Адміністративний/на та проектний/на асистент/ка

Місцезнаходження: Київ, Україна

З/П: Висока. Залежно від досвіду та здатності брати на себе відповідальність. 

Статус: Повна зайнятість – 40 робочих годин на тиждень, контракт на рік з випробувлаьним терміном та можливістю продовження. 

Підпорядковання: директору організації перші 4 місяці, згодом операційному менеджеру. 

Кінцевий термін подачі заявок: 5 лютого 2024 року. ПРИМІТКА. Ми приймаємо заявки на постійній основі; ця посада відкрита до заповнення.

Про нас: Razom We Stand (“Стоїмо Разом”) це міжнародна громадська організація, заснована у квітні 2022 року українськими активістами та кампейнерами з питань клімату та миру з метою  російського викопного палива, щоб покласти край війні в Україні та прискорити перехід Європи на відновлювану енергетику. 

Про вас: На посаду потрібна енергійна, віддана справі, орієнтована на деталі людина зі знанням проектного менеджменту та вмінням організовувати діяльність команди. Потенційний кандидат повинен бути командним гравцем з вмінням вирішення проблем, готовністю до навчання та здатністю адаптуватися до змін, відмінними навичками усного та письмового спілкування, а також вміти організовувати свою роботу за допомогою digital-інструментів. Якщо ви маєте попередній досвід роботи проектним спеціалістом або адміністративним асистентом, ми будемо раді поспілкуватися з вами.

Кандидат на дану посаду може виконувати різноманітні завдання, такі як: 

Організаційна підтримка

• Опрацьовувати запити від Директора та надавати адміністративно-логістичну підтримку;
• Організувати, збирати та оновлювати кадрові записи та документацію Організації;
• Планування та організація зустрічей команди та подій організації онлайн та офлайн; 
• робота з Asana для постановки та моніторингу перебігу та виконання проектів;  
• Створення порядку денного командних зустрічей та ведення протоколів;

Управління проектами

• Розробка конкретних, детальних планів для проектів, включаючи графік, бюджет, окреслення обов’язків кожного члена команди, визначення цілей проекту та встановлення часових рамок для проекту;
• Адміністративний супровід реалізації проектів вчасно, в рамках бюджету;
• Моніторинг виконання та підготовка звітності;
• Можливі відрядження всередині України та закордон для реалізації програмної діяльності. 

Комунікаційні функції

• Комунікація щодо дотримання проектних термінів і пріоритетів всередині команди 
• Регулярно переглядати електронну пошту організації, відповідати на загальні запити та адресувати кореспонденцію відповідним членам команди. 
• Адмініструвати доступ до облікових записів членів команди у Google workplace.

Адміністративні функції

• Збір необхідної інформації для програмної діяльності організації 
• Підготовка та облік листів,  запитів та іншої кореспонденції
• Створення презентацій
• Здійснення перекладів за потреби з використанням відповідного програмного забезпечення (надається)
• Підготовка та моніторинг офісних витрат, допомога у підготовці звітів. 

Загальні вимоги

• Конфіденційно обробляти та використовувати інформацію
• Сприяти створенню високоефективного, спільного та гнучкого середовища команди динамічної організації, допомагати розвивати організаційну культуру та цінності.
• Створювати та підтримувати системи зберігання документів
• Інші завдання на вимогу Директора Організацїі.

Вимоги: 

• Вища освіта та підтверджений досвід роботи менеджером проектів та адміністративним асистентом (мінімум 2 роки); 
• Досвід роботи в MS Office (зокрема, MS Excel та MS PowerPoint)IOS, Asana, Fisma; 
• Навички управління проектами; 
• Відмінні навички управління часом та вміння розставляти пріоритети в роботі; 
• Увага до деталей та навички вирішення проблем; неконфліктність
• Відмінні навички письмової та усної комунікації; 
• Сильні організаторські здібності та вміння працювати в режимі багатозадачності; 
• Комфорт та досвід роботи у віддаленому режимі. 
• Відмінне володіння англійською (не нижче рівня С1) та українською мовами. 

Бажані навички та досвід:

• Досвід у сфері клімату чи енергетики буде перевагою.
• Добре розуміння політичних та соціальних реалій в Україні та ЄС буде перевагою.
• Добре знання програмного забезпечення, включаючи Canva, Google Suite, Slack, Asana, WordPress, Zoom та інструменти для роботи з персоналом (Bamboo HR).

Здібності:

• Увага до деталей і точність.
• Гнучкість і зручність у роботі з декількома сферами та проектами, а також здатність до швидкого реагування в разі потреби.
• Здатність швидко засвоювати нову інформацію та проявляти ініціативу до самостійного навчання.

Razom We Stand  дотримання робочої етики та чесності у робочих відносинах. Робота на повну ставку – це робота на 40 роб годин на тиждень без інших робочих зобов’язань на інших роботах чи проектах; ефективна та своєчасна комунікація: присутність у командних чатах та Asana протягом робочого дня, своєчасна відповідь на отримані електронні листи та завдання; вміння планувати та виконувати роботу вчасно 

Переваги: 

Razom We Stand пропонує своїм членам команди наступні переваги: 

• Двадцять днів відпустки на рік + вихідний на день народження.
• Чотири дні лікарнянього або для особистого догляду за близькою людиною на рік.
• 30/12/2023 – 2/01/24 вихідні дні для всіх членів команди.
• Чотири дні на офіційні державні вихідні на рік. 

Процес подання заявки: 

Щоб подати заявку на цю позицію, будь ласка, надішліть один файл у форматі PDF, включаючи резюме/автобіографію та приклади ваших проектів, на електронну адресу [email protected] до 10 лютого  2024 року.