Асистент/ка з документообігу 03.2_LFF
ЗАВЕРШЕНО
Про проєкт
«ЖИТИ НАЗУСТРІЧ» — це освітньо-грантова програма спрямована на розвиток ветеранського підприємництва. У програмі передбачено навчання, менторство, доступ до фінансування, нетворкінг та експертну підтримку.
Це проєктний офіс соціальних змін, створений у 2015 році для впровадження соціальних інновацій і сучасних методів роботи в соціальній сфері, розвитку соціального підприємництва, в тому числі ветеранського бізнесу.
Ми реалізуємо власні проєкти і працюємо як бек-офіс для розвитку державних інституцій, органів місцевого самоврядування, організацій громадянського суспільства, відповідального бізнесу та ініціатив, які мають значення та вагомий соціальний вплив в Україні.
Основні обовʼязки
Організація документообігу
- Забезпечення ведення документообігу відповідно до внутрішніх політик та процедур.
- Реєстрація, облік, систематизація та архівування вхідної, вихідної та внутрішньої документації. – Ведення електронного реєстру документів та контроль за його актуальністю.
- Створення первинних документів з командою проекту.
- Формування системи зберігання первинної документації, упорядкування інформації та первинної документації на хмарних носіях (google – диск). Систематизація та каталогізація первинної документації в межах Програми.
- Упорядкування та створення цифрових копії паперових документів (формат PDF) в межах програми Програми «Жити назустріч».
Адміністративний супровід документообігу
- Підготовка та оформлення договорів, актів, та інших документів. Зокрема підготовка та погодження проєктів договорів, внесення реквізитів та іншої відповідної інформації тощо.
- Контроль за правильністю оформлення документів відповідно до нормативних вимог.
- Взаємодія з командою Програми щодо документального супроводу діяльності.
Координація процесів узгодження та підписання документів
- Організація процесу узгодження документів між відповідальними особами.
- Контроль за підписанням та поверненням документів у встановлені строки.
- Передача підписаних документів до відповідних учасників команди.
Архівування та збереження документації
- Формування та підтримка архіву документів у паперовому та електронному вигляді.
- Організація доступу до архівних документів для співробітників за запитом.
Контроль за дотриманням строків подання документів
- Моніторинг та нагадування відповідальним особам про строки подання звітів, договорів, актів та інших документів.
- Підготовка реєстрів контрольованих документів.
Підготовка звітності
- Формування звітів щодо стану документообігу та надання їх керівництву.
- Підготовка аналітичних довідок за запитом керівництва щодо руху документів.
Виконання інших завдань, пов’язаних з документообігом
- Надання консультацій співробітникам щодо оформлення та реєстрації документів.
- Впровадження сучасних технологій документообігу (електронний документообіг, цифровий підпис тощо).
- Участь у розробці та оновленні внутрішніх регламентів з документообігу.
Кого ми шукаємо
- Людину, яка вміє організовувати процеси, працювати з інформацією, дотримуватися строків і відповідально ставиться до команди та учасників, уважну до деталей, та зі знаннями своєї справи.
Вимоги
- Досвід роботи ведення документообігу у благодійних організаціях або громадському секторі має бути не менше 1 року.
- ФОП 3 групи єдиного податку.
- Наявність власної компʼютерної техніки та ПО. Впевнене володіння Google-документами, Microsoft Office, програми бухобліку bookkeeper та ЕДО https://vchasno.ua/.
- Вміння швидко навчатись (за потреби), аналізувати інформацію, системно організовувати документообіг.
- Командність, пунктуальність.
Умови
- Повна зайнятість з можливістю гнучкого графіку та дистанційної роботи на період з 02 березня по 31 липня 2026.
- Віддалений формат з періодичними офлайн-зустрічами (у Києві).
- Конкурентна оплата праці.
Як податися?
Надішліть своє резюме та коротке мотиваційне повідомлення на [email protected]. Термін розгляду надісланого резюме — від 1 до кількох тижнів до моменту закриття вакансії. У темі листа вкажіть Асистент/ка з документообігу.
