Громадський Простір

Мета без плану — це просто мрія. (с) Антуан де Сент-Екзюпері, французький письменник

Ключем до успіху є не просто наявність плану, а його виконання для досягнення ваших цілей та задач. Більшість організацій погоджуються з тим, що планування є важливим процесом для ефективної роботи та управління. Незважаючи на те, чи це НУО, урядова організація, або закрите приватне підприємство, стратегічне планування необхідне усім установам.

 

 

Стратегічний план має форму документа, в якому чітко прописані цілі та задачі організації, основні етапи та дії, необхідні для досягнення цих цілей та інші важливі елементи.

Стратегічне планування важливе, але в той же час є непростим завдання, особливо для нових чи малих організацій. Говорячи про громадський сектор, багато організацій не мають добре розробленого стратегічного плану, а плани деяких з них написані дуже складно. Вони або занадто довгі, або занадто складні, і тому не реалізуються.

У реальності стратегічний план — це динамічний документ, який визначає, як функціонує організація.

Що таке стратегічне планування? В чому його важливість? Які є інструменти стратегічного планування та як їх застосовувати? Які етапи стратпланування та хто може його робити?

Про все читайте тут.

 

Що таке Стратегічне планування?

 

Стратегічне планування — це організаційно-управлінська діяльність, яка визначає пріоритети, фокусує енергію та ресурси, посилює функціональність, забезпечує те, щоб працівники та інші зацікавлені сторони працювали над досягненням спільних цілей, встановлює згоду щодо запланованих цілей/результатів, та оцінки і коригування напряму діяльності організації відповідно до зміни середовища.

 

 

Стратегічний план в основному фокусується на майбутньому та пропонує заходи, які організація повинна вжити для досягнення своїх цілей. Стратегічне планування також допомагає узгоджувати бажані результати з визначеними цілями. Воно спрямовує організацію на досягнення її цілей, і в той же час оцінює та коригує загальний напрямок діяльності з огляду на мінливі обставини. Більше того, воно фільтрує проблеми, які перешкоджають зросту та прогресу організації, та пропонує відповідні кроки для їх корегування.

Ефективне стратегічне планування є результатом дисциплінованих зусиль, які в кінцевому підсумку визначають організацію, формують та направляють її діяльність та функції, класифікують її послуги та причини виконання цих функцій та послуг. 

 

Навіщо стратегічне планування?

 

Стратегічний план важливий не тільки для зросту, але й для організаційного розвитку НУО. Перш за все, стратегічне планування важливе з наступних причин:

• В ньому чітко визначені місія і концепція організації, а також представлений загальний напрямок її подальшого розвитку.
• Кращі рішення приймаються тоді, коли організація має сформований стратегічний план. Щоб не сталося, члени команди можуть посилатися на концепцію та визначати подальший хід подій.
• За допомогою стратегічного плану НУО має краще розуміння своїх сильних сторін та можливостей, слабких сторін та проблем, а також ресурсів. SWOT-аналіз (сильних і слабких сторін, можливостей, загроз) дає змогу організації аналізувати свої сильні сторони та спиратися на можливості. 
• За допомогою стратегічного планування організація визначає, що потрібно зробити для досягнення поставлених цілей. 
• Тайм-менеджмент, управління коштами та людськими ресурсами стає легшим завдяки стратегічному плануванню.
• Громадські організації можуть ефективніше керувати своїми інвестиціями та ресурсами, визначати бюджет на певний відрізок часу та розподіляти кошти.
• Члени НУО можуть розділяти відповідальність та відповідати за конкретний сектор. Це також посилить організаційний менеджмент та забезпечить більш ефективне залучання людських ресурсів.
• Організації можуть мати як короткострокові, так і довгострокові цілі, та можуть безперешкодно працювати над їх досягненням.
• Стратегічне планування також допомагає оновлювати функціонування для пристосування до змін у середовищі. 
• Стратегічне планування призводить до зростання енергії, що виникає в результаті усунення конфліктів та розладів при вирішенні важливих питань.
• Стратегічний план допомагає людям зосередитися на важливих справах та питаннях організації і приділяти менше уваги незначним проектам та ініціативам. Він також інформує їх про конкретні сфери, які потребують уваги в певний період часу. Іноді, він підказує, що потрібно перенести фокус з одного проекту на інший для того, щоб отримати ширше бачення. Таким чином збільшується продуктивність та ефективність.
• Організація може мати великі конкурентні переваги, дотримуючись своїх стратегій. Це створює хороший імідж та репутацію. 
• Врешті-решт, спрямування своєї діяльності дає змогу організації посилити свої успіхи та розглядати подальші довгострокові перспективи.

 

Інструменти стратегічного планування 

 

В ідеалі хороша стратегія повинна супроводжуватися ефективними інструментами планування.

Існує кілька інструментів, якими можливо користуватися при формуванні стратегічного планування. Найпопулярнішими інструментами є: візуалізація, метрики або графіки, SWOT-аналіз, PESTLE-аналіз, діаграми подібності, портфельний аналіз та діаграма взаємодій.

 

 

 

Кожен з них важливий та має власний спосіб використання у процесі планування. Ідеальне поєднання всіх цих інструментів тонко інтегрується в модель стратегічного планування організації.

 

Візуалізація

 

Найпершим інструментом є візуалізація майбутнього. Він починається з мозкового штурму, та поступово веде до довгострокової візуалізації, яка потрібна організації.

Візуалізація відповідає на основні питання, такі як: чого організація прагне досягти в майбутньому, як це повинно виглядати, який образ повинен будуватися у свідомості потенційних клієнтів та хто повинен бути цим потенційним клієнтом. В цілому, візуалізація дає футуристичне зображення діючого образу та положення організації.

Важливість візуалізації. Образ організації є найважливішим елементом фундаменту, який спрямовує всі її подальші плани та перспективи.

 

 

Візуалізація допомагає у визначенні стратегічних проектів, які були обрані керівниками організації. Організаційні лідери вивчають візуалізацію та, відповідно, розробляють своє гасло. Чіткий образ також надихає організаційних лідерів продовжувати роботу із зацікавленістю, замість того, щоб почуватися збентеженими.

Як відбувається Візуалізація? Хоча звучить це просто, але процес потребує певних навичок та атрибутів для створення мотиваційного гасла для організації та її співробітників. Візуальне гасло концепції має бути виразним, щоб воно привертало увагу людей і, водночас, було пов’язаним з НУО.

Для цього можна вибрати конкретну часову рамку та попросити лідерів передбачити майбутнє організації, відповівши на кілька питань:

• Яким ви бачите майбутнє організації через 5 років?
• Хто є вашими цільовими бенефіціарами?
• Як ви хочете, щоб інші вас бачили?
• Чому ви хочете робити певні речі?
• Як ви досягнете цілі?

   

 

Коли лідери сформулюють відповіді на ці питання, кожен коротко представить своє бачення гасла. Цей процес продовжується по колу, доки не будуть занотовані відповіді всіх учасників. Після цього, рада обговорює відповіді та визначає гасло. При його формуванні потрібно мати на увазі наступні нюанси:

• Використовуйте просту мову, яку зрозуміє будь-хто
• Має бути привабливим та надихати людей до взаємодії
• Має використовуватись у широкому контексті
• Має бути у теперішньому часі

Приклади:

Оксфам (Oxfam) — Наше бачення — це світ без бідності.

«Save the children International» — Світ, у якому кожна дитина має право на життя, захист, розвиток та участь.

 

Метрики/графіки

 

Ідеальний стратегічний план є неповним без чисел, розрахунків та графічних зображень. Їх часто ігнорують, тому що люди можуть не мати хисту до математики. Однак, для того, щоб довести загальну концепцію, важливо мати обґрунтування, підтверджене цифрами та метриками, які, в свою чергу, визначать, чи буде проект мати запланований бажаний вплив.

Важливість метрик та графіків. Стратегічне планування передбачає щоденне виконання обов’язків. Оскільки ресурси організації є обмеженими, команда керівників повинна відстежувати загальну ефективність різних проектів і оцінювати, чи виконують вони поставлені задачі. Спостерігаючи за метриками, лідери організації можуть отримати інформацію про те, коли треба перекласти фокус з одного поля діяльності на інше або, в найгірших обставинах, зупинити проект в цілому.

Наприклад, якщо ваша організація планує працювати у сфері освіти, керівники вашої команди спершу вивчають графіки, щоб з’ясувати, чи донори та фінансування в даному секторі показують стійке зростання. Якщо графік не демонструє стабільної ситуації, лідери змінюють свої техніки та підхід до конкретної стратегії та розглядають інший сектор, який має більш привабливий вигляд.

 

 

Як створюються метрики та графіки? Перш ніж створити метрику, організації вибирають найкращий показник, який є найбільш критичним для їх стратегії.

Існує три різні типи показників для оцінки прогресу організації:

Показники результату: Показники результатів допомагають оцінити результати зусиль.

Стратегічні показники: Стратегічні показники дають можливість лідерам зрозуміти, чи у правильному напрямку вони рухаються.

Показники основної діяльності: Показники основної діяльності зображають ефективність систем у підтримці бажаного зростання.

За мінливих обставин та ситуацій задля кращого відстеження та оцінки результатів необхідно використовувати один або декілька з цих показників.

Після вибору найбільш відповідного показника час створити метрику.

Лідери задають певні питання:

Назва метрики та що вона говорить про організацію. Які дати необхідно отримати з метрики і місце, де ці дані можливо отримати. Тип графіку, який найкраще відображатиме дані та способи інтерпретації показника. Для отримання відповіді на останнє питання вони посилаються на перше.

Як тільки вони отримали задовільні відповіді на всі ці питання, це стає ідеальною метрикою, яку необхідно обрати на вказаний проміжок часу.

 

PESTEL-аналіз

 

PESTEL-аналіз є важливим інструментом планування, який використовується для розуміння зовнішніх факторів, які мають вплив на роботу організації на макрорівні. Це корисний стратегічний інструмент для розуміння зростання та падіння ринку, позицій бізнесу, потенціалу та напряму діяльності.

Важливість PESTEL. Результат цього аналізу використовується для виявлення загроз і слабких сторін під час проведення SWOT – аналізу.

 

 

Як проводити PESTEL-аналіз? Першим етапом при проведенні PESTEL–аналізу є необхідність зрозуміти всі зовнішні фактори, які можуть вплинути на роботу вашої організації. 

В аналізі оцінюються наступні фактори:

• Політичні. До них відносяться фактори, які пов’язані з державною політикою у вашій країні, схемами, оподаткуванням, торговельним законодавством, тощо. 
• Економічні. Ці фактори пов’язані з ситуацією у зовнішній економіці, ринками, доступністю фінансування, процентними ставками, курсами валют, інфляцією, доходами людей, тощо.
• Соціальні. Ці фактори пов’язані з переконаннями, звичаями, поглядами, традиціями конкретного місця і в значній мірі впливають на діяльність організації.
• Технологічні. 
• Екологічні. Такі кліматичні умови як дощі, катастрофи і тому подібне може мати вплив на роботу вашої організації.
• Юридичні. Включають норми, сертифікати, юридичні процедури, пов’язані зі здоров’ям та безпекою, правами і законами, безпекою продукції, тощо.

Як тільки ви виявили різноманітні фактори, треба зібрати дані та провести дослідження, щоб зрозуміти вплив факторів на вашу організацію.

 

SWOT-аналіз

 

SWOT-аналіз — це ще один ефективний інструмент планування, в якому учасники пропонують, перераховують та оцінюють сильні та слабкі сторони, можливості та загрози своєї організації. Проведення SWOT-аналізу є дуже ефективним інструментом оцінки, аналізу поточного стану організації та успішного керування. Назва SWOT сформована з перших літер предметів аналізу: сильні та слабкі сторони, можливості та загрози.

Важливість SWOT аналізу. SWOT-аналіз допомагає керівникам розробити загальну картину поточної позиції їх організації для того, щоб мати змогу розробити план дій на майбутнє, базуючись на поточній ситуації та відповідно до спільної мети.

 

 

Як проводиться SWOT-аналіз? SWOT-аналіз передбачає глибоке зосередження як на внутрішній, так і на зовнішній сферах організації. 

У внутрішньому середовищі команда лідерів проводить “мозковий штурм” для виявлення сильних сторін організації та шукає шляхи перетворення їх у конкурентну перевагу на ринку. Також вони викривають недоліки та намагаються їх виправити. При правильному поєднанні планування та навичок вони також можуть перетворити недолік на перевагу.

У зовнішньому середовищі лідери концентруються на всіх можливих шляхах стабілізації та процвітання організації у конкурентному оточенні. Вони висувають пропозиції та надають перелік найбільш перспективних можливостей та фатальних загроз. Потім ключові можливості та загрози відображаються та прогнозуються у загальному стратегічному плані.

SWOT-аналіз в основному є аналізом наступних факторів:

• Сильні сторони: позитивні фактори організації, які допоможуть їй досягти поставлених цілей та задач.
• Слабкі сторони: стосуються внутрішніх факторів, які перешкоджають організації досягти бажаних результатів.
• Можливості: це зовнішні фактори, які не піддаються контролю, але, скоріш за все, підтримують організацію у наближенні до мети. 
• Загрози: Загрози – це негативні зовнішні фактори, які можуть поставити під загрозу вашу поточну діяльність. Дуже важливо оцінювати ризики під час розробки плану, щоб мати можливість з самого початку розробляти стратегії зменшення ризиків.

 

Діаграма подібності

 

Діаграма подібності корисна для звуження великої кількості показників у більш організовані та подібні категорії для легкого керування. Термін “подібність” означає властивості схожості або взаємозв’язку. Це ефективний інструмент планування, що використовується для групування, класифікації та об’єднання великих перспективних проектів та ініціатив у зручну кількість.

Важливість діаграми подібності. Результатом проведення SWOT-аналізу є велика кількість внутрішніх і стратегічних проектів, які необхідно реалізувати. Діаграма подібності допомагає правильно групувати та об’єднувати ці проекти, проектуючи загальні риси та характеристики. Це допомагає розробляти проекти у спеціалізованих категоріях та зосереджуватися тільки на цих нішах. В результаті, там, де SWOT-аналіз призводить до кількості в 50 проектів, завдяки цьому інструменту лідери можуть визначити пріоритети для 10-15 із них.

 

 

Як формується діаграма подібності? Вся команда керівників збирається разом та починає записувати всі перспективні ініціативи або проекти на стікерах розміром 3X3, а потім розміщує ці записки на дошці фліп-чарту. Після цього вся команда збирається навколо фліп-чарту та класифікує ці нотатки по більшим категоріям/темам відповідно до логіки. Завдяки ретельному дослідженню цей процес приносить більше чіткості та простоти проекту. Коли команда знайшла можливий зв’язок між всіма наліпками та вони більш не переміщуються, процедура закінчується.

 

Діаграма взаємодій

 

З усіх важливих проектів лідери організації мають обрати лише кілька по-справжньому вагомих. 

Важливість діаграми взаємодій. Інструмент був створений виключно для порівняння всіх проблем та можливостей серед проектів і тим самим визначити ключові проекти, які можуть допомогти створити максимальний вплив на інші.

 

 

Як зробити діаграму взаємодії? Після того, як команда лідерів класифікувала потенційні проекти або стратегічні ініціативи за допомогою діаграми подібності, вони приступають до створення діаграми взаємодії. Для цього команда збирає всі наліпки, що залишилися після процесу пошуку подібностей, та поміщає їх у квадратне поле навколо фліп-чарту. Починаючи с одного кутка, вони порівнюють кожен проект з іншими, ставлячи питання щодо наявності міцних зв’язків між будь-якими двома ініціативами, які мають причинно-наслідкові зв’язки. Якщо зв’язків взагалі або міцних зв’язків виявити не вдалося, команда рухається далі.

Для того, щоб визначити причинно-наслідкові зв’язки, команда малює стрілочку між двома проектами (одним, який впливає, та іншим, на який він впливає). Стрілка вказує на той проект, на який здійснюється вплив. Коли лідери завершують порівнювати всі проекти, вони рахують кількість стрілочок, що виходять з кожного проекту. Проекти з максимальною кількістю стрілочок, скоріш за все, дають продуктивні результати, якщо їх обрати для плану проекту. Тому команда розглядає ці ініціативи при розробці стратегічного планування.

 

Аналіз портфеля

 

Аналіз портфеля передбачає процес аналізу поточних, минулих та теперішніх проектів/програм НУО та оцінки результатів функціонування кожного з них. Аналіз портфеля є систематичним способом аналізу масиву послуг, які надаються організацією.

Важливість проведення аналізу портфеля. Він заохочує вище керівництво до оцінки всіх програм та проектів в індивідуальному порядку і відповідного розподілу ресурсів між ними.

 

 

Як проводити аналіз портфеля? Першим етапом в проведенні аналізу портфеля є визначення різних секторів, проектів та послуг, якими займається організація.

Як тільки всі програми були визначені, необхідно класифікувати їх за наступними чотирма категоріями:

• Зіркові проекти або Сильні проекти. Це має відношення до тих проектів та заходів, які були успішними у минулому та мають таку ж саму ефективність у сьогоденні.
• Знаки питання або Нові проекти. Це нові проекти та концепції, які ще не тестувалися. Проект розроблено, але не має певності у його успішності.
• Основні проекти. Це ті проекти, які мають історію отримання фінансування і забезпечують фінансову безпеку та/або довіру до організації.
• Провальні проекти. Є вичерпними з точки зору як коштів, так і часу, не додають організації ніякої цінності.

Базуючись на проведених аналізах та класифікації проектів і послуг, можна зробити висновки щодо проектів, які потребують уваги, а які потрібно виділити в окремий перелік.

 

Принципи планування

Експерти в галузі управління та керування НУО пропонують декілька базових принципів для стратегічного планування, які не допоможуть вам у самому процесі планування, але забезпечать, щоб планування призвело до успіху у майбутньому:

• Лідери повинні керувати. Стратегічне планування є визначальним для керівників. Це відповідальність і обов’язок вищого керівництва бути повноцінним учасником й підзвітним у процесі. Оскільки остаточне рішення приймається ними, необхідно, щоб вони повністю були залучені до процесу планування.

   

• Персонал повинен володіти планом. Стратегічний план буде успішним, якщо він буде прийнятий персоналом, тому максимально залучайте персонал до процесу. Ваші співробітники повинні поважати план та всіма силами допомагати у його реалізації. Поки ваш персонал не знайомий зі стратегічним планом і не дотримується його, ваша організація не досягне бажаної мети. Пам’ятайте, що керівник та старші члени команди несуть відповідальність не тільки за організацію, але й за персонал, і тому персонал потрібно залучати до процесу планування.

   

• Аналіз зацікавлених сторін. Важливо розуміти очікування зацікавлених сторін від вас, тому потрібно залучати їх до процесу. Під час бесіди з такими зацікавленими сторонами можна зрозуміти, яку саме організацію потрібно створити. Відповідно, за допомогою таких бесід можна визначити майбутній напрямок роботи організації.

   

• План має бути простим. Процес планування має бути простим, не треба його надмірно ускладнювати за допомогою технічних засобів, жаргонів, тощо. Функцією плану є направляти вас. 

 

Етапи стратегічного планування

 

Процес планування виконується ведучими членами команди, які збираються разом та аналізують різні ситуації, що впливають на стан організації. У цьому процесі вони розглядають поточний сценарій організації, її внутрішнє та зовнішнє середовище; готують відповідні стратегії та цілі, узгоджені з оцінкою ситуації, а також розробляють процедури для виконання та зважування стратегічного плану.

В ідеалі, стратегічне планування розробляється на термін від трьох до п’яти років; однак також він може охоплювати і більш короткий проміжок часу, коли організація або її середовище розвиваються динамічно.

 

 

Як правило, стратегічне планування має п’ять етапів: аналіз поточного стану, визначення майбутнього стану, визначення цілей і задач, реалізація та оцінка.

• Аналіз поточного стану організації. Перший етап полягає у визначенні поточного стану, маючи цілковите розуміння внутрішніх та зовнішніх аудитів, внутрішнього та зовнішнього середовища організації. Лідери аналізують загальний ринок, конкурентне середовище в галузі та основні компетенції організації. Коротше кажучи, вони проводять SWOT аналіз для вивчення факторів, що впливають на організацію.

   

• Визначення майбутнього стану організації. Після аналізу загального образу та стану організації, визначаються можливі досягнення або майбутнього стану організації. Вони розробляють концепцію (майбутню концепцію) та гасло компанії (яке може стосуватися продуктів, клієнтів, ринків, тощо), фокусуючись на головних пріоритетах організації. На цьому етапі вони також висвітлюють майбутні цілі організації та визначають основні цінності.

   

• Визначення цілей та задач організації. Потім стратегічні лідери переходять до визначення спільних цілей і задач своєї діяльності, які зазвичай визначаються формулюванням місії і концепції. Це допомагає організації зрозуміти, що вона повинна виконати для досягнення своїх пріоритетів.

   

• Реалізація. Наступний етап передбачає виконання загального планування та визначення підзвітності. На цьому етапі лідери спілкуються про виділення часу, грошей і людських ресурсів для досягнення бажаних цілей, вирішуючи тим самим попередні питання.

   

• Оцінка. На заключному етапі команда керівництва лише переглядає виконання плану і гарантує, що він приносить бажані результати. Оцінювання планується наперед та реалізується на регулярній основі. В ідеалі цей проміжок становить три місяці. Це послідовний процес, тож стратегічні лідери розглядають і оцінюють, чи рухається проект у правильному напрямку, і чи надійне їх планування.

 

Кого долучати до стратпланування?

 

До стратегічного планування залучаються члени команди та члени правління організації. Члени правління несуть основну відповідальність за весь процес планування, і від них повністю залежить, чи багато додаткових зацікавлених сторін слід долучити до процесу. 

 

 

Щоб зробити план практичним та реалістичним, важливо, щоб у процесі приймали участь всі зацікавлені сторони, включаючи як внутрішніх, так і зовнішніх зацікавлених сторін. Дуже часто у процесі планування беруть участь різні зацікавлені представники, такі як донори, цільові бенефіціари, співробітники, стратеги (консультанти) тощо.

Гарною ідеєю буде залучити партнерів організації прямо чи опосередковано до етапу планування. Ви можете надіслати електронною поштою лист певним партнерам та попросити їх надати вам відповідь у зазначений час. 

Ще однією важливою групою людей, які повинні брати участь у плануванні, є ваш персонал. Велика вірогідність того, що керуючі члени команди та правління не досить добре обізнані щодо поточної реальної картини, тому важливо залучити співробітників, які можуть надати інформацію про проблеми на місцях і т. і.

 

Компоненти стратегічного планування

 

Хоча не існує стандартного формату стратегічного плану, типовий стратегічний план складається з наступних розділів:

• Вступ. Це розділ документа, який узагальнює весь звіт про стратегічний план. Основною функцією цього розділу є те, що він служить відмінним інструментом для передачі інформації звіту у найкоротший та простий спосіб.

   

• Інформація про діяльність організації. Інформація про вашу організацію, вид її діяльності, процеси, які вона виконує, та область, в якій вона функціонує. Також ви можете згадати історичну еволюцію організації.

   

• Структура управління. В цьому розділі опишіть, як працює ваша організація. Опишіть механізм управління (кількість членів правління) та управлінській персонал організації. 

   

• Концепція, місія та цінності організації. 

   

• Стратегічний аналіз. В цьому розділі чітко опишіть, який інструмент планування ви використовуєте. Опишіть кінцеві результати аналізу. Цей аналіз також включатиме поточну оцінку ресурсів.

   

• Цілі та стратегії. Виходячи з результатів зовнішніх та внутрішніх факторів, ваша команда сформує певні цілі на майбутнє. Для кожної цілі, яку організація планує досягти у наступні 5 років, слід чітко деталізувати стратегію реалізації. Цей розділ також повинен деталізувати процеси, які ви будете використовувати для виконання плану.

   

• Оцінка. 

 

 

Стратегічне планування є найважливішим компонентом ефективного управління та керування організацією. Простими словами, стратегічне планування є систематичним процесом прийняття ключових рішень для організації, яка успішно процвітає та розвивається. Хоча він потребує багато часу, однак, якщо розроблений добре, дає кращі результати, ніж очікувалось. Це відбувається в організаціях з багаторічним досвідом функціонування, які чітко розуміють функції та мету свого існування. 

 

Переклад з англійської мови: Русана Бабкіна

Джерело