Адміністративний/а менеджер/ка

Інститут фронтиру шукає адміністративного менеджера, який забезпечить стабільну роботу внутрішніх процесів і підтримає операційну діяльність команди. Позиція передбачає тісну взаємодію з операційним директором, командою комунікацій, подієвим менеджером і координатором взаємодії з партнерами.

Кого ми шукаємо
Проактивну людину, орієнтовану на командний результат, здатну брати відповідальність за адміністративні процеси та організовувати їх повний цикл реалізації.

Основні обов’язки

- Взаємодія з підрядниками
Залучення та координація підрядників для забезпечення операційної діяльності організації, реалізації проєктів і підтримки подій у координації з відповідальними членами команди.

- Адміністративна комунікація та документообіг
Організація та супровід внутрішнього документообігу, обробка вхідної та вихідної кореспонденції, координація адміністративних комунікацій.

- Управління обладнанням та матеріалами
Планування та координація закупівель офісного обладнання, матеріалів і приладдя для підтримки робочого середовища.

- Адміністративний бюджет та облік витрат
Ведення адміністративного бюджету, моніторинг витрат, організація оплат адміністративних послуг і закупівель, підготовка фінансової інформації для внутрішньої звітності та звітності донорам у частині адміністративних витрат.

- Адміністративна підтримка заходів
Організаційний супровід підготовки заходів разом із подієвим менеджером: логістика, закупівлі, договори, координація підрядників, забезпечення ресурсів.

- Операційна взаємодія з партнерами
Адміністративна підтримка процесів взаємодії з партнерами у координації з відповідальним членом команди.

Логістика та організаційна підтримка
Підбір локацій, організація логістики, адміністративний супровід заходів, збір операційної інформації для подальшого аналізу та планування.

Вимоги
Бажаний досвід адміністративної, операційної або проєктної роботи.
Володіння англійською мовою на рівні Upper-Intermediate (B2) або вище.
Проактивність та здатність брати відповідальність за процеси.
Вміння структурувати та організовувати роботу, працювати в умовах змін і паралельних задач.
Орієнтація на результат із розумінням стратегічного контексту роботи організації.

Ми пропонуємо
Роботу в команді з міждисциплінарною експертизою, яка працює з темами суспільних трансформацій, безпеки, ідентичності та розвитку інституцій.
Можливість професійного розвитку та реалізації власних управлінських і організаційних рішень.
Роботу в Києві.

Як подати заявку
Надішліть резюме на адресу [email protected] з темою листа «АДМІНІСТРАТИВНИЙ/А МЕНЕДЖЕР/КА».

Тестове завдання (обов’язкове для розгляду кандидатури)

У супровідному листі, крім короткої інформації про себе, опишіть досвід організації складного процесу або заходу від початку до завершення, зокрема:

З якою ключовою проблемою ви стикнулися під час реалізації.
Як саме ви її вирішили.
Який результат отримали.

Місце роботи: Київ
Дедлайн подачі заявок: 25 лютого 2026 року.