Парето, матриці та вдалі ранки: кілька дієвих порад для продуктивності

Більшість порад для продуктивності дуже прості. “Навчіться добре розпоряджатися своїм часом та створювати ідеальні списки справ! Піклуйтеся про себе, будьте проактивними, знайте, коли звертатись за ...

174247504_1056593724864722_8750702158419257363_n

Громадський Простір

Більшість порад для продуктивності дуже прості. “Навчіться добре розпоряджатися своїм часом та створювати ідеальні списки справ! Піклуйтеся про себе, будьте проактивними, знайте, коли звертатись за допомогою…” Звучить все просто, але коли хочемо втілити все це у життя, то відчуваємо труднощі. Насправді ж, шлях до продуктивності не такий прямий. Дещо можна покращити моментально, а дещо вимагає більше часу та ретельної роботи, над собою в тому числі.

Кажуть, що найефективніші люди не обов’язково геніальні — вони просто знайшли стратегії, щоб перемогти прокрастинацію. 

ТОП 9 дієвих порад, які можна застосовувати вже зараз:

 

1. Просто запишіть — не виснажуйте свій мозок

 

Кожне наше завдання, кожне наше зобов’язання має бути записане. Адже намагання все тримати в голові — надзвичайно виснажлива справа, що висмоктує енергію. Це потрібно зупинити.

У своїй основній книзі “Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу” (з англ. “Getting Things Done”) Девід Аллен, американський консультант з питань особистої продуктивності, відзначає, що незавершені зобов’язання забирають психічну енергію, кожне з яких робить вас хоча б трішки, але більш втомленими, більш розсіяними й, отже, менш продуктивними.

Тому першим кроком до управління вашим життям і часом є виведення всіх великих і малих зобов’язань із вашої голови в надійну систему.

 

2. Позбудьтеся “пожирачів” часу завдяки Матриці Ейзенхауера 

 

Одного разу легенда в галузі менеджменту Пітер Друкер (американський вчений австрійського походження) сказав: “немає нічого більш марнотного, ніж робити ефективно те, що взагалі не слід робити”. У таку пастку дуже легко потрапити.

Матриця Ейзенхауера, яку 34-й Президент США Дуайт Ейзенхауер (один з головних американських воєначальників в часи Другої світової війни) використовував для прийняття рішень, була популяризована в книзі Стівена Кові “7 звичок високоефективних людей”. Ця матриця допомагає швидко визначити, над чим слід працювати, а що ігнорувати.

Financial Focus (2)

 Щоб створити матрицю Ейзенхауера, зробіть умовний квадрат. На одній осі напишіть “важливо” і “не важливо”. А на іншій — “терміново” і “не терміново”.

Упорядкування списку справ на основі важливості та невідкладності кожного завдання може допомогти вам визначити пожирачів часу, які того не варті.

Проводите більшу частину дня, роблячи справи, які є нагальними, але не важливими? Шукайте способи делегування чи автоматизації. Витрачаєте час на речі, які не є важливими чи терміновими? Ігноруйте це.Виділяєте час для роботи над важливими, але не терміновими справами? Якщо ви схожі на більшість людей, то ви можете проводити більше часу в цьому квадранті. Матриця Ейзенхауера полегшує розуміння того, що має значення, а що ні.

 

3. Користуйтеся Принципом Парето 

 

Продуктивність також полягає в розумному виборі завдань. На початку кожного дня та щотижня ідентифікуйте завдання, які найбільше впливають на ваші цілі. 

Відкрите італійським економістом Вільфредом Парето, правило 80/20 (відоме як Принцип Парето) стверджує, що для багатьох явищ 80% результатів (наслідків) спричинені 20% зусиль (причин). Тобто, різні види діяльності породжують різну величину вартості, використовуючи однакову кількість часу та ресурсів.

Щоб максимізувати ефективність, високопродуктивні люди визначають найважливіші 20% своєї роботи. Потім вони розглядають способи скоротити інші 80% у своєму графіку, щоб знайти більше часу для тих справ, які будуть мати найбільший вплив.

Financial Focus (6)

Тому визначте 20% своїх завдань, які приносять найбільшу цінність у вашому житті, і направте на них свою найпотужнішу енергію. Для цього потрібно буде встановити межі та усунути завдання, які не додають жодної цінності — і тут треба навчитися казати “ні”.

 

4. Створіть свій ідеальний список робіт

 

Існує величезна помилка, яку люди роблять зі своїми списками справ, і це знищує продуктивність. Вони призначають завдання на основі часу, а не таланту (навичок). Так вважає американка Ванесса Ван Едвардс, яка займається дослідженням людської поведінки, є авторкою книги про науку спілкування (Captivate: The Science of Succeeding with People) та веде блог Science of People. 

Експертка рекомендує скласти список своїх видів активностей в алфавітному порядку: А,Б,В,Г та Д. 

  • Активність А — це те, що ви любите найбільше, у чому ви найкращі та найпродуктивніші.
  • Активність Б — це непогана робота, але ви не найкращі у ній. Ви тут не суперпродуктивні, і ця робота трішки складніша для вас.
  • Активність В — це просто звичайна робота, рутина, у якій ви досягаєте середніх результатів. Ви її не сильно любите, але можете виконувати.
  • Активність Г — тут, як і в школі, ви не набираєте достатньо балів. Це робота, якої ви боїтеся, яку постійно відкладаєте та робите помилки. Ця діяльність забирає у вас більше часу, ніж потрібно. Відповідно, це підштовхує вас до прокрастинації.  
  • Активність Д — у ній ви найгірші. Ви не просто її боїтеся, ви її не можете виконати, це робота яку треба уникати.  

Замість того, щоб запитувати себе, чи є у вас час на це завдання, краще запитайте себе, чи це ваша активність А.

Financial Focus (4)

Крок 1. Занотуйте все, що ви робите, посортувавши активності за часом: від тих, що забирають найбільше часу до тих, що найменше. 

Крок 2. Створіть свій список активностей А,Б,В,Г,Д. Прогляньте всі свої види діяльності та посортуйте відповідно до цього списку.  

Крок 3. Створіть такий список (Активність А,Б,В,Г,Д) для своєї команди. Це покаже сильні сторони.

Крок 4. Оптимізуйте активності — поговоріть з командою про це. 

Обдумайте:

  • Чи можете надати людям у команді більше їхніх Активностей А?
  • Чи можете сегментувати активності Б? Наприклад, виконуйте цю роботу після обіду, щоб не витрачати на неї свій найпродуктивніший час, або виділіть для неї лише якийсь день тижня.
  • Чи можете делегувати Активності В та Г. Можливо, хтось новий стажується у вашій організації, і ви можете передати цю роботу. Знайдіть того, для кого ця активність стане активністю А, того, хто любить цим займатися. 
  • Як можна уникнути активності Д? У команді ніхто не повинен виконувати активність Д, бо це та робота, що висмоктує енергію, та яка заважає виконувати ключові активності. 

Попрактикуйте створення такого списку вдома та на роботі. 

 

5. Складний проєкт? Працюйте частинами

 

Існує безліч причин, чому люди прокрастинують, але одна з них полягає в тому, що завдання в їх списку справ здаються занадто складними.

Ви, мабуть, помічали, що найбільш трудомісткі проєкти найважче розпочати. Таким проєктам потрібні дні, а то й тижні, і все ж ви дозволяєте марнувати дорогоцінний час, так і не приступивши до роботи. А далі бачите, що до дедлайну залишилося два дні, і ви панічно намагаєтеся завершити це завдання.

Виявляється, є психологічна причина того, чому ми зволікаємо з великими проєктами. За словами дослідниці Джанет Поліві, наш мозок перевантажений великими, складними проєктами, що змушує нас уникати роботи над ними.

На жаль, великі проєкти неминучі. Але вони не мають бути складними. Ви можете збільшити свою продуктивність, розбиваючи великі завдання на частини, тобто на нестрашні завдання. Після того, як ви усунете тригер, що змушує ваш мозок стресувати, ви дуже легко досягнете продуктивності. Ключовим є виконання кожного завдання до 20 хвилин або навіть менше. Якщо це буде понад 20 хвилин, то буде складно пристосуватися до дня (вписатися в день).

 

6.“Список перерв” має бути під рукою

 

Дослідження, проведене Американським військовим науково-дослідним інститутом, виявило, що люди краще сфокусовані та енергійніші протягом довшого проміжку часу, коли працюють протягом 90 хвилин з наступними 15-20-хвилинними перервами. Виявляється, 90 хвилин — це магічне число для продуктивності, оскільки воно відповідає природним ритмам вашого тіла щодо відпочинку та концентрації уваги.

Те, що ви робите під час перерв є важливим для вашого рівня продуктивності.

Може здатися спокусливим почитати Twitter чи подивитися смішні відеоролики на YouTube, але краще максимізувати свої перерви, виконуючи дії, які поповнюють ваше тіло та розум. Тому створіть “список перерв”.

«Список перерв» — це перелік коротких приємних занять, які можете робити протягом дня, щоб уникнути вигорання та мотивувати себе робити більше. 

Ви можете відстежувати свої списки, записавши їх, або встановіть спеціальний додаток (наприклад, TickTick). Головне — оберіть для себе відновлювальні завдання, та не перевіряйте соціальні мережі, якщо це не підживлює вас.

Кілька ідей для перерви під час роботи:

  • Вийдіть на вулицю.
  • Запишіть свої думки.
  • Зателефонуйте веселому другу/подрузі.
  • Перегляньте навчальне відео.

 

7. “Загостріть сокиру”

 

У США є відома цитата, що приписується Аврааму Лінкольну: “Дайте мені шість годин, щоб зрубати дерево, і я проведу перші чотири гострячи сокиру”.

Тому, якщо хочете бути продуктивним, вам слід переконатись, що ви дійсно “загострені”.

Приділіть достатньо часу на самовдосконалення, і ви зможете ефективніше реагувати на різні ситуації.

Наприклад, опанування техніки швидкого читання може бути однією з найкращих інвестицій. Це заощадить вам багато часу протягом років. Дізнайтеся комбінації оперативних клавіш для Gmail, Windows, Mac тощо.

Визначте всі ті надкорисні навички та добре протестіть їх. Для цього може знадобитися певний час, але воно того варте.

 

8.Визначте ОДНУ справу, ВАШУ справу

 

Продуктивність — це фокус. А ключем для фокусу є наявність чогось одного — однієї вашої справи. Так вважають Гері Келлер і Джей Папасан, автори бестселера “Одна справа. Як робити менше, а встигати більше”.

Ось питання, якими мають керуватися ваші дії та рішення:

  • Що є тим одним, чим ви найбільше захоплюєтеся?
  • Що є зараз найважливішим у вашому списку справ?
  • Що з того, що ви могли б робити, матиме найбільший вплив на всі ваші цілі?

Тому, якщо ви хочете перенести це на наступний рівень продуктивності, обдумайте наступне:

Financial Focus (5)

Як тільки ви пропрацюєте для себе ось це “щось одне”, запишіть все це. Доктор Гейл Метьюз з Домініканського університету Каліфорнії виявила, що люди, які записують свої цілі, на 39,5 відсотків частіше досягають їх. Якщо ви почуваєтесь справді сміливими, озвучте свої цілі колегам, партнерам та друзям, щоб взяти на себе конкретну відповідальність.

 

9. Організуйте ідеальну для себе ранкову та вечірню рутину

 

Найкращий спосіб налаштувати себе на щоденний успіх — це довершення дня двома чудовими рутинами: ранковою та вечірньою.

Те, як ви розпочинаєте свій день, впливає на решту дня: на ваш настрій, продуктивність та ваше наближення до цілей і мрій. Перегляньте статтю 127 ранкових ритуалів, що містить вичерпний список ідей для вашого ранку або ж поради про ранкові та вечірні ритуали від Ванесси Ван Едвардс, яка займається дослідженням людської поведінки.

Наприклад, експертка зазначає, що “найпростіший спосіб провести ранки без стресу — це підготувати все напередодні ввечері”. А ввечері, і про це потрібно пам’ятати, нашому мозку фактично потрібно близько двох годин, щоб заспокоїтися, перш ніж він зможе справді заснути глибоким сном.


 

 

За матеріалами:

14 Unique Productivity Tips: How to Be More Productive with Less Effort

Top 10 Productivity Tips to Achieve More and Create Peace of Mind

18 Habits of Highly Productive People: What Efficient People Have in Common

 

 

 


Останні публікації цього розділу:

З випадкових відвідувачів/ок — у прихильники/ці: як зробити сайт НУО привабливим?

Facebook та його алгоритми: як НУО не пасти задніх

Як людям громадського сектору справитися з вигоранням

Ірина Соловей: якщо ідея з'явилася — дайте їй будь-яке втілення, аби вона не перегоріла

Як отримати пожертви на значущі дії: 9 простих тактик для НУО

Максимум користі від Instagram: добірка порад для сучасних НУО