Фахівець/чиня із впровадження проєкту до Фонду міжнародної солідарності

Запрошуємо доєднатися до команди Представництва Фонду міжнародної солідарності в Україні (SFPL) для впрвадження моделі PRO_MentalHealth Ukaraine в рамках проєкту швидкого реагування EU4Ukraine Resilience: Integrated support for war-affected children, families and communities. 

Загальна інформація щодо вакансії: 

Посада: фахівець із впровадження проєкту (молодший спеціаліст)  
Основне завдання: підтримка координатора проєкту та регіонального менеджера   
у виконані завдань в Дніпропетровській області, спрямованих на розвиток системи психосоціальної підтримки   

Робочий час: повний (пн-пт)   
Умови роботи:  строковий трудовий договір (14 місяців) з випробувальним терміном 3 місяці  

Місце роботи:  Офіс Представництва Фонду міжнародної солідарності знаходиться у м. Київ, однак робота буде здійснюватися дистанційно — з фокусом на Дніпропетровську область.  

У зв’язку з реалізацією проєкту саме в цьому регіоні, перевага надаватиметься кандидатам, які постійно проживає у Дніпропетровській області або готові тимчасово переїхати на період впровадження проєкту. Звертаємо увагу, що роботодавець не забезпечує житло на час реалізації проєкту.  

Посадовий оклад: 5 000–7 000 PLN  

Очікуваний термін початку роботи: червень/липень 2025 

Вашими обов’язками будуть: 

Технічна та логістична підтримка: забезпечення технічного та логістичного супроводу під час організації зустрічей, тренінгів, форумів та інших заходів:   

• Пошук підрядних організацій для належної організації заходів, включно з перемовинами з постачальниками на предмет найкращої вартості з належною якістю послуг; погодження кошторисів та здійснення попередніх бронювань щодо проживання, харчування, оренди конференц-залів, трансферу, технічного супроводу та інших послуг за потреби;   

• Планування логістики кожного заходу з урахуванням територіальних особливостей району/області;   

• Підготовка і надсилання учасникам офіційних листів-запрошень, логістичної записки та інших документів за потреби;   

• Здійснення супроводу заходів: проведення реєстрації, забезпечення учасників роздатковими матеріалами, здійснення комунікації з учасниками/тренерами щодо логістичних питань, контроль готелю щодо якості і своєчасності надання послуг у відповідності до таймінгу програм;   

• Перевірка фінальних рахунків й актів приймання-передачі наданих послуг від постачальників на предмет коректності, збір відповідних оригінальних документів для передачі фінансовому відділу для сплати (після погодження регіонального менеджера);   

• Підготовка кількісних індикаторів для звітів за результатами проведених заходів.   

Підготовка та моніторинг мікрогрантових програм:    

• Допомога в обробці даних онлайн-анкет заявників;    

• Фіналізація остаточних списків учасників для реєстрації;    

• Забезпечення зворотнього зв’язку від проєкту у відповідь на запити заявників;   

• Здійснення нагляду та моніторингу за реалізацією мікрогрантового конкурсу (зокрема, фінансування ремонтів, облаштування нових центрів або підтримка вже існуючих, фото-звіти).   

Комунікація з громадами-партнерами: підтримка ефективної взаємодії з територіальними громадами, відповідальними за впровадження грантових проєктів.   

Проєктно-офісні обов’язки:    

• Підтримка в організації та проведенні тендерних процедур. 

• Підтримка у підготовці звітної документації (змістовної та фінансової). 

• Ведення кореспонденції. 

• Підготовка презентацій. 

• Підтримка комунікаційного відділу (надання матеріалів для розробки новин — фото з заходів, навчальні матеріали тощо). 

• Участь в експертних зустрічах, робочих групах та інших заходах в рамках проєктної діяльності за дорученням регіонального менеджера та підготовка звітів/протоколів за результатами проведених заходів. 

• Здійснення іншої адміністративної діяльності, необхідної для реалізації завдань проєкту за запитом Регіонального менеджера та/або Координатора проєкту.  

Необхідні навички та досвід: 

• Щонайменше два роки досвіду на подібній посаді;       

• Досвід організації заходів (семінарів, конференцій, навчальних поїздок) та підготовки проєктної документації, включно з фінансовими та описовими звітами;   

• Знання пакету MS Office та досвід командної роботи з використанням хмарних сервісів; 

• Вільне володіння українською мовою; англійська на рівні не нижче A2; знання польської буде перевагою;   

• Розвинені комунікативні навички, здатність до ефективної взаємодії з партнерами та командою;   

• Організованість, відповідальність, ініціативність, уважність до деталей, дотримання термінів;   

• Стресостійкість і здатність діяти в кризових або динамічних умовах; 

• Відкритість до навчання та готовність до професійного розвитку.  

 Що ми пропонуємо:  

• Офіційне працевлаштування в організації, яка реалізує проєкти у сфері співпраці   
  з розвитку (development cooperation);     

• Дружній колектив професіоналів;    

• Гідна оплата праці;    

• Можливості для розвитку, зокрема – участь у тренінгах, організованих для нашої команди, психологічна підтримка (за бажанням).  

Як відгукнутися ?   

Зацікавлених осіб просимо заповнити анкету за посиланням, додавши своє резюме (українською мовою) до 12:00 4 червня 2025 року.  

Інформація про Організацію:  

Представництво Фонду міжнародної солідарності в Україні «Solidarity Fund PL in Ukraine» було засновано в липні 2019 року для сприяння  досягненню мети, цілей і завдань Фонду міжнародної солідарності Республіки Польща «Solidarity Fund PL».   

«Solidarity Fund PL» був заснований в кінці 90-х років з ініціативи Президента Республіки Польща, з метою надання допомоги країнам, що знаходяться на етапі переходу до ринкової економіки та приватного підприємництва, а також підтримки їх економічного, соціального і політичного розвитку. Протягом своєї діяльності Фонд реалізував низку проектів, у тому числі для України, Молдавії, Білорусі, Казахстану та Грузії.  

«Solidarity Fund PL in Ukraine» займається підтримкою розвитку демократії та самоврядування в Україні. Ще у 2014 році «Solidarity Fund PL» почав виконувати конкретні завдання в галузі підтримки реформ самоврядування в Україні, що випливають з Меморандуму про співпрацю між Польщею та Україною. З початком повномасштабної агресії російської федерації проти України «Solidarity Fund PL» реалізує гуманітарні проєкти для підтримки цивільного населення та відновлення України.  

Персональні дані  

Інформуємо, що адміністратором персональних даних, наданих в рамках цього конкурсу є Представництво Фонду міжнародної солідарності в Україні, акредитоване згідно з Рішенням Міністерства юстиції України від 24.07.2019 за № 357/19.4,  розташоване за адресою: м.Київ, вул.Сирецька, буд.38, яке діє від імені Фонду міжнародної солідарності, що є неурядовою  юридичною особою, зареєстрованою відповідно до законодавства Республіка Польща з головним офісом у Варшаві, вул. Мисловіцка, 4, 01-612.  Висловлення згоди є добровільним, але необхідним для участі в конкурсі. Персональні дані будуть оброблятися Представництвом лише для цілей, необхідних для реалізації процесу конкурсу 2025/UA/S4R-03. Дані будуть оброблятися протягом періоду, необхідного для конкурсу, та розгляду будь-яких претензій. Дані не будуть оброблятися за допомогою автоматизованих систем прийняття рішень. Ви маєте право на доступ та виправлення своїх персональних даних, право на отримання інформації про мету, обсяг і спосіб обробки персональних даних, а також право вимагати виправлення персональних даних, відкликання згоди на їх обробку або видалення, право на перенесення даних. Інформуємо, що з питань захисту персональних даних слід контактувати з інспектором із захисту персональних даних за електронною адресою: [email protected].