Керівник/ця групи відділу автотранспортних засобів

Данська Рада у справах біженців (ДРБ) є провідною міжнародною гуманітарною організацією, основною метою якої є захист, підтримка та просування довгострокових рішень для постраждалого від переміщення населення.

ДРБ існує в Україні з 2014 року. На даний момент у ДРБ працює понад 800 співробітників на території України для впровадження реагування на надзвичайні ситуації в секторах соціально-правового захисту, засобів до існування, відновлення житла та гуманітарного роззброєння і розбудови миру (гуманітарного розмінування), надаючи пряму підтримку відповідальним особам та громадським організаціям (ГО), а також їх партнерам. ДРБ надалі розвиватиме довгострокові рішення, адаптуючи їх до ситуації, що змінюється.

Наразі ДРБ шукає Керівника групи відділу автотранспортних засобів в місті Суми. Ця посада підпорядковуватиметься Менеджеру з адміністративно-господарської діяльності офісу ДРБ у м. Суми.

Загальна мета ролі:

Керівник групи відділу автотранспортних засобів відповідатиме за управління та нагляд за регіональним автопарком, моторизованими активами Сумського регіонального офісу ДРБ відповідно до затвердженого Посібника з управління автопарком ДРБ, Спеціальних операційних процедур (СОП), нормативних вказівок, викладених у Посібнику з управління автопарком. Співробітник на цій посаді працюватиме в Сумському регіональному офісі та звітуватиме Регіональному менеджеру з адміністративно-господарської діяльності. Ця посадова особа підтримуватиме тісні контакти з водіями, регіональними координаторами автопарку, керівником команди автопарку на рівні країни, регіональним менеджером з адміністративно-господарської діяльності та постачальниками послуг з оренди транспортних засобів з питань, пов’язаних з управлінням автопарком.

Ця посада вимагає сильних лідерських якостей, відмінних організаторських здібностей та глибокого розуміння принципів управління автопарком.

Вашими основними обов’язками на посаді будуть:

Територіальні операції автопарку:

• Контролювати та координувати повсякденну роботу автопарку в межах визначеної території, включаючи технічне обслуговування транспортних засобів, управління обігом пального, управління роботою водіїв та утилізацію транспортних засобів.
• Забезпечувати своєчасну та ефективну закупівлю, оренду та утилізацію транспортних засобів у межах регіону, дотримуючись організаційних інструкцій та бюджетних обмежень.
• Забезпечення дотримання стандартів безпеки, реєстрації транспортних засобів, вимог страхування та інших юридичних зобов’язань, характерних для даної області.
• Допомагати у підборі кваліфікованих водіїв до складу персоналу автопарку.
• Постійно моніторити та оцінювати роботу автопарку, визначати сфери для покращення та впроваджувати коригувальні заходи.
• Контролювати повсякденну роботу автопарку, включаючи технічне обслуговування автомобілів, управління обігом палива, управління роботою водіїв та утилізацію транспортних засобів.
• Допомагати співробітникам автопарку складати ефективні графіки роботи водіїв для досягнення максимальної ефективності.
• Бронювання всіх транспортних запитів на оренду транспортних засобів та комерційних вантажівок, підготовка контрактів, пов’язаних з транспортними засобами та перевезеннями в ДРБ.
• Забезпечення дотримання всіма водіями ДРБ правил водіння та безпеки у співпраці з керівником відділу транспортних засобів на рівні країни.
• Забезпечення ефективності, моніторинг та контроль роботи генераторів.
• Забезпечити постійне заповнення та оновлення журналу реєстрації генераторів ДРБ, а також підтримувати актуальний огляд для кожного генератора та забезпечити належну систему технічного обслуговування для всіх генераторів ДРБ.
• Моніторинг використання палива; підготовка всіх листів обліку палива та відповідного регулярного звіту із забезпеченням ефективності та результативності використання палива.
• Контроль та моніторинг звітності та заправки аварійного паливного бака.
• Працювати над забезпеченням ефективної роботи автопарку.
• Відстежувати всі переміщення транспортних засобів за допомогою інструментів, подібних до систем GPS-трекінгу.

Стратегія управління автопарком та її реалізація:

• Допомагати керівнику групи з управління відділом автотранспортних засобів на рівні країни у розробці та впровадженні комплексної стратегії управління автопарком на визначеній території відповідно до цілей організації та місцевих нормативних актів.
• Впроваджувати політики, процедури та керівні принципи, пов’язані з автопарком, у межах зони відповідальності для забезпечення дотримання вимог та просування найкращих практик.
• Співпрацювати з керівником групи з управління відділом автотранспортних засобів на рівні країни для моніторингу та оцінки роботи автопарку, визначення сфер для вдосконалення та впровадження коригувальних заходів.

Управління командою:

• Контролювати, навчати та наставляти персонал автопарку, забезпечуючи дотримання ними операційних процедур, протоколів безпеки та організаційних політик.
• Проводити регулярне оцінювання ефективності роботи, надавати зворотний зв’язок і визначати потреби в навчанні для підвищення кваліфікації команди.
• Переконатися, що водії ознайомлені з місцевими законодавчими вимогами та політикою безпеки ДРБ щодо безпеки дорожнього руху та нещасних випадків, а також, що всі водії та пасажири знають, що робити в разі аварії та як про неї повідомляти.
• Організовувати регулярні зустрічі в своїй команді для забезпечення оптимальної координації роботи та належного потоку інформації.

Управління роботою водіїв:

• Допомагати у наймі кваліфікованих водіїв до складу автопарку.
• Переконатися, що водії пройшли вступний інструктаж щодо відповідного автопарку ДРБ, Кодексу поведінки та правил безпеки, а також ознайомилися з місцевими законодавчими вимогами.
• Переконатися, що водії ознайомлені з політикою безпеки ДРБ щодо безпеки до
• Організовувати навчання водіїв конкретним навичкам або технікам водіння у співпраці з керівником групи з управління відділом автотранспортних засобів на рівні країни
• Організовувати участь команди в поїздках для досягнення реалізації проєктів та поставлених цілей, а також для підтримки відділів і не тільки.
• Планування та координація щорічних відпусток співробітників, що знаходяться під керівництвом, забезпечуючи стабільну діяльність протягом усього року.
• Здійснення щорічного національного технічного контролю.

Управління бюджетом та ресурсами:

• Допомагати керівнику групи з управління відділом автотранспортних засобів на рівні країни у розробці та управлінні бюджетом автопарку в межах визначеної області.
• Співпрацювати з фінансовим відділом та відділом закупівель для забезпечення точної фінансової звітності.

Залучення зацікавлених сторін:

• Підтримувати зв’язок із внутрішніми зацікавленими сторонами.
• Налагоджувати та підтримувати відносини із зовнішніми партнерами, включаючи постачальників, продавців та державні органи, для сприяння безперебійній роботі автопарку.

Звітність та документація:

• Готувати регулярні звіти про роботу автопарку, зокрема про використання, споживання пального, записи про технічне обслуговування та звіти про інциденти.
• Вести точну документацію, пов’язану з автопарком.
• Забезпечити постійне заповнення та оновлення дорожніх листів транспортних засобів.

Про вас

Щоб бути успішним на цій посаді ми очікуємо, що ви матимете щонайменше 3 роки професійного досвіду в управлінні автопарком, бажано в контексті МНУО або подібної організації, бажано в умовах надзвичайних ситуацій. Крім того, ми також очікуємо від вас наступне:

Обов’язково:

• Освіта: ступінь бакалавра в галузі логістики, управління ланцюгами поставок, ділового адміністрування або суміжної галузі.
• Глибокі знання принципів управління автопарком, включаючи технічне обслуговування транспортних засобів, управління обігом палива та безпеку водіїв.
• Відмінні лідерські якості та навички управління командою, вміння мотивувати та розвивати різнорідну команду.
• Глибоке розуміння місцевих транспортних правил, стандартів безпеки дорожнього руху та процесів реєстрації транспортних засобів.
• Знання програмного забезпечення для управління автопарком та інструментів для моніторингу, звітності та аналізу.
• Відмінні комунікативні та міжособистісні навички, здатність ефективно взаємодіяти з внутрішніми та зовнішніми зацікавленими сторонами.
• Чудове володіння MS Word, Excel, PowerPoint та іншими онлайн-інструментами, пов’язаними з управлінням автопарком.
• Добре володіння англійською мовою
• Вільне володіння місцевою мовою: українська

Бажано:

• Добре знання стану розвитку та соціального контексту країни в цілому.
• Сильне почуття особистої цілісності та розуміння конфіденційності та етики.

Для усіх посад ДРБ вимагається, щоб особи, які їх займають, володіли ключовими компетенціями, визначеними ДРБ:

• Прагнення до досконалості: Зосередженість на досягненні результатів з одночасним забезпеченням ефективності процесів.
• Співпраця: Залучення відповідних сторін та їх заохочення до надання зворотного зв’язку.
• Ініціативність: Особистий контроль ситуації та взяття на себе ініціативи, з одночасним прагненням до інновацій.
• Спілкування: Вміння ефективно і чесно слухати та говорити.
• Доброчесність: Дотримання та просування найвищих стандартів етичної та професійної поведінки стосовно цінностей та Кодексу поведінки ДРБ, включаючи захист від сексуальної експлуатації, насильства та домагань.

Ми пропонуємо:

• Контракт: 3-х місячний випробувальний період з можливістю подальшої продовження контракту.
• Рівень посади: Gm
• Місце роботи: м. Суми.
• Дата початку: якнайшвидше.

Вакансія відкрита лише для громадян України. Заробітна плата та умови відповідно до Умов працевлаштування національного персоналу Данської ради у справах біженців в Україні.

Процес подачі заявки:

Усі кандидати повинні завантажити супровідний лист і оновлене резюме (не більше чотирьох сторінок англійською мовою).

Заявки, надіслані електронною поштою, не розглядатимуться.

Натисніть ТУТ щоб відгукнутися

Кінцевий термін подачі заявок: 07 грудня 2025 року.