17.09.2025

Field coordinator / Польовий/а координатор/ка

Додано:
Soleterre

prostirjob_vacancy_dfrfycsz(1) — Field coordinator / Польовий/а координатор/ка

Duty Station: Kharkiv (Ukraine), with regular missions to project implementation sites

Supervisor: Project Manager

Main Tasks and Responsibilities:

The Field coordinator is responsible for coordinating the field project staff (social workers, psychologists) and developing field activities in the view of a quality and efficient service provision.

Responsibilities:

General management and accountability

Develop and coordinate field-level operations to ensure adequate and efficient service provision to the project and project staff.
Ensuring effective implementation of projects that meets project financial, and operations indicators.
Ensure proper documentation at field level and sharing of all the appropriate documents with field staff and Project Manager to ensure that the project implementation strictly follows the approved plan.
Coordinate, and aggregate internal reports and weekly plans, to ensure accuracy reflect the work progress and project deliverables.
Brief and consult with the Project Manager to ensure proper project implementation (includes operational risks, security and context analysis).
Coordinate and follow up with all units of support functions (Finance, Operations) to ensure proper support is provided to the project (Cash flow management, procurement, tender committees, quality control checks, recruitment, contract management, and staff movement).
Secondary and data integrity checks on project databases and report, resolve and escalate data integrity issues to the Project Manager and the MEAL Department.
Regular monitoring visits to project locations (Kharkivska Oblasts).
Daily follow-up with the staff in project locations.

Human Resource Management and Training

Responsible for performance management of the staff under the Field Coordinator’s direct reporting line.
Organize regular weekly staff meeting and discuss weekly work plans.
Attend relevant recruitment interviews for key positions in the project locations.

Documentation

Coordinate the project’s reporting commitments by managing repots deadlines, and providing reliable information and high-quality inputs.
Ensure all accounting documents are properly filled in, checked for accuracy, signed and submitted to the Finance department.
Carry out any duties that may be assigned from time to time by the Project Manager.

Networking & Representation

Attend and participate in all the meetings held in Kharkiv related to the activities of the project and always in full coordination with the Project Manager.
Ensure that all the staff adequately engages with the local leadership structure, and that project information and all advocacy issues are communicated as necessary.
Maintaining proper communication with local authorities in collaboration with the Project Manager.

Level of Education:

University degree or diploma.
Desirable: Master in International Cooperation and/or Humanitarian Aid.

Languages:

Fluent in English (written and spoken)
Fluent Ukrainian (written and spoken)

Required Professional Experience and Skills:

At least 2 years’ professional experience as General, Field or Project Coordinator in humanitarian contexts.
Previous experience of working in complex emergency contexts.
Good knowledge and thorough understanding of humanitarian principles and minimum protection frameworks, tools and standards.
Proven experience in team management and supervision.
Proficiency in IT tools (MS Office pack, internet, e-mail, etc.).
Excellent communication skills, both oral and written, and demonstrated leadership and interpersonal skills.
Willingness to commit to and adhere to SOLETERRE values, mission and vision.

WHAT WE OFFER

Full-time position
Type of contract: FOP
Contract duration: 6 months with possibility of extension
Contract starting from: October 2025
Gross salary: 68 000 – 70 000 UAH

Applications will be reviewed on a rolling basis. Please, submit your CV in English to email address [email protected].

Благодійний фонд «Солетерре», зареєстрований в Україні з 2023 року, працює в країні з 2003 року, реалізуючи програми розвитку охорони здоров’я та психосоціальної підтримки, зосереджуючись на допомозі дітям, хворим на рак. Завдяки тривалій присутності в країні, Soleterre створила мережу взаємовідносин з численними лікарнями в різних регіонах України, включаючи Західноукраїнський спеціалізований дитячий медичний центр у Львові, Першу Львівську медичну спілку (до якої входять лікарня Святого Миколая та центр UNBROKEN), Національний інститут онкології та регенеративної медицини в Києві, Інститут нейрохірургії імені Ромоданова в Києві, Національну дитячу спеціалізовану лікарню «Охматдит» в Києві, Київську обласну дитячу лікарню, Міську багатопрофільну клінічну лікарню № 4 та Обласну дитячу лікарню сімейного здоров’я в Дніпрі. Співпраця поширюється на місцеві установи, включаючи Харківську обласну раду та Дніпропетровську обласну державну адміністрацію, а також місцеві та міжнародні громадські організації.
З лютого 2022 року Soleterre перебуває на передовій реагування на надзвичайні ситуації, реалізуючи проекти в галузі охорони здоров’я, захисту та розподілу товарів першої необхідності. За проєктом профінансованим Італійською агенцією з питань співробітництва в галузі розвитку (AICS) було надано підтримку 15 000 осіб у 20 громадських центрах у Київській, Полтавській та Черкаській областях, надавши медичну та психологічну допомогу, фінансову підтримку та розподіливши товари першої необхідності.
У червні 2023 року БФ Солетерре розпочав інтервенцію, надаючи медичну та психологічну допомогу в селах поблизу лінії фронту в Дніпропетровській та Харківській областях за допомогою мобільних клінік. Ця інтервенція була розширена другим проектом, який на сьогодні охопив понад 11 000 вразливих осіб, 15 громадських центрів та 2000 сімей у областях Дніпропетровської, Запорізької та Харківської.
БФ Солетерре отримав додаткове фінансування для проектів у сфері охорони здоров’я: AICS фінансує проект щодо поліпшення реабілітаційних послуг та допомоги жертвам мін та вибухових пристроїв; разом з UNICEF (триває) БФ Солетерре співпрацює з 10 медичними закладами в 9 областях для навчання мультидисциплінарних команд у сфері педіатричної реабілітації у співпраці з дитячою лікарнею Bambino Gesu (Італія); в рамках проекту, що фінансується Національним інститутом здоров’я, міграції та бідності (INMP), Солетерре розподіляє ліки через свої мобільні клініки та готує асинхронне навчання з питань гендерного насильства. Крім того, вже будучи партнером у вищезазначених ініціативах AICS, організація реалізувала два проекти, фінансовані Фондом жінок за мир і гуманітарну допомогу (WPHF) ООН, сприяючи розбудові потенціалу місцевих громадських організацій та навчанню органів влади з питань гендерного насильства, а також надаючи психологічну та юридичну допомогу жінкам і дівчатам у приймальних центрах та в безпечному просторі.

Посада: Польовий координатор

Місце роботи: Харків (Україна), з регулярними відрядженнями на місця реалізації проектів

Керівник: Менеджер проекту

Основні завдання та обов’язки:

Польовий координатор відповідає за координацію роботи польового персоналу проекту (соціальних працівників, психологів) та розвиток польової діяльності з метою забезпечення якісного та ефективного надання послуг.

Обов’язки:

Загальне управління та підзвітність

Розробка та координація польових операцій для забезпечення належного та ефективного надання послуг проекту та персоналу проекту.
Забезпечення ефективної реалізації проектів, що відповідає фінансовим та операційним показникам проекту.
Забезпечення належного документування на місцях та обміну всіма відповідними документами з персоналом на місцях та менеджером проекту для забезпечення суворого дотримання затвердженого плану реалізації проекту.
Координація та узагальнення внутрішніх звітів і тижневих планів для забезпечення точності відображення ходу робіт і результатів проекту.
Інформування та консультації з менеджером проекту для забезпечення належного виконання проекту (операційні ризики, безпеку та аналіз контексту). 0
Координація та супровід усіх підрозділів допоміжних функцій (фінанси, операції) для забезпечення належного супроводу проекту (управління грошовими потоками, закупівлі, тендерні комітети, перевірки якості, підбір персоналу, управління контрактами та переміщення персоналу).
Проводення вторинної перевірки та перевірки цілісності даних у базах даних проекту, а також звітування про проблеми цілісності данних, їх вирішення та передача інформації про такі проблеми до керівника проекту та відділу MEAL.
Регулярні моніторингові візити до місць реалізації проектів (Харківська область).
Щоденне відстеження роботи персоналу в місцях реалізації проектів.

Управління людськими ресурсами та навчання

Відповідальність за управління ефективністю роботи персоналу, що підпорядковується безпосередньо координатору на місцях.
Організація щотижневих нарад персоналу та обговорення тижневих планів роботи.
Участь у відповідних співбесідах для підбору персоналу на ключові посади в місцях реалізації проектів.

Документація

Координація зобов’язань проекту щодо звітності шляхом управління термінами подання звітів та надання надійної інформації та високоякісних даних.
Забезпечення належного заповнення всіх бухгалтерських документів, перевірка їх точності, підписання та подання до фінансового відділу.
Виконання будь-яких обов’язків, які можуть бути періодично доручені менеджером проекту.

Мережева взаємодія та представництво

Відвідувати та брати участь у всіх засіданнях, що проводяться в Харкові та стосуються діяльності проекту, завжди у повній координації з менеджером проекту.
Забезпечувати належну взаємодію всього персоналу з місцевим керівництвом, і що вся інформація про проект та всі питання адвокації надаються за необхідності.
Підтримувати належну комунікацію з місцевими органами влади у співпраці з менеджером проекту.

Рівень освіти:

Вища освіта або диплом.
Бажано: магістр з міжнародного співробітництва та/або гуманітарної допомоги.

Мови:

Вільне володіння англійською мовою (письмовою та усною)
Вільне володіння українською та/або російською мовами (письмово та усно)

Необхідний професійний досвід та навички:

Щонайменше 2 роки професійного досвіду на посаді генерального, польового або проектного координатора в гуманітарній сфері.
Попередній досвід роботи в складних надзвичайних ситуаціях.
Глибоке знання та розуміння гуманітарних принципів, мінімальних рамок захисту, інструментів та стандартів.
Підтверджений досвід управління командою та нагляду.
Володіння ІТ-інструментами (пакет MS Office, Інтернет, електронна пошта тощо).
Відмінні комунікативні навички, як усні, так і письмові, а також проявлені лідерські якості та навички міжособистісного спілкування.
Готовність дотримуватися цінностей, місії та бачення SOLETERRE.