international organizations or donor-funded projects preferred;  
• Proficiency in English and Ukrainian is required;

Management of the assignment: 

Administrative Assistant works under the direct supervision and reports to the Administrative Officer.

Level of Effort:

This is a full-time position on a short-term contract to cover for an employee on maternity leave.

Location of Assignment: 

The place of performance for this assignment is Kyiv, Ukraine.

Application Details

Apply using the following link by June 9th, 2026. You should select the position CO 29 Administrative Assistant (STTA) in the field “What position you are applying for?” For roles requiring English language skills, English language CVs are preferred (but not required). We encourage to apply people with disabilities. Applications will be considered on a rolling basis. No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists.

PFRU-2 Recruitment – Candidate Application