Старший/а проєктний/а фахівець/чиня до проєкту «EREO» / Senior Project Officer (EREO Project)

Загальна інформація

Програма «Партнерство за сильну Україну» Фаза 2 (PFRU-2) — це багаторічна донорська програма, що реалізується під управлінням Міністерства закордонних справ, справ Співдружності націй та розвитку (МЗС) Великої Британії у співпраці з українським урядом. Метою PFRU-2 є забезпечення українській державі кращих умов для керування інклюзивним відновленням і відродженням України в партнерстві з громадянським суспільством і приватним сектором в умовах російської агресії. Стратегічний проєкт PFRU-2 «Економічне відновлення та зайнятість» (EREO) надає підтримку державним органам і суб’єктам господарської діяльності у створенні інклюзивного та згуртованого бізнес-середовища, стабілізації діяльності ММСП в умовах війни, збереженні та створенні робочих місць, а також покращенні загальної доступності робочої сили в цільових регіонах і громадах.

Основні завдання та обов’язки (ключові функції):

Старший(а) проєктний(а) фахівець(чиня) надає підтримку проєктному менеджеру в адмініструванні проєктів. Старший(а) проєктний(а) фахівець(чиня) працюватиме в рамках одного з напрямів стратегічного проєкту EREO, зосередженого на підтримці ММСП, під керівництвом менеджера проєкту з розвитку робочої сили та підтримки ММСП і супроводжуватиме процес розробки та реалізації проєктних заходів зі стабілізації ММСП, зокрема підтримки громад, організацій із підтримки бізнесу (ОПБ) та мікро-, малих і середніх підприємств (ММСП). Старший(а) проєктний(а) фахівець(чиня) виконує завдання з проєктного менеджменту, пов’язані з супроводом процесу розробки та реалізації проєктних заходів у рамках визначеного(их) проєкту(ів) PFRU-2. Це включає підготовку меморандумів про взаєморозуміння, договорів приймання-передачі та інших документів, пов’язаних із реалізацією проєктних заходів, а також збір та систематизацію інформації, необхідної для презентації, розробки та реалізації потенційних заходів. Старший(а) проєктний(а) фахівець(чиня) може здійснювати комунікацію із зовнішніми зацікавленими сторонами, включаючи адміністрації громад, ОПБ та ММСП (за потреби). Він/вона демонструє повне володіння навичками виконання завдань базового рівня з адміністрування проєктів, що виконуються проєктними фахівцями, а також наставляє/скеровує роботу інших проєктних фахівців і асистентів. Він/вона працює доброчесно, зберігає конфіденційність, прагне досконалості, дотримується всіх правил і положень МЗС Великої Британії, договірних вимог, а також політик, систем і цінностей «Кімонікс».

Управління та реалізація проєктів

• Забезпечення збереження всієї відповідної документації щодо проєктів/заходів у відповідних папках проєктів. Збереження усіх відповідних файлів проєктів та погоджень в архівах проєктів.
• Пропонування та складання концептуальних записок щодо заходів підпроєкту/робочих напрямів, у тому числі заходів напряму EREO, зосередженого на стабілізації ММСП, підтримці ОПБ та взаємодії з громадами й місцевими підприємствами, для директора проєкту з урахуванням пропозицій технічних радників та відповідних зацікавлених сторін (підрозділу LAP і зовнішніх партнерів) відповідно до теорії змін, показників, стратегічної мети проєкту; пропонування планів реалізації.
• Складання та узгодження меморандумів про взаєморозуміння (Меморандумів) з партнерами / реципієнтами, в тому числі адміністраціями громад, ОПБ, ММСП та (залежно від обставин) іншими відповідними зацікавленими сторонами EREO (у координації з підрозділом реалізації проєктів), забезпечення внесення реципієнтів у реєстраційну картку PFRU та дотримання бенефіціарами та реципієнтами вимог, викладених у меморандумі.
• Співпраця з адміністративним підрозділом з питань управління заходами, в тому числі складання програми та організації логістики для учасників.
• Допомога в організації логістики зустрічей, зокрема плануванні, підготовці програми, надсиланні запрошень для включення в календар, ведення та поширення протоколів, а також виконання завдань, поставлених на зустрічах.
• Складання звітів про завершення проєктних заходів для EREO / активностей, пов’язаних із підтримкою ММСП, зокрема документації щодо ключових результатів, ходу реалізації проєктних заходів, залучення зацікавлених сторін і попередніх результатів, відповідно до циклу проєктних заходів для розгляду проєктним менеджером і затвердження директором проєкту.
• Виконання інших призначених завдань, пов’язаних із адмініструванням проєктів.

Закупівлі

• Комунікація з партнерами та реципієнтами в рамках заходів із підтримки ММСП/ОПБ з метою розробки специфікацій і вимог до запитів на закупівлю (PAR) та складання/подання PAR на розгляд проєктному менеджеру.
• Пропонування оціночних критеріїв для закупівель, які передбачають створення оціночної комісії, та участь у роботі оціночної комісії (за потреби).
• Інформування партнерів / реципієнтів про терміни реалізації проєктних заходів.
• Забезпечення підписання реципієнтами інспекційної форми та договорів приймання-передачі після отримання обладнання.

Управління грантами

• Надання прямої підтримки в процесі присудження грантів за дорученням проєктного менеджера, в тому числі складання обсягу робіт за грантовим проєктом, термінів реалізації проєктних заходів, додатків та бюджету. Забезпечення відповідності грантів проєктним цілям та їхнього сприяння реалізації пріоритетів EREO, пов’язаних із стабілізацією ММСП, забезпеченням безперервності бізнесу, збереженням або створенням робочих місць та зміцненням місцевих екосистем підтримки бізнесу.
• Комунікація з фондовим підрозділом з метою забезпечення отримання кінцевих результатів відповідно до узгодженого графіка та управління файлами організацій-грантоотримувачів на SharePoint.

Кадри та підбір персоналу

• Складання обсягів робіт за стандартними шаблонами. Подання обсягів робіт на розгляд проєктному менеджеру та затвердження директору проєкту.
• Супровід процесу управління консультантами та технічними радниками, зокрема проведення початкового аналізу кінцевих результатів і табелів обліку робочого часу, отримання погоджень і актуалізація документації.
• Можливо здійснення прямого контролю за ефективністю та результатами роботи проєктних фахівців та/або асистентів. Наставництво та скеровування роботи проєктних фахівців і асистентів.

Ключові компетенції:

Для успішного виконання обов’язків старший(а) проєктний(а) фахівець(чиня) буде активно користуватися кожною з наведених нижче ключових компетенцій. Для ефективної підтримки своєї команди він(вона):

• приділятиме час і зусилля для розуміння цілей PFRU-2 та своєї ролі в їхньому досягненні шляхом налагодження відносин, що зміцнюють групову динаміку;
• із ентузіазмом братиметься за додаткові нові завдання, необхідні для набуття професійних навичок та сприяння досягненню цілей програми;
• використовує доступні ресурси (інструкцій, домашньої сторінки тощо) для визначення відповідних наступних кроків;
• пріоритезує завдання за терміновістю, необхідністю подальших дій з боку інших тощо для ефективного виконання роботи, а також вносить корективи, адаптується та виявляє гнучкість у разі зміни пріоритетів;
• виявляє проблеми та інформує про них свого керівника, а також пропонує рішення на основі розуміння проблеми;
• навчається на помилках, невдачах, успіхах, зворотному зв’язку з метою розуміння власних сильних сторін, потреб у розвитку та професійного зростання.

Кваліфікація:

• Бажано вища освіта чи еквівалентний досвід роботи в офісному середовищі.
• Досвід у сфері підтримки розвитку приватного сектору, підтримки ММСП, відновлення місцевої економіки, грантів, закупівель або координації зацікавлених сторін із підприємствами, організаціями підтримки бізнесу або місцевими органами влади є перевагою.
• Вміння чітко та лаконічно спілкуватись (усно та письмово), сильні міжкультурні комунікативні навички та чутливість
• Підтверджений досвід багатозадачності та уважності до деталей, організованості та навичок тайм-менеджменту в динамічному середовищі.
• Підтверджений досвід дотримання стандартних практик і процедур, роботи на базі загальних вказівок і контролю, а також участь у проєктах та ініціативах (під час навчання чи після початку професійної діяльності).
• Відмінні навички обслуговування клієнтів та міжособистісного спілкування.
• Вміння працювати самостійно та в команді.
• Підтверджена винахідливість у вирішенні проблем та ініціативність в опануванні нових навичок.
• Глибоке знання програм Microsoft Office.
• Обов’язково вільне володіння англійською та українською мовами (письмово та усно).
• Наявність можливості/готовність їздити у відрядження на об’єкти, де працює PFRU-2.

Місце роботи та режим:

Ця посада передбачає повну зайнятість,  місце роботи – Київ, (Україна).

Підпорядкування:

Старший(а) проєктний(а) фахівець(чиня) до проєкту «EREO» підпорядковуватиметься безпосередньо старшому менеджеру з розвитку робочої сили та підтримки ММСП.

Інструкції щодо подання резюме:

Подавайтеся за допомогою цього посилання до 9 червня 2026 р. У полі «На яку посаду ви подаєтесь?» слід вибрати посаду TD 172 Senior Project Officer (EREO). Для позицій, де англійська мова є обов’язковою, бажано (але не обов’язково) надсилати резюме на англійській мові. Закликаємо подавати заявки людям з інвалідністю. Заявки розглядатимуться на постійній основі. Без запитань по телефону, будь ласка. Кімонікс зв’яжеться з фіналістами.

PFRU-2 Recruitment – Candidate Application

Background

The Partnership Fund for a Resilient Ukraine – Phase 2 (PFRU-2) is a multi-year, multi-donor funded programme managed by the UK’s Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO) and governed in collaboration with the Government of Ukraine. PFRU-2’s aim is to set improved conditions for the Ukrainian state, in partnership with civil society and the private sector, to lead on inclusive national recovery and revitalization in the context of Russia’s aggression. Under PFRU-2, the Economic Recovery and Employment Opportunities (EREO) Strategic Project supports governments and economic actors in developing an inclusive and cohesive business environment, stabilizing MSME operations during wartime, retaining and creating jobs, and improving the overall availability of the workforce in target regions and communities.

Principal Services and Responsibilities (Essential Functions):  

The Senior Project Officer supports the Project Manager by providing support on project administration. Within one of EREO SP workstreams, focused on support to MSMEs, the Senior Project Officer reports to the Workforce Development and Support to MSME Project Manager and supports the design and implementation of MSME stabilization activities, including support to hromadas, business support organizations (BSOs), and micro, small and medium enterprises (MSMEs). The Senior Project Officer completes project management tasks related to supporting activity design and implementation under designated PFRU-2 project(s). This includes drafting Memoranda of Understanding, transfer agreements, and other implementation documents, as well as collecting and systematizing information needed to pitch, design, and implement potential activities. The Senior Project Officer may communicate with external stakeholders, including hromada administrations, BSOs, and MSMEs, on an as-needed basis. They exhibit mastery of entry-level project administration tasks performed by project officers and mentor/guide other project officers and assistants. They operate with integrity and assurance of confidentiality, commitment to excellence, compliance with all FCDO rules and regulations, contractual requirements, and Chemonics policies, systems, and values.

Project Management and Implementation

• Ensure all relevant documentation for project/activities are stored in the relevant project folders. Saves all relevant project files and approvals in project files.
• Propose and draft activity concept notes for work under the sub-project/workstreams , including EREO workstream activities focused on MSME stabilization, support to BSOs, and engagement with hromadas and local businesses, to Project Director with input from Technical Advisors and appropriate stakeholders (LAP team and external partners) in line with the theory of change, indicators, and strategic project objective and propose implementation plan.
• Draft and negotiate memoranda of understanding (MOUs) with partners/recipients , including hromada administrations, BSOs, MSMEs, and other relevant EREO stakeholders where applicable, (in coordination with Project Implementation team), ensuring recipients are added to the PFRU Registration Card and beneficiaries and recipients adhere to requirements set out in MOU.
• Work with admin team on event management including drafting agendas and organizing logistics for participants.
• Assist with meeting logistics, including scheduling, preparing agendas, sending calendar invites, taking and circulating notes, and following up on action items after meetings.
• Draft activity completion reports for EREO/MSME support activities, including documentation of key outputs, delivery progress, stakeholder engagement, and initial results, in line with the activity cycle process for review by the Project Manager and approval by the Project Director.
• Other tasks as assigned and relevant to project administration. 

Procurement

• Liaise with partners and recipients under MSME/BSO support activities to develop specifications and requirements for procurement action requests (PARs) and draft/submit PARs for Project Manager
• For procurements that require an evaluation committee, propose evaluation criteria and may participate in evaluation committee.
• Communicate delivery timelines to partners/recipients.
• Ensure recipients sign Inspection Form and Transfer Agreements upon delivery of equipment.

Grant Management

• Provide direct support over grant award process as delegated by the Project Manager, including drafting grant scope of work, delivery timeline, annexes, and budget. Ensure that grants align with project objectives and contribute to EREO priorities related to MSME stabilization, business continuity, job retention or creation, and strengthened local business support ecosystems.
• Liaise with internal Fund team to ensure deliverables are received based on the agreed upon timeline and manage the organisation grantee files on SharePoint.

Human Resources and Recruitment

• Draft scopes of work in accordance with standard templates. Submit scopes of work for Project Manager review and Project Director
• Supports management of consultants and technical advisors including conducting initial reviews of deliverables and timesheets, securing approvals, and maintaining updated records.
• May provide direct supervision over Project Officers and/or Project Assistants’ performance and delivery. Provide mentorship and guidance to Project Officers and Assistants.

Core Competencies

A successful Senior Project Officer will be actively engaged across each of the core competencies listed below. They will effectively support their team by:

• Investing time and effort in understanding the PFRU-2 goals and objectives and their role in implementing them through relationship building that strengthens group dynamics.
• Enthusiastically take on additional new tasks and work as needed to build professional skill set while supporting program goals
• Utilise available resources (guidance documents, landing page, etc.) to determine appropriate next steps
• Prioritise tasks based on urgency, follow-up required from others, etc. to efficiently complete work; adjusts, adapts, and remains flexible to changing priorities.
• Determine, define, and raise issues to their supervisor and propose solutions based on understanding of issue.
• Use mistakes, failures, successes, and feedback as learning opportunities to understand own strengths, development needs, and improve professionally.

Qualifications:

• Degree or equivalent work experience in an office environment preferred.
• Experience supporting private sector development, MSME support, local economic recovery, grants, procurement, or stakeholder coordination with businesses, BSOs, or local authorities is an asset.
• Communicates clearly and concisely, both verbally and in writing, with strong cross-cultural communication skills and sensitivity
• Demonstrable experience multitasking with attention to detail, organisation, and time management skills in a fast-paced environment.
• Demonstrable experience following standard practices and procedures, receiving general instruction and supervision, and contributing to projects and initiatives, whether in an academic or business setting.
• Excellent customer service and interpersonal skills.
• Works independently and as part of a team.
• Demonstrated resourcefulness in problem-solving and initiative to learn new skills.
• Strong knowledge of Microsoft Office applications.
• Fluency in written and spoken English and Ukrainian is required.
• Ability/willingness to travel to locations where PFRU-2 works.

Place of Assignment and Duration of Assignment/LOE:

This is a full-time, in-person position working directly from Kyiv, Ukraine.

Reporting:

Senior Project Officer (EREO Project) will directly report to the Manager on Workforce Development and Support to MSMEs.

Application Details

Apply using the following link by June 9th, 2026. You should select the position TD 172 Senior Project Officer (EREO) in the field “What position you are applying for?” For roles requiring English language skills, English language CVs are preferred (but not required). We encourage to apply people with disabilities. Applications will be considered on a rolling basis. No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists.

PFRU-2 Recruitment – Candidate Application