Програмний асистент/ка з питань закупівель та адміністрування (Україна), LES 4

Про посаду

Асистент з питань закупівель та адміністрування  буде сприяти операційній ефективності програми МКЗБ в Україні, виконуючи адміністративні, логістичні, закупівельні та кадрові завдання. Працівник буде підпорядковуватися керівнику програми та отримувати технічну підтримку та консультації від регіонального координатора з питань закупівель. Ця посада вимагає високоорганізованої та уважної до деталей особи, здатної працювати в динамічному, мультидисциплінарному середовищі.

Основні обов’язки

Закупівлі

- Надавати адміністративну та технічну підтримку в питаннях закупівель, тендерів та замовлень на закупівлі.
- Допомагати в реєстрації постачальників та перевірці рахунків-фактур.
- Підтримувати відносини з постачальниками та оновлювати список постачальників.
- Готувати та подавати запити на закупівлі через платформи МКЗБ (наприклад, Procurify).
- Вести актуальні записи про контракти та умови постачальників.
- Тісно співпрацювати з помічником з фінансів програми, відповідальним за бюджет та звітність перед донорами, а також іншими відповідними командами.

Планування заходів та логістична підтримка

- Організовувати службові поїздки для співробітників програми в Україні.
- Забезпечувати логістику, постачання, управління активами та приміщеннями для заходів та польових робіт.
- Організовувати логістику, технічне обслуговування та ремонт офісних та житлових приміщень.

Загальне адміністрування програми

- Допомога в адміністративних процедурах підбору персоналу та адаптації нових співробітників.
- Координація з відділом кадрів для своєчасного дотримання організаційних процедур.
- Ведення точних кадрових та адміністративних записів відповідно до стандартів захисту даних.
- Виконання додаткових завдань з підтримки програми за необхідності.

Кваліфікація та досвід

- Середня освіта або диплом у галузі бізнесу, управління ланцюгами поставок, адміністрування або суміжній галузі.
- Мінімум чотири (4) роки відповідного досвіду в галузі закупівель, логістики, фінансів або адміністрації.
- Вільне володіння англійською та українською мовами в письмовій та усній формі; знання будь-якої іншої мови є бажаним.
- Володіння стандартним офісним та закупівельним програмним забезпеченням.
- Сильні адміністративні, аналітичні та звітні навички з увагою до деталей.
- Знання правил та вимог донорів щодо дотримання нормативних вимог.
- Досвід роботи в міжнародних організаціях є перевагою.
- Необхідно мати законний дозвіл на роботу в Україні.

Компенсація

Це повна зайнятість, фіксований термін, місцева робота з конкурентною базовою зарплатою на рівні LES 4 за шкалою зарплат МКЗБ в Україні, щедро оплачуваною відпусткою та широкимм медичними страховими виплатами для працівника та будь-яких членів родини, які мають на це право. Ця посада не дає права на надбавки для експатріантів.

Дата закриття вакансії: 15 вересня 2025 р.

https://icmp.bamboohr.com/careers/291

Очікувана дата початку роботи: якомога швидше

МКЗБ прагне підтримувати атмосферу взаємної поваги, де всі кандидати мають рівні можливості працевлаштування. МКЗБ вважає, що різноманітність та інклюзивність серед наших співробітників мають вирішальне значення для нашого успіху як глобальної організації, і ми прагнемо наймати, розвивати та утримувати найталановитіших людей з надзвичайно різноманітного кола кандидатів. МКЗБ пишається тим, що є частиною міжнародної мережі Gender Champions.