Вакансія: Procurement Assistant

Оголошення про конкурс на посаду Procurement Assistant / асистента(ки) закупівельника проєкту GFFO / Johanniter

«Комплексна медична допомога, що рятує життя, екстрені медичні послуги, MHPSS та захист населення, яке постраждало від війни в Україні, шляхом зміцнення місцевої системи охорони здоров’я»

Громадська організація «Елеос-Україна» оголошує конкурс на відбір Procurement Assistant / асистента або асистентки закупівельника для роботи в межах проєкту, що реалізується в Україні у партнерстві з Johanniter Unfall-Hilfe e.V. та за фінансової підтримки Федерального міністерства закордонних справ Німеччини (GFFO).

Проєкт спрямований на покращення доступу населення, яке постраждало від конфлікту, та вразливих груп населення в Україні до комплексних медичних послуг, що рятують життя, послуг екстреної медичної допомоги, психічного здоров’я і психосоціальної підтримки (ПЗПСП/MHPSS), а також послуг захисту.

Основна інформація про проєкт

Організація-виконавець ГО «Елеос-Україна»

Донор Федеральне міністерство закордонних справ Німеччини (GFFO)

Партнер / заявник проєкту Johanniter Unfall-Hilfe e.V.

Період реалізації проєкту 01.07.2026 – 30.06.2028

Локація реалізації Київ

Назва позиції Procurement Assistant / асистент(ка) закупівельника

Відсоток зайнятості 35% (штат організації)

Формат роботи Procurement Assistant

●        робота в команді ГО «Елеос-Україна» під координацією головного фахівця із закупівель / Medical Procurement & Sourcing Specialist, Project Manager, фінансового менеджера, бухгалтера проєкта під загальним наглядом і управлінням Program maneger

●        підтримка закупівельних, логістичних процесів за компонентами проєкту, включаючи закупівлі товарів, робіт і послуг, адміністративні та закупівлі, пов’язані з медичним компонентом;

●        робота з постачальниками, закупівельною документацією, комерційними пропозиціями, реєстрами, актами, рахунками, договорами та підтверджувальними документами;

●        офісний або гібридний формат роботи у м. Києві;

●        24 місяці реалізації проєкту

Основні функції та обов’язки

●        Асистування головному фахівцю із закупівель у плануванні, організації та супроводі закупівель товарів, робіт і послуг у межах проєкту.

●        Підтримка підготовки закупівельної документації, включаючи запити на закупівлю, запити цінових пропозицій, тендерні/конкурсні документи, технічні специфікації, порівняльні таблиці, протоколи оцінки, службові записки, договори, замовлення та інші супровідні документи.

●        Допомога у формуванні повного закупівельного файлу за кожною процедурою, включаючи перевірку наявності всіх необхідних документів, правильності їх оформлення, підписання, сканування, збереження та архівування.

●        Підтримка логістичного супроводу закуплених товарів, обладнання та матеріалів: координація строків поставки, місця доставки, умов транспортування, отримання товарів, передачі на склад або кінцевим отримувачам.

●         Ведення робочої комунікації з постачальниками за дорученням головного фахівця із закупівель щодо цінових пропозицій, рахунків, договорів, строків поставки, умов доставки, гарантій, сертифікатів, актів, накладних та інших підтверджувальних документів.

●        Допомога в перевірці супровідних документів постачальників, включаючи реєстраційні документи, банківські реквізити, податкову інформацію, сертифікати якості, гарантійні документи, документи відповідності та інші матеріали, необхідні для закупівельного файлу.

●        Підтримка процесу приймання товарів, обладнання, матеріалів і послуг, включаючи підготовку та перевірку актів приймання-передачі, видаткових накладних, інвентарних списків, фотофіксації, складських документів та інших первинних документів.

●        Допомога у веденні логістичних і закупівельних трекерів: реєстру закупівель, реєстру договорів, статусів поставок, строків виконання замовлень, руху товарів, передачі обладнання та документів.

●        Сприяння контролю відповідності поставок погодженим технічним специфікаціям, кількості, комплектації, строкам поставки, умовам зберігання та вимогам до документації.

●        Підтримка документального супроводу логістики обладнання, включаючи фіксацію маршруту руху, місця зберігання, передачі, встановлення або подальшого використання обладнання в межах проєкту.

Вимоги до кандидата/кандидатки

●        вища або незавершена вища освіта у сфері бухгалтерії, обліку і аудиту, економіки, фінансів;

●        досвід роботи у сфері закупівель, адміністративної підтримки, логістики, документообігу, фінансово-адміністративної роботи або проєктної підтримки від 1 року;

●        розуміння базового циклу закупівель: формування потреби, пошук постачальників, збір пропозицій, порівняння, вибір постачальника, оформлення договору/замовлення, приймання товарів або послуг, передача документів на оплату;

●        навички роботи з закупівельною та первинною документацією: запитами, комерційними пропозиціями, порівняльними таблицями, рахунками, актами, накладними, договорами, реєстрами та архівами;

●        готовність працювати відповідно до внутрішніх процедур ГО «Елеос-Україна», вимог GFFO/Johanniter, принципів прозорості, антикорупційної поведінки, конфіденційності та захисту даних;

●        базове знання англійської мови для роботи з шаблонами, закупівельними формами, назвами документів або короткою комунікацією буде перевагою.

Буде перевагою

●        досвід роботи в громадських, гуманітарних або міжнародних організаціях;

●        досвід підтримки закупівель у проєктах, що фінансуються GFFO, Johanniter, ECHO, UN, USAID/BHA, UHF-OCHA або іншими міжнародними донорами;

●        досвід ведення закупівельних трекерів, баз постачальників, реєстрів договорів, архівів первинної документації;

●        досвід роботи з постачальниками, логістикою, складськими документами або прийманням товарів і послуг;

●        досвід роботи з Prozorro, електронними майданчиками, CRM/ERP-системами або бухгалтерськими/обліковими системами;

Ми пропонуємо

●        участь у масштабному гуманітарному проєкті, спрямованому на підтримку населення, яке постраждало від війни в Україні;

●        роботу в команді ГО «Елеос-Україна» у партнерстві з міжнародним консорціумом;

●        можливість професійного розвитку у сфері закупівель, donor compliance, гуманітарної логістики та проєктного адміністрування;

●        конкурентну грошову винагороду;

●        роботу в середовищі, що базується на принципах гідності, недискримінації, підзвітності, професійної етики, прозорості та безпечної взаємодії з партнерами і бенефіціарами.

Як подати заявку

Надішліть:

●        резюме;

●        короткий мотиваційний лист із зазначенням релевантного досвіду у сфері закупівель, адміністративної підтримки, логістики, документообігу або роботи з постачальниками.

на електронну адресу: [email protected], з копією на адресу: [email protected]

Тема листа: Procurement Assistant — GFFO / Johanniter

Конкурс триває до: 10 липня 2026 року.