Спеціаліст/ка із закупівель до SavED

English text below

Міжнародний благодійний фонд savED (надалі – фонд) – це українська благодійна організація, створена в липні 2022 року для реагування на нагальні потреби освітньої галузі, яка серйозно постраждала від російської агресії. savED була однією з перших українських організацій, яка безпосередньо взаємодіяла з постраждалими від війни та нещодавно звільненими громадами (в першу чергу, Київської та Чернігівської областей) для проведення оцінки потреб в освітньому секторі та підготовки приблизних обчислень збитків, завданих українським закладам освіти (школам, дитячим садочкам, закладам професійної та вищої освіти).

Щоб забезпечити безперервність української освіти під час війни, фонд створює та запускає Цифрові освітні центри (DLC) – швидке рішення для відновлення доступу дітей до якісної освіти в регіонах, де очна освіта обмежена або відсутня.

Фонд оголошує конкурс на заміщення посади Спеціаліста із закупівель в місті Дніпро та області для проєкту “Створення Спільно цифрових освітніх центрів (SPILNO DLCs) у Дніпропетровській області” (надалі – проєкт). Даний проєкт реалізується за фінансової підтримки Дитячого фонду ООН (ЮНІСЕФ) (надалі – донор).

Зацікавлених кандидатів просимо відправляти свої пропозиції на електронну адресу [email protected]. Пропозиція має включати резюме кандидата та розмір вартості наданих послуг (місячний гонорар).

Пропозиції будуть прийматись до 24 липня 2023 року, до 15:00 (Київський час). Тільки відібрані кандидати отримають повідомлення в рамках даного оголошення.

Опис проєкту:

Проєкт “Створення Спільно цифрових освітніх центрів (SPILNO DLCs) у Дніпропетровській області” має на меті створити безпечні освітні простори (Цифрові освітні центри SPILNO) у Дніпропетровській області, де діти та вчителі матимуть доступ до цифрового обладнання, стабільне електропостачання та підключення до Інтернету. В результаті реалізації проєкту буде покращено доступ до формальної та неформальної освіти, включаючи раннє навчання, для найбільш уразливих дітей, які не мають належних можливостей для навчання вдома.

Опис вакансії:

Спеціаліст із закупівель забезпечує, що всі матеріали та товари, які Фонд використовує для реалізації проекту, відповідають вимогам, визначеним внутрішніми документами фонду та стандартам донора. Спеціаліст знаходить ключових постачальників і укладає з ними угоди про закупівлю від імені Фонду, щоб отримати товари вищої якості за найнижчими цінами для реалізації проекту.

Основні обов’язки:

• Управляти процесом закупівель в рамках проєкту для виконання мети та завдань, поставлених проєктом;
• Управляти всіма стадіями закупівель: визначення формату закупівель, відповідно до політик фонду та донора, підготовка оголошення про закупівлі, розміщення оголошення, відбір найкращих пропозицій, підготовка супровідних документів тощо;
• Приймати участь у підготовці договорів з постачальниками товарів і послуг у відповідності до політик фонду та донора (надавати всю необхідну інформацію про предмет договору, ціну, строки та умови постачання / виконання робіт тощо);
• Координувати та стежити за реалізацією всіх логістичних вимог відповідно до таймлайну проєкту;
• Здійснювати постійну комунікацію з відібраними постачальниками / підрядниками для моніторингу виконання ними взятих на себе зобов’язань, оперативного вирішення будь-яких проблемних питань, що виникають в ході реалізації договорів;
• Надавати підтримку та тісно співпрацювати з Операційним менеджером  в розробці плану закупівель, обслуговуванні активів;
• Виконувати всі вказівки та інструкції фонду, пов’язані із дотриманням прав дитини та захистом від сексуальної експлуатації та наруги, слідкувати за дотриманням відповідних норм та положень з боку представників постачальників / підрядників;
• Тісно співпрацювати із бухгалтером проекту, щоб переконатися, що всі фінансові документи належним чином підготовлені, рахунки вчасно оплачені, звітна документація від постачальників / підрядників оформлена належним чином та вчасно передана фонду;
• Проводити вибіркові перевірки на місцях, пов’язані з предметом закупівлі, якщо необхідно, вживати заходів в межах своїх повноважень;

• Забезпечувати високу якість роботи, що відповідає стандартам якості фонду та  донора;

• Виконувати інші завдання, які випливають із суті та предмету проєкту.

Кваліфікаційні вимоги до учасників тендеру:

До участі у тендері запрошуються юридичні особи та фізичні особи – підприємці усіх форм власності, які відповідають наведеним кваліфікаційним вимогам:

1. Освіта вища, рівень магістр або бакалавр.
2. Вільне володіння українською мовою. Знання англійської мови рівень А2-B2.
3. Досвід роботи у сфері закупівель та ремонтних робіт.

Цінові пропозиції повинні супроводжуватись повним пакетом документів, які підтверджують правовий статус надавача послуг:

– фізична особа – підприємець (ФОП) – копії свідоцтва про державну реєстрацію (для зареєстрованих до 07.05.2011 року, якщо їм не було видано Виписку) або Виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців.

– юридична особа – копії свідоцтва про державну реєстрацію (для зареєстрованих до 07.05.2011 року, якщо їм не було видано Виписку) або Виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців, копія Статуту.

Надсилаючи заявку, кандидат дає згоду на обробку персональних даних виключно в рамках процедур найму у фонді.

Примітка щодо запобігання сексуальній експлуатації та нарузі: 

Сексуальна експлуатація та наруга заборонені в усіх формах. МБФ «СЕЙВД» впроваджує політику запобігання сексуальним домаганням, сексуальній експлуатації та нарузі, в тому числі на робочому місці. Процедури регулюються відповідно до політики ЗСЕН та внутрішніх правил і положень організації. 

International Charitable Fund savED is a Ukrainian charitable organization, incorporated in July 2022 to respond to urgent needs of the educational sector seriously affected by russian aggression. savED was one of the first Ukrainian organizations engaged in direct interaction with war-affected and recently liberated communities (in Kyiv and Chernihiv regions) to conduct a needs assessment in the educational sector and prepare estimated calculations of the infrastructural damage to Ukrainian preschools, schools and VET institutions.

To ensure continuity and resilience of Ukrainian education in times of war, ICF savED settles and launches Digital Learning Centers (DLCs) – the fast response to restore children’s access to quality education in areas where face-to-face education is limited or absent.

ICF savED (the Fund) is seeking qualified candidates for the Specialist on Procurement position in Dnipro city and region for the project “Establishment of Spilno Digital Learning Centres (SPILNO DLCs) in Dnipropetrovsk oblast, Ukraine” (the project). The project is implemented under the financial support of the United Nations Children’s Fund (UNICEF) (the donor).

Interested candidates should send their applications to [email protected]. An application shall include a CV and the the cost of the services provided (monthly fee).

Applications will be accepted until July 24, 2023, by 3 p.m. (Kyiv time). Only shortlisted candidates will be contacted in response to this job advertisement. 

Project Background

The “Establishment of Spilno Digital Learning Centres (SPILNO DLCs) in Dnipropetrovsk oblast, Ukraine” project intends to create safe educational spaces (SPILNO Digital Learning Centers) in Dnipropetrovska oblast, where children and teachers will have access to digital equipment, stable electricity supply and the Internet connection. The expected result of the

project foresees improved access to formal and non-formal education, including early learning, for the most vulnerable children without appropriate home opportunities.

Position Overview:

The Specialist in Procurement will ensure that the Fund’s materials and products to implement the project meet all of the specifications set by internal policies and the donor’s requirements. The Specialist locate critical suppliers and negotiate purchasing agreements with them on behalf of the Fund to get higher quality goods at the lowest prices possible for the project implementation.

Position Duties and Responsibilities:

• To manage the procurement process within the project to fulfil the goals and tasks set by the project;
• To manage all stages of the procurement process: determine the procurement format following the Fund’s policies and the donor’s requirements; prepare the procurement announcements, place the advertisements, select the best offers, prepare accompanying documents, etc.;
• To participate in the preparation of contracts with suppliers of goods and services following the policies of the Fund and the donor’s requirements (provide all necessary information about the subject of the agreement, price, terms, and conditions of supply/performance of works, etc.);
• To coordinate and monitor the implementation of all logistical requirements within the project timeline;
• To carry out constant communication with the selected suppliers/contractors to monitor the fulfilment of their obligations and prompt resolution of any problematic issues that arise during the implementation of contracts;
• To provide support and closely cooperate with the Operations Manager in the development of the procurement plan, asset maintenance;
• To follow all instructions of the Fund’s team related to child protection and safeguarding and protection from sexual exploitation and abuse; monitor compliance with relevant norms and regulations by representatives of suppliers/contractors;
• To work closely with the project accountant to ensure that all financial documents are correctly prepared, invoices are paid on time, and reporting documentation from suppliers/contractors is properly executed and submitted to the Fund on time;
• To carry out random on-site inspections related to the subject of the procurement, if necessary, take measures within the limits of their authority;
• To ensure high quality of work that meets the Fund’s and donor’s quality standards;
• To execute other tasks arising from the project’s essence and subject.

Qualifications:

Legal entities and individual entrepreneurs of all forms of ownership who meet the following qualification requirements are invited to participate in the tender:

1.1. Higher education, master’s or bachelor’s degree.

1.2. Fluency in the Ukrainian language. Knowledge of English level A2-B2.

1.3. Experience in performing similar/similar tasks.

Price proposals must be accompanied by a complete package of documents confirming the legal status of the service provider:

– individual entrepreneur – copies of the certificate of state registration (for those registered before 07.05.2011, if they were not issued an extract) or an extract from the Unified State Register of Legal Entities and Individual Entrepreneurs.

– legal entities – copies of the certificate of state registration (for those registered before 07.05.2011, if they were not issued an extract) or an extract from the Unified State Register of Legal Entities and Individual Entrepreneurs, a copy of the Charter.

By sending the application, the candidate solely consents to the personal data processing for recruitment processes.

Note about Prevention of sexual exploitation and abuse: 

Sexual exploitation and sexual abuse are prohibited in all its forms. ICF savED implements policies to prevent sexual harassment in the workplace, sexual exploitation and abuse. The procedures are regulated according to the PSEA policy and organizational rules and regulations.