Протоколюємо правильно або Як підготувати Meeting Minutes

Громадський Простір

Підготувати протокол засідання чи зустрічі – наче нічого складного, проте ми зібрали найважливіші моменти, аби допомогти зорієнтуватися членам та/або волонтер(к)ам, учасникам громадських організацій, які можуть бути новачками у підготовці та написанні таких Meeting Minutes за підсумками зустрічей.

 Оскільки вимоги до формату, стилю та змісту в протоколах варіюються залежно від організації та типу зустрічі,  наводимо лише загальні рекомендації, які допоможуть розпочати роботу.

А ти теж новачок в написанні Meeting Minutes?

Якщо вам доручили нотувати зустріч/засідання або вас було призначено секретарем, підготовка протоколів не має Вас сильно обтяжити. Ось деякі поради та ідеї, які допоможуть в написанні та підготовці ефективних Meeting  Minutes.

По-перше, Вас не повинен лякати термін “протокол” відразу ж! Просто Ви маєте пам’ятати: головне передати суть засідання, включаючи такі деталі, як:

• прийняті рішення (висунуті пропозиції, голосування і т.д.);
• наступні заплановані кроки;
• уповноважені виконавці;
• визначення та відстеження пунктів плану.

Протоколи — це виклад суті засідання для його учасників та джерело інформації для тих, хто не зміг бути присутнім. У деяких випадках, протоколи засідань можуть виступати як опорні документи, наприклад, коли результати засідань вплинули на хід інших заходів чи проектів в рамках діяльності Вашої організації;

Протоколи можуть використовуватись з метою інформування (або нагадування) осіб про покладені на них завдання і/або терміни.

5 основних кроків:

1. Попереднє планування
2. Протоколювання — під час засідання
3. Написання протоколу або транскрибування
4. Поширення/розповсюдження протоколів засідань
5. Підшивка та зберігання протоколів для подальшого використання

1. Попереднє планування

Добре сплановане засідання допоможе забезпечити ефективність протоколів засідань. Якщо Голова та Секретар або той, хто веде протокол, працюють разом, щоб забезпечити порядок денний, продумати добре засідання, процес протоколювання буде простішим. Наприклад, залежно від структури засідання та інструментів, які ви використовуєте, протоколіст має працювати з Головою, щоб розробити формат документу, який буде відповідати порядку денному та шаблону протоколу також. Наприклад, можна скористатися і таким шаблоном

Завантажити Шаблон Meeting minutes 

Завжди можна щось знайти в шаблонах і темах для Office

Порядок денний засідання = план:

Важливо мати копію порядку денного та використовувати його для заміток — з порядком та нумерацією пунктів засідання. Крім того, порядок денний та/або Meeting Minutes також містять інформацію, яка необхідна для включення в протокол:

• імена всіх присутніх на засіданні, включаючи гостей та спікерів;
• документи, які розіслані разом з порядком денним, або роздані під час засідання — копії  роздаткових матеріалів мають зберігатися разом з протоколом засідання для подальшого використання та для спільного використання

Уточнення очікуваного:

Коли ви берете на себе роль протоколіста або Секретаря, неодмінно запитайте Голову, які його очікування вашої участі під час засідання, а також всі деталі, що мають бути включенні в протокол. Наприклад, якщо ваша Рада або Комітет матиме справу з “пропозиціями”, або голосуваннями по певних питаннях/проблемах, упевніться чи потрібно вказувати імена тих, хто робить пропозицію, підтримує її і тому подібне.

Протоколювання — що має бути включено?

Перед тим, як починати робити нотатки, важливо розібратися з типом інформації, яку необхідно буде записати. Як зазначалося раніше, ваша організація може мати вимоги щодо змісту та формату, яких потрібно дотримуватися, але в загальному, протоколи засідань зазвичай включають наступне:

• Дата і час засідання;
• Імена учасників засідання, включно з тими, що не змогли бути присутніми;
• Ухвалення або виправлення/поправки до попереднього протоколу засідань;
• Рішення, прийняті відповідно до кожного пункту порядку денного, наприклад:

- Прийняті рішення, або узгоджені для прийняття;

- Наступні кроки;

- Результати голосування — наприклад (за необхідності, деталі про те, хто робив пропозицію; хто підтримав та схвалив або шляхом підняття рук і т.д.);

- Взяті на розгляд або відхилені клопотання;

- Пункти, необхідні для дотримання;

- Нова кампанія;

- Дата і час наступного засідання.

Поради, які можуть допомогти в процесі оформлення протоколу:

Побудуйте план (шаблон) — як вже обговорювалось раніше, він може бути складений на основі порядку денного, що таким чином полегшить роботу, накидаючи короткі замітки, відповідні рішення і т. д., по кожному з пунктів

Якщо ви занотовуєте від руки, розрахуйте залишити пустий простір під кожним пунктом плану для ваших рукописних заміток, а потім роздрукуйте та використовуйте це під час засідань.

Хто є хто. Якщо Ви протоколюєте зустріч, не знаючи в обличчя учасників, ви можете попросити їх відмітитись в переліку учасників – де вони зможуть підтвердити свою явку.

Записуйте рішення або нотуйте деталі відповідно до пунктів плану по мірі їх появи, щоб бути впевненим, що все записано чітко.

У разі потреби попросіть дати роз’яснення — наприклад, якщо спільнота уникає прийняття рішень або очевидних висновків, попросіть надати роз’яснення та/або подальші кроки.

Не намагайтеся охопити все — ви не зможете слідувати плану, якщо будете намагатися записати все дослівно, тому просто (і ясно) записуйте (або друкуйте) лише рішення, завдання, практичні кроки і т. д.

Якщо ви переймаєтесь тим, щоб мати змогу в повному обсязі запам’ятати засідання, подумайте про запис на пристрій (наприклад, смартфон,  диктофон тощо), але не забудьте повідомити учасників, що їхня розмова записується. Такі записи для оформлення дослівної стенограми засідання можуть стати в пригоді у випадку, коли потрібно щось уточнити, довести чиюсь “пряму мову” під час зустрічі.

Процес написання протоколу

Як тільки засідання завершилось, потрібно звести всі замітки в один документ і оформити протокол. Ось кілька порад, які можуть стати в пригоді:

• Намагайтеся писати протокол відразу ж по завершенню засідання, так би мовити “по свіжому”
•  Перегляньте свій план і, за необхідності, включіть додаткові зауваження або дайте уточнення піднятим питанням. Також перевірте, чи всі рішення, дії та пропозиції сформульовано чітко.
• Перевірте все детально. Може бути корисним включати короткий виклад кожної дії/тези та коротке пояснення обґрунтування рішення; якщо прийняттю рішення передувало широке обговорення, підсумуйте основні аргументи/тези;
• Відредагуйте таким чином, щоб забезпечити стислість та ясність для легкого сприйняття.

А ще:

- Будьте об’єктивними;

- Пишіть в одному стилі весь текст;

- Уникайте емоційності або особистих спостережень. Чим менше прикметників – тим краще;

- Якщо необхідно посилатися на інші документи, прикріпіть їх в додатку, або вкажіть, де їх можна знайти. Не переписуйте їх і не намагайтеся підсумувати.

Розповсюдження протоколів засідань

Як офіційного “протоколіста” або Секретаря, ваша роль може включати в себе також розповсюдження протоколу. Однак, перш ніж ви ним поділитесь, впевніться, що Голова переглянув, перевірив і/або затвердив протокол для тиражування.

Обмін в інтернет 

Метод поширення чи розповсюдження буде залежати від інструментів, які ви та ваша організація використовуєте. Якщо ви використовуєте інструмент для обробки тексту (напр. Microsoft Word), який не пропонує онлайн-обміну, можливо ви забажаєте створити PDF-документ і відправити його та інші вкладення або документацію засідання електронною поштою. Як альтернатива, якщо ви всі користуєтесь Google сервіси — для запрошення на засідання, створення порядку денного та для обміну додатковою документацією — ви просто можете поширити документ, як тільки засідання завершено, – онлайн та зберегти кілька дерев!

Інструменти, спеціально призначені для Meeting Minutes 

•  Google Docs — надає можливість спільного нотування. Якщо ви робите розсилку на засідання в Google Calendar, ви можете прикріпити Google doc з планом порядку денного. Як тільки протоколи відредаговано (відповідно до плану), ви зможете просто поширити документ (використовуючи адреси електронної пошти)

• OneNote — швидко дозволяє організовувати нотатки, робити спільні нотатки

• Evernote — відомий інструмент для конспектування

•  Agreedo  —  підтримує створення протоколів та відстеження результатів

5. Підшивка та зберігання протоколів 

Після того, як зроблено всі необхідні кроки, протокол потрібно роздрукувати, паперові копії з підписами (печаткою) підшити для подальшого використання. Можна зберігати їх онлайн (напр. Google docs), або перезаписати на жорсткий диск.

На завершення… насолоджуйтесь своєю новою роллю

Сподіваємося, що ці поради допоможуть новачкам розпочати роботу зі створення дійсно ефективних Meeting Minutes/протоколів для вашої організації.

До Вашої уваги також

Recording Meeting Minutes

Meeting Agenda Template

Meeting Minutes Template

Підготувала Мирослава Сергійчук