Офіс-менеджер/ка до Фонду міжнародної солідарності

Запрошуємо охочих доєднатися до команди Представництва Фонду міжнародної солідарності в Україні (SFPL) на посаду офіс менеджера для підтримки адміністративної діяльності офісу. Посада передбачає неповну зайнятість, тож може стати як можливістю розпочати професійний шлях, так і зручною формою продовження кар’єри з гнучким графіком. 

Загальна інформація щодо вакансії: 

Посада: офіс-менеджер (молодший спеціаліст) 

Основне завдання: підтримка діяльності офісу Представництва 

Робочий час: неповний (пн-пт, 4 год/день або 20 год/тиждень)  

Умови роботи: трудовий договір з випробувальним терміном 3 місяці 

Місце роботи: Київ 

Посадовий оклад: 2 500 – 3 500 PLN (брутто за 50%-ву зайнятість) 

Очікуваний термін початку роботи: березень-квітень 2026 р. (залежно від терміну рішення донора про фінансування проєкту) 

Вашими обов’язками будуть: 

Ведення кореспонденції: 

• отримання поштових відправлень, які адресовані на Представництво; 

• висилання пошти; 

• облік вхідної-вихідної кореспонденції та систематизація документообігу; 

• контакт з фірмою-сервісантом копіювальної та іншої техніки; 

• контакти з пультом охорони та питаннями обслуговування охоронної системи; 

• отримання доставок та кореспонденції в офісі. 

Адміністративно-господарські: 

• контакти з клінинговою компанією та контроль за прибиранням офісу; 

• контроль наявності та замовлення продовольчих і канцтоварів; 

• адміністративна підтримка співробітників (копіювання матеріалів, архівування, систематизація); 

• організація та технічна координація робочих зустрічей; 

• контроль справності офісного обладнання та організація його обслуговування, консультування співробітників щодо експлуатації офісного обладнання; 

• навчання та ознайомлення (онбординги) нових співробітників з офісними справами; 

• контроль дотримання та розробка процедур, що стосуються роботи в офісі; 

• організація електронного підписання документів, робота з Adobe Acrobat. 

Необхідні навички та досвід: 

• Базові навички документообігу та адміністративної, організаційної роботи; 

• Досвід роботи офіс-менеджером/секретарем/адміністратором/особистим асистентом вітається, але не є обов’язковим; 

• Вміння користуватися програмами пакету Microsoft Office;  

• Вміння працювати в команді з використання «хмарних технологій»;   

• Бездоганне володіння українською мовою та англійською мовою принаймні на рівні A2; 

• Володіння польською мовою є додатковою перевагою; 

• Відповідальність, організованість, уважність; 

• Бездоганний тайм-менеджмент; 

• Відмінні комунікаційні здібності; 

• Вміння працювати в команді; 

• Стресостійкість та здатність працювати під тиском;  

• Готовність до розвитку та набуття нових компетенцій. 

 Що ми пропонуємо:  

• Офіційне працевлаштування в організації, яка реалізує проєкти у сфері співпраці  

• з розвитку (development cooperation); 

• Перспектива кар’єрного зростання та можливість отримати досвід роботи в міжнародному середовищі; 

• Дружній колектив професіоналів; 

• Гідна оплата праці;   

• Можливості для розвитку, зокрема – участь у тренінгах, організованих для нашої команди, психологічна підтримка (за бажанням). 

Як відгукнутися ?   

Зацікавлених осіб просимо заповнити анкету за посиланням, додавши своє резюме (українською мовою) до 17:00 28 лютого 2026 року.  

Інформація про Організацію:  

 Представництво Фонду міжнародної солідарності в Україні «Solidarity Fund PL in Ukraine» було засновано в липні 2019 року для сприяння  досягненню мети, цілей і завдань Фонду міжнародної солідарності Республіки Польща «Solidarity Fund PL».   

«Solidarity Fund PL» був заснований в кінці 90-х років з ініціативи Президента Республіки Польща, з метою надання допомоги країнам, що знаходяться на етапі переходу до ринкової економіки та приватного підприємництва, а також підтримки їх економічного, соціального і політичного розвитку. Протягом своєї діяльності Фонд реалізував низку проектів, у тому числі для України, Молдавії, Білорусі, Казахстану та Грузії.  
 
«Solidarity Fund PL in Ukraine» займається підтримкою розвитку демократії та самоврядування в Україні. Ще у 2014 році «Solidarity Fund PL» почав виконувати конкретні завдання в галузі підтримки реформ самоврядування в Україні, що випливають з Меморандуму про співпрацю між Польщею та Україною. З початком повномасштабної агресії російської федерації проти України «Solidarity Fund PL» реалізує гуманітарні проєкти для підтримки цивільного населення та відновлення України.  

ПЕРСОНАЛЬНІ ДАНІ   

Інформуємо, що адміністратором персональних даних, наданих в рамках цього конкурсу є Представництво Фонду міжнародної солідарності в Україні, акредитоване згідно з Рішенням Міністерства юстиції України від 24.07.2019 за № 357/19.4,  розташоване за адресою: м.Київ, вул.Сирецька, буд.38, яке діє від імені Фонду міжнародної солідарності, що є неурядовою  юридичною особою, зареєстрованою відповідно до законодавства Республіка Польща з головним офісом у Варшаві, вул. Тадеуша Чацького, 7/9/11, 00-043.  Висловлення згоди є добровільним, але необхідним для участі в конкурсі. Персональні дані будуть оброблятися Представництвом лише для цілей, необхідних для реалізації процесу конкурсу 2026/UA/CP-01. Дані будуть оброблятися протягом періоду, необхідного для конкурсу, та розгляду будь-яких претензій. Дані не будуть оброблятися за допомогою автоматизованих систем прийняття рішень. Ви маєте право на доступ та виправлення своїх персональних даних, право на отримання інформації про мету, обсяг і спосіб обробки персональних даних, а також право вимагати виправлення персональних даних, відкликання згоди на їх обробку або видалення, право на перенесення даних. Інформуємо, що з питань захисту персональних даних слід контактувати з інспектором із захисту персональних даних за електронною адресою: [email protected].