Асистент/ка менеджера з персоналу
ЗАВЕРШЕНО
Malteser International є міжнародною гуманітарною організацією з надання допомоги, що діє під егідою Суверенного Мальтійського Ордену. Уже понад 60 років ми надаємо допомогу та підтримку з відновлення людям під час і після конфліктів і катастроф у всьому світі. Християнські цінності та гуманітарні принципи становлять основу нашої діяльності. У більш ніж 30 країнах Африки, Америки, Азії, Європи та Близького Сходу ми підтримуємо людей, які потребують допомоги, незалежно від їхньої релігії, походження чи політичних переконань.
Із початку війни на сході України у 2014 році Malteser International працює з трьома місцевими партнерськими організаціями у сфері психічного здоров’я та психосоціальної підтримки (MHPSS). Після повномасштабного вторгнення 24 лютого 2022 року Malteser International швидко розширила свою гуманітарну діяльність для реагування на зростаючі потреби по всій країні у партнерстві з більш ніж 8 місцевими організаціями з метою надання критично важливої допомоги людям, які постраждали від кризи. Сьогодні гуманітарна відповідь Malteser International включає розподіл продовольства, гігієнічних наборів, зимових комплектів, допомогу у сфері житла та MPCA у важкодоступних районах Східної та Південної України для зменшення викликів і ризиків для життя людей. Міжнародна мережа Мальтійського Ордену підтримує людей, які постраждали від війни в Україні, і продовжуватиме це робити стільки, скільки буде потрібна допомога.
Для реалізації своєї діяльності в Україні Malteser International шукає Асистента менджера з персоналу, який буде працювати під керівництвом Менеджера з управління персоналом. Посада передбачає надання адміністративної та процедурної підтримки в межах різних HR-функцій. Основні напрями відповідальності включають підтримку процесів рекрутингу та найму, координацію заходів з онбордингу, ведення кадрової документації, координацію обліку робочого часу та адміністрування відпусток. Посада також передбачає сприяння забезпеченню відповідності національному трудовому законодавству та політикам Malteser International.
Що ми пропонуємо:
Дата початку: середина березня 2026 року
Місце роботи: Київ
Тривалість контракту: 1 рік
Заробітна плата відповідно до кваліфікації та досвіду, починаючи від 58400 гривень до опадаткування
Медичне страхування, ПСС (психосоціальна підтримка)
36 днів щорічної відпустки + внутрішні пільги
Основні обов’язки та відповідальність
1. Підбір персоналу та найм
-
Надавати технічну підтримку Менеджеру з персоналу у підготовці посадових інструкцій: форматування документів, інтеграція коментарів керівників підрозділів та забезпечення відповідності затвердженим шаблонам і стандартам.
-
Готувати проєкти оголошень про вакансії на основі стандартних шаблонів, затверджених посадових інструкцій та форм запиту на рекрутинг (RRF); публікація здійснюється Менеджером з персоналу.
-
Координувати організацію співбесід: узгодження графіку з відібраними кандидатами, підготовка матеріалів для інтерв’ю та забезпечення своєчасної комунікації з кандидатами й членами комісії.
-
Оновлювати рекрутингові трекери із зазначенням статусу кандидатів, результатів співбесід та відповідних дат.
-
Організовувати та вести рекрутингові справи, забезпечуючи належне зберігання та сканування всієї супровідної документації.
-
Забезпечувати правильне архівування та сканування всієї документації щодо найму відповідно до процедур MI та стандартів захисту персональних даних.
2. Онбординг
-
Допомагати Менеджеру з персоналу у підготовці та форматуванні матеріалів для онбордингу та адаптації нових працівників відповідно до затверджених шаблонів.
-
Поширювати матеріали для онбордингу серед нових співробітників та забезпечувати доступ до необхідних ресурсів, документів і систем згідно з чек-листом.
-
Координувати графік вступного інструктажу: бронювання зустрічей в Outlook/Teams, надсилання запрошень і контроль проходження індукційного процесу у встановлені терміни.
3. Випробувальний термін
-
Організовувати зустрічі з оцінювання під час випробувального терміну у координації з керівниками підрозділів та новими працівниками.
-
Вести облік строків випробувальних періодів і надсилати нагадування керівникам.
-
Розсилати шаблони та інструкції щодо оцінювання випробувального терміну.
-
Контролювати своєчасне подання заповнених форм оцінювання (початкове, проміжне, фінальне).
-
Архівувати документи щодо випробувального терміну в особових справах та оновлювати відповідні трекери.
-
Забезпечувати належне сканування та зберігання документації.
4. Облік робочого часу
-
Щомісяця збирати та перевіряти табелі обліку робочого часу перед передачею в бухгалтерію для нарахування заробітної плати.
-
Контролювати записи щодо присутності (час початку та завершення роботи).
-
Відстежувати запити на дистанційну роботу.
-
Вирішувати розбіжності у даних разом із працівниками або керівниками.
-
Нагадувати працівникам про своєчасне подання табелів.
-
Забезпечувати належне зберігання документів для потреб аудиту та нарахування зарплати.
-
Проводити інструктаж нових співробітників щодо заповнення табелів.
5. Управління відпустками
-
Вести облік усіх видів відпусток: щорічної, лікарняної, гендерно-специфічної та інших передбачених законодавством.
-
Забезпечувати правильну реєстрацію та обробку заяв на відпустку відповідно до політик MI.
-
Перевіряти та розраховувати право на щорічну відпустку відповідно до трудових договорів.
-
Контролювати погодження відпусток та наявність необхідної документації.
-
Вести облік лікарняних листів та самостійних підтверджень.
-
Архівувати документацію щодо відпусток.
-
Допомагати у розрахунку залишків відпусток для зарплатного обліку та звітності.
-
Надавати працівникам інформацію про залишок днів відпустки за запитом.
Необхідні знання та навички
-
Впевнене володіння Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, Teams, SharePoint).
-
Розуміння основних HR-процесів.
-
Досвід роботи з системами обліку табелів, відпусток та особових справ.
-
Уважність до деталей і точність у роботі з документами.
-
Знання принципів захисту персональних даних.
-
Розвинені комунікаційні навички.
-
Вміння працювати з конфіденційною інформацією.
-
Хороші організаційні навички та здатність працювати з кількома завданнями одночасно.
-
Вільне володіння українською та англійською мовами (усно та письмово).
Кваліфікаційні вимоги
-
Ступінь бакалавра у сфері управління персоналом або суміжній галузі.
-
Щонайменше 3 роки релевантного досвіду в HR, включаючи не менше 1 року на аналогічній посаді в міжнародній НУО.
Робота в Malteser International
Malteser є роботодавцем, що забезпечує рівні можливості, і вітає заявки від усіх кандидатів незалежно від статі, віросповідання чи походження.
Malteser International зобов’язується забезпечувати захист людей у межах своїх програм від експлуатації, насильства та сексуальних домагань і має відповідні політики щодо цього зобов’язання (включно з Кодексом поведінки), які визначають очікувану поведінку та відповідальність усіх співробітників, консультантів та інших представників організації. Malteser International проводить перевірку рекомендацій і бекграунду для всіх співробітників (включно з перевіркою наявності судимостей для окремих посад). Будь-який кандидат, якому буде запропоновано роботу в Malteser International, повинен буде підписати Кодекс поведінки MI як додаток до трудового договору та погодитися діяти відповідно до положень цього документа.
Незалежно від того, працюєте ви як спеціаліст у закордонній місії чи в одному з наших регіональних офісів, ми пропонуємо складне та динамічне робоче середовище в досвідченій міжнародній команді. Понад 1 000 національних та міжнародних співробітників наразі працюють у різних кризових і постраждалих від катастроф регіонах по всьому світу, а також у наших регіональних офісах у Кельні та Нью-Йорку. Для отримання додаткової інформації, будь ласка, ознайомтеся з матеріалами тут.
Якщо ви бажаєте претендувати на цю посаду, будь ласка, до 8 березня 2026 року подайте пакет документів (резюме, мотиваційний лист) через наш онлайн-портал вакансій, скориставшись посиланням:
HR Assistant – National Position
Malteser International is the international humanitarian relief agency of the Sovereign Order of Malta. For over 60 years we provide relief and recovery for people during and following conflicts and disasters around the world. Christian values and humanitarian principles form the foundations of our work. In over 30 countries in Africa, the Americas, Asia, Europe, and the Middle East, we support people in need – regardless of their religion, origin or political convictions.
Since the start of the war in eastern Ukraine in 2014, Malteser International has been working with three local partner organizations in the sector of mental health and psycho-social support (MHPSS). Following the full-scale invasion on 24 February 2022, Malteser International has expanded its humanitarian support rapidly to address the growing needs across the country in partnership with more than 8 local partners to provide critical support and relief to people affected by the crisis. Today, Malteser International’s humanitarian response includes distribution of food, hygiene items, winter kits, Shelter and MPCA to hard-to-reach areas in Eastern and Southern Ukraine to alleviate challenges and risk of people lives. The international network of the Order of Malta stands with the people affected by the war in Ukraine and will continue to do so for as long as help is required.
For its work in Ukraine Malteser International is looking for a HR Assistant – National Position.
HR Assistant works under the supervision of the Human Resources Manager. The HR Assistant provides administrative and procedural support across a range of HR functions. Key areas of responsibility include supporting recruitment and hiring processes, coordinating onboarding activities, organizing employee records, coordinating time and attendance tracking and leave administration. The role also contributes to ensuring compliance with national employment legislation and adherence to Malteser International policies.
Your responsibilities:
- Recruitment & Hiring: Support preparation of job descriptions and job adverts, coordinate interviews, update recruitment trackers, and maintain accurate recruitment files in line with procedures.
- Onboarding: Prepare and share onboarding materials, ensure system access, and coordinate induction schedules and completion tracking.
- Probationary Period: Schedule and track probation reviews, circulate templates, follow up on completed forms, and file all probation documentation.
- Time and Attendance: Collect and verify timesheets, monitor attendance and remote work records, resolve discrepancies, support payroll submissions, and guide staff on timesheet procedures.
- Leave Management: Track and process all leave types, calculate entitlements and balances, monitor approvals, maintain records, and support payroll and employee queries.
Your profile:
- Bachelor’s degree in Human Resources or a related field.
Minimum of 3 years’ relevant HR experience, including at least 1 year in a similar role within an international NGO. - Proficient in Microsoft 365 applications, including Word, Excel, Outlook, Teams, and SharePoint.
- Basic understanding of HR administrative processes such as recruitment support, onboarding coordination, time and attendance tracking, leave management, and probation monitoring.
- Experience with tracking systems for timesheets, leave balances, and employee records.
- Ability to prepare, format, and maintain HR documents accurately using standard templates and guidelines.
- Knowledge of data protection principles and confidentiality requirements related to employee records and HR information.
- Strong attention to detail and commitment to accuracy in all tasks.Good communication and interpersonal skills, both written and verbal.
- Ability to maintain confidentiality and handle sensitive HR information with discretion.
- Good organizational skills with the ability to manage multiple tasks and meet deadlines.
- Fluency in Ukrainian and English, both written and spoken.
What we offer:
- Start Date: middle of March 2026
- Duty Station: Kyiv
- Duration of contract: 1 year
- Salary according to qualification and experience, starting from 1167,52 EUR gross
- Medical insurances, PSS
- 36 day per year AL + internal benefits
Working for Malteser International
Malteser is an equal opportunity employer and welcomes applications from all people, regardless of gender, confession or origin.
Malteser International is committed to safeguarding people within our programmes from exploitation, abuse and sexual harassment and has specific policies on this commitment (including a Code of Conduct) which outlines the expected behaviour and the responsibility of all staff, consultants and other organisational representatives. Malteser International conducts reference and background checks for all staff (including criminal records check for specific roles). Any candidate offered a job with Malteser International will be expected to sign MI’s Code of Conduct as an appendix to their contract of employment and agree to conduct themselves in accordance with the provisions of these document
Whether you work as a specialist on overseas service or in one of our regional offices – we offer you a challenging working environment in an experienced international team. More than 1,000 national and international staff are currently deployed in various crisis and disaster areas around the world as well as in our regional offices in Cologne and New York City. For more information please have a look here.
How to apply:
If you are interested in this position, please apply online at our job portal. Kindly submit your extensive application (CV, letter of motivation, copies of diplomas and three professional references) until 08.03.2026.
