Молодший/а фахівець/чиня з адміністративних питань

Данська Рада у справах біженців (ДРБ) є провідною міжнародною гуманітарною організацією, основною метою якої є захист, підтримка та просування довгострокових рішень для постраждалого від переміщення населення.
 
 ДРБ існує в Україні з 2014 року. На даний момент у ДРБ працює понад 400 співробітників загалом на території України. У 2024 році DRC продовжить суттєве розширення для впровадження реагування на надзвичайні ситуації в секторах соціально-правового захисту, засобів до існування, відновлення житла та гуманітарного роззброєння і розбудови миру (гуманітарного розмінування), надаючи пряму підтримку відповідальним особам та громадським організаціям (ГО), а також їх партнерам. ДРБ надалі розвиватиме довгострокові рішення, адаптуючи їх до ситуації, що змінюється.

Загальна мета посади: 

Під керівництвом Менеджера з адміністративно-господарської діяльності молодший фахівець з адміністративних питань забезпечує підтримку щоденного функціонування офісу та імплементації програм DRC у західному регіоні, в офісі у місті Львові в межах своєї відповідальності. Звітує Менеджеру з адміністративно-господарської діяльності, співпрацює з командою з закупівель та програмним персоналом для забезпечення своєчасного виконання адміністративних завдань та надання необхідної підтримки іншим командам в межах своєї відповідальності

Обов’язки:

• Вирішення адміністративних завдань в відповідності до внутрішніх положень та процедур DRC 

• Вирішення завдань в питаннях пов’язаних з орендою нерухомості включаючи підготовку угод з орендодавцями та вирішення проблем щодо оренди офісу та гостьових квартир
• Надання необхідної адміністративної підтримки програмному персоналу щодо організації відряджень, бронювання квитків та проживання, та належного звітування
• Формування архіву документів в електронному та паперовому вигляді, підготовка реєстрів та регулярне відправлення документів в головний офіс у місті Києві 
• Допомога в питаннях пов’язаних з орендою нерухомості, включно з підготовкою угод з орендодавцями та вирішення проблем щодо оренди офісу та гостьових квартир
• Ефективна робота зі службами фінансів, логістики, програмними відділами з підготовки до своєчасної закупівлі необхідних матеріалів та послуг
• Підтримка Менеджера з адміністративно-господарської діяльності та керівника регіонального офісу у питаннях фінансової та адміністративної  роботи
• Контроль за дотриманням міжнародного кодексу поведінки організації, внутрішніх інструкцій/процедур донорів відносно закупівель ДРБ, щодо уникнення конфлікту інтересів 
• письмовий та усний переклад з української мови на англійську/російську та навпаки
• Інші адміністративні завдання за вимогою керівника 
• Розуміння та забезпечення дотримання кодексу поведінки DRC

Необхідний досвід та компетенції:

• Навички роботи в Microsoft Office, зокрема Excel, бажаний досвід роботи з ERP системами 
• Аналітичний склад розуму, уважність до деталей
• Відмінні комунікативні навички
• Попередній досвід від 1 року 

Освіта: 

Вища освіта 

Знання мов: 

(вказати рівень вільного володіння)

- Повне професійне володіння українською та російською мовами.

- Повне професійне володіння англійською мовою.

Усі посади ДРБ вимагають від працівника, яка/який займає посаду, володіння основними компетенціями організації: 

- Прагнення до досконалості: зосередженість на досягненні результатів разом із забезпеченням ефективності процесів. 

- Співпраця: залучення відповідних сторін і заохочення відгуків.

- Ініціативність: вміння брати на себе відповідальність та ініціативу, прагнучи до інновацій. 

- Комунікація: слухати та говорити ефективно та чесно. 

- Вияв чесності: дотримання та просування найвищих стандартів етичної та професійної поведінки відповідно до цінностей та Кодексу поведінки ДРБ, включаючи захист від сексуальної експлуатації, насильства та переслідувань.

Додаткова інформація: 

• Термін дії контракту: 3-х місячний випробувальний термін з можливістю продовження контракту
• Дата початку роботи: Якнайшвидше
• Тип контракту: Повний робочий день. Локація: офіс у місті Львові
• Заробітна плата та умови: будуть відповідати Умовам працевлаштування національного персоналу Датської Ради у справах біженців.

Процес подання:

Усі заявники повинні завантажити супровідний лист та оновлене резюме (не більше чотирьох сторінок) англійською мовою за посиланням https://candidate.hr-manager.net/ApplicationInit.aspx?cid=1036&ProjectId=170061&DepartmentId=19100&SkipAdvertisement=true 

Заявки, надіслані електронною поштою, розглядатися не будуть. 

Кінцевий термін прийому заявок 31/01/2024