Програмний/на асистент/ка

Про SALAR International та її діяльність в Україні

SALAR International є дочірньою організацією Шведської асоціації місцевих органів влади та регіонів (SALAR), яка представляє всі 290 муніципалітетів та 21 регіон Швеції. Як міжнародне відділення SALAR, ми працюємо на глобальному рівні, щоб підтримувати місцеву демократію та належне врядування в країнах, що розвиваються та переживають перехідний період. Наша експертиза охоплює такі сфери, як нарощування потенціалу в муніципальному управлінні та наданні послуг, планування місцевого та регіонального розвитку, підтримка асоціацій місцевих органів влади, політика децентралізації та європейська інтеграція. Географічно проекти SALAR International охоплюють країни Східної Європи, Кавказу, Близького Сходу та Африки на південь від Сахари.

SALAR International працює в Україні з 2014 року, надаючи підтримку процесу децентралізації в Україні через три основні ініціативи, спрямовані на побудову надійної багаторівневої системи управління, підвищення доступності та якості послуг на місцевому рівні, а також посилення міжнародного співробітництва між муніципалітетами України та ЄС. Після повномасштабного вторгнення SALAR International додала кризову підтримку українським муніципалітетам, надаючи їм матеріальну допомогу.

Наразі SALAR International реалізує дві основні програми в Україні. Одна з програм – WM4U – управляється та реалізується спільно з Avfall Sverige (Шведською асоціацією з управління відходами та переробки), яка є основним національним зацікавленим суб’єктом та асоціацією у сфері управління відходами та переробки у Швеції. Маючи 400 членів, які представляють усі муніципалітети, муніципальні підприємства та приватний сектор поводження з відходами, Avfall Sverige є головним національним представником своїх членів і контролює та захищає їхні інтереси в усіх сферах поводження з відходами. Avfall Sverige також є головним національним посередником у сфері поводження з відходами та сприяє обміну передовим досвідом, інноваціями та ідеями. Avfall Sverige також має довгострокові міжнародні зобов’язання щодо підтримки реформ у сфері поводження з муніципальними відходами.

Роль асистента програми включатиме роботу з двома програмами:

1. WM4U: Посилення муніципального управління відходами в Україні (2024–2027) Ця програма, що фінансується урядом Швеції через Шведське агентство міжнародного розвитку (Sida), є стратегічним партнерством з Avfall Sverige та SALAR International. Вона зосереджена на сприянні сталому та ефективному управлінню відходами в українських муніципалітетах.

2. Polaris: Підтримка багаторівневого врядування в Україні (2024–2028) Програма Polaris, також фінансується Sida, має на меті зміцнити систему багаторівневого врядування в Україні, покращити надання публічних послуг та підтримати зусилля з відновлення відповідно до цілей вступу до ЄС. Програма охоплює п’ять тематичних напрямків: освіта, фіскальна децентралізація та бюджетування, адміністративні послуги, відновлення під керівництвом місцевих органів влади та міжнародне муніципальне співробітництво.

Організаційна структура

Обидві програми є спільними шведсько-українськими ініціативами з управлінськими структурами в Стокгольмі та Києві. Вони заохочують плоску організаційну структуру, що означає високий ступінь автономії та відповідальності залучених експертів, а також сильну місцеву відповідальність серед бенефіціарів, таких як національні зацікавлені сторони та українські муніципалітети.

Загалом понад 70 осіб працюють на повну ставку в Україні в різних тематичних командах, а також у підрозділах підтримки.

Програми мають спільний офіс у Києві, але реалізують заходи в усіх регіонах, контрольованих урядом України.

Опис ролі

Асистент програми є частиною підрозділу підтримки в Україні і буде тісно співпрацювати з членами команди. Робота включатиме підтримку в обслуговуванні офісу, допомогу в адміністративних та логістичних процедурах, а також організацію заходів і поїздок. Асистент також буде виконувати різні завдання від тематичних підрозділів для забезпечення ефективної реалізації заходів.

Основні обов’язки

• Виконання адміністративних завдань, пов’язаних із діяльністю програми, включаючи кур’єрські доставки та документообіг;

• Допомога у підготовці документації, пов’язаної із закупівлями, включаючи сканування, друк, доставку, архівування та зберігання;
• Підтримка офісних платежів та управління офісними витратами та запасами;
• Допомога команді програми у виконанні щоденних операційних завдань, включаючи логістику, бронювання поїздок, проживання та місцеві домовленості; організацію заходів та тренінгів;
• Допомога у процедурах, пов’язаних із дотриманням законодавчих та фінансових вимог, необхідних для реалізації програми в Україні
• Підтримка у спілкуванні з постачальниками, включаючи підготовку документації, супровід послуг та базові перевірки якості
• Регулярне інформування керівництва підрозділу підтримки про хід роботи, проблеми та досягнення;
• Надання загальної щоденної адміністративної підтримки офісу в Києві.

Кваліфікація

• Мінімум 2 роки досвіду роботи з завданнями, пов’язаними з асистентом;
• Знання адміністративних процедур (рахунки-фактури, накладні Нової Пошти, відстеження документів тощо);
• Високий рівень координаційних навичок та відповідальності;
• Здатність працювати в умовах жорстких термінів у багатозадачному середовищі;
• Здатність працювати в багатокультурній та різноманітній команді;
• Вільне володіння комп’ютером, включаючи досвід роботи з офісним програмним забезпеченням та інструментами (пакет MS Office, Zoom тощо); Базові навички роботи з інструментами штучного інтелекту, управління соціальними мережами та/або інструментами дизайну для візуального контенту будуть перевагою.
• Вільне володіння українською мовою

• Середній рівень англійської мови (усна та письмова)

Переваги

• Попередній досвід роботи в міжнародних організаціях або міжнародних проектах, що фінансуються

Критерії відбору

Відбір кандидатів буде здійснюватися на основі таких критеріїв: досвід роботи, комунікативні навички, гнучкість та орієнтованість на надання послуг, здатність працювати в офісі в Києві та подорожувати Україною.

Різноманітність та рівні можливості

SALAR International підтримує різноманітність та поважає права людини у всіх сферах своєї діяльності. SALAR International прагне створити робоче середовище, яке забезпечує гендерну рівність та різноманітність. Члени команди повинні поважати рівні права осіб та прагнути створити атмосферу, в якій відмінності між людьми приймаються та цінуються. SALAR International підтримує умови праці, які дозволяють персоналу поєднувати роботу з сімейними зобов’язаннями.

Місцезнаходження: Київ.

Тривалість: Спочатку до 31 травня 2026 року. Продовження є дуже ймовірним і залежатиме від продовження фінансування програми.

Подача заявки:

Надішліть свою заявку з резюме обсягом не більше 3 сторінок та супровідним листом обсягом не більше 1 сторінки (у форматі PDF) на адресу [email protected]. У темі листа вкажіть «Programme Assistant». Співбесіди будуть проводитися на постійній основі після закінчення терміну подачі заявок. Тільки кандидати, які пройшли попередній відбір, отримають відповідь електронною поштою після завершення набору персоналу.

З будь-якими питаннями або для уточнень, будь ласка, звертайтеся: [email protected].

Особиста інформація, надана кандидатом в процесі набору персоналу, буде оброблятися SALAR International.

Термін подачі заявок: 9 січня 2026 року.