Фахівець/чиня адміністративних питань (АВА Консорціум) / Administration Officer (ABA Consortium)

Данська рада у справах біженців (ДРБ) є міжнародною неурядовою організацією, яка просуває та підтримує довгострокові рішення проблем, з якими стикаються біженці та внутрішньо переміщені особи в усьому світі. 

Наразі ДРБ  шукає висококваліфікованого Фахівця з адміністративних питань (АВА Консорціум), який приєднається до команди в Миколаєві.

Загальна мета ролі

Як фахівець з адміністративних питань ви будете відповідати за нагляд за адміністративною діяльністю консорціуму ABA в Миколаєві з метою забезпечення безперебійного та ефективного щоденного робочого процесу.

Вашими основними обов’язками на посаді будуть:

Управління приміщеннями та офісом

• Забезпечувати, щоб усі офісні приміщення, комунікаційні системи та засоби ABA Consortium були повністю функціональними, безпечними та відповідали стандартам DRC.
• Координувати технічне обслуговування, ремонт і заходи безпеки офісу Консорціуму та гестхаусу (якщо застосовується) у співпраці з командою безпеки DRC.
• Вести та оновлювати договори оренди, бути основною контактною особою для взаємодії з орендодавцями.
• Контролювати страхове покриття для приміщень, активів та обладнання Консорціуму.
• Забезпечувати, щоб офісна інфраструктура (інтернет, електрика, меблі, ІТ тощо) відповідала операційним потребам.
• Підтримувати організацію зустрічей, тренінгів та заходів, включно з логістикою, бронюванням приміщень та кейтерингом.

Управління гестхаусом і житлом (за необхідності)

• Контролювати утримання, безпеку та функціональність гестхаусу Консорціуму та житла для експатів.
• Забезпечувати наявність і належне управління комунальними послугами, запасами та обладнанням.
• Підтримувати в актуальному стані Посібник з управління гестхаусом і забезпечувати відповідність процедурам DRC.

Адміністративна та логістична підтримка

• Надавати щоденну адміністративну підтримку команді ABA Consortium, зокрема планування зустрічей, ведення кореспонденції та документації.
• Обробляти та контролювати платежі, рахунки та адміністративні витрати відповідно до фінансових процедур DRC.
• Підтримувати організацію відряджень персоналу, включно з бронюванням квитків, проживанням, візами та супровідною документацією.
• Координувати запити на закупівлі для офісних і заходових потреб у співпраці з логістичною командою DRC.
• Вести облік адміністративних матеріалів та забезпечувати своєчасне поповнення запасів.
• Підтримувати підготовку адміністративної звітності, аудитів і документів для дотримання вимог донорів.
• Забезпечувати належне зберігання договорів, угод та адміністративної кореспонденції.

Координація та дотримання вимог

• Виконувати функції адміністративного зв’язку між Управлінським підрозділом Консорціуму, службами підтримки DRC та партнерами Консорціуму.
• Забезпечувати дотримання адміністративних процедур DRC, вимог донорів та операційних принципів ABA Consortium.
• Сприяти вдосконаленню адміністративних систем, інструментів та стандартних операційних процедур.
• Дотримуватися конфіденційності та професійності під час роботи з чутливою адміністративною або договірною інформацією.
• Виконувати інші доручення керівника.

Про вас:

Щоб бути успішним на цій посаді, ми очікуємо, що ви матимете щонайменше 2 роки досвіду в адмініструванні. Крім того, ми також очікуємо від вас наступне:

Обов’язково

• Глибокі знання стандартних адміністративних процедур, управління офісом та підтримки закупівель.
• Досвід координації логістики, організації подорожей та заходів.
• Відмінне володіння MS Office (Word, Excel, Outlook, Teams) та знання цифрових систем зберігання документів.
• Вільне володіння англійською та українською мовами (письмово та усно).

Бажано

• Попередній досвід роботи з міжнародними НУО, агентствами ООН або проектами, що фінансуються донорами.
• Досвід роботи з системами ERP.

Для усіх посад ДРБ вимагається, щоб особи, які їх займають, володіли ключовими компетенціями, визначеними ДРБ: 

• Прагнення до досконалості: Зосередженість на досягненні результатів з одночасним забезпеченням ефективності процесів.
• Співпраця: Залучення відповідних сторін та їх заохочення до надання зворотного зв’язку.
• Ініціативність: Особистий контроль ситуації та взяття на себе ініціативи, з одночасним прагненням до інновацій.
• Спілкування: Вміння ефективно і чесно слухати та говорити.
• Доброчесність: Дотримання та просування найвищих стандартів етичної та професійної поведінки стосовно цінностей та Кодексу поведінки ДРБ, включаючи захист від сексуальної експлуатації, насильства та домагань. 

Ми пропонуємо:

Контракт: Строковий трудовий договір на 1 рік, який включає в себе 3 місяці випробувального терміну

Рівень посади: Н – неуправлінський

Місце роботи:  Миколаїв

Дата початку: якнайшвидше 

Заробітна плата та умови відповідно до Умов працевлаштування національного персоналу Данської ради у справах біженців в Україні.

Процес подачі заявки:

Усі кандидати повинні завантажити супровідний лист і оновлене резюме (не більше чотирьох сторінок англійською мовою).

Заявки, надіслані електронною поштою, не розглядатимуться.

Натисніть ТУТ, щоб відгукнутися

Кінцевий термін подачі заявок: 24 жовтня 2025 року.

Зверніть увагу, що відбір кандидатів буде проводитися на постійній основі. ДРБ залишає за собою право обрати кандидата до дати закриття вакансії, як тільки буде визначено відповідного кандидата.

Якщо у вас є питання або виникають проблеми з процесом подання онлайн-заявки, будь ласка, відвідайте drc.ngo/about-us/job-and-career/support-for-job-seekers.
  
Данська Рада у справах біженців є роботодавцем з рівними можливостями. Ми прагнемо створити інклюзивне та позитивне робоче середовище, засноване на взаємній повазі всіх співробітників. Всі претенденти на працевлаштування розглядаються без урахування раси, віку, здібностей, етнічної приналежності, національності, релігії, гендерної ідентичності, сексуальної орієнтації, сімейного стану або будь-якого іншого фактора. У ДРБ ми відзначаємо різноманітність та цінуємо наших співробітників за те, якими особистостями вони є, та їх унікальні навички, досвід та перспективність. Запрошуємо всіх зацікавлених кандидатів подати заявку!