Конкурс на відбір постачальника(-ів) послуг з організації та проведення заходів

Громадська спілка «Фонд підтримки реформ в Україні» (далі також – ГС «ФПРУ», Фонд) оголошує конкурс на відбір постачальника(-ів) послуг з організації та проведення заходів (конференції, форуми, круглі столи, публічні обговорення тощо). 

Закупівля здійснюється з метою відбору постачальників та формування переліку для подальшого укладення договорів на надання послуг у межах проєктів, що реалізуються Фондом за підтримки міжнародних партнерів (донорів). 

Період співпраці: протягом 2026 року з можливістю продовження за взаємною згодою сторін. 

Обсяг послуг: 

Постачальник забезпечує повний цикл організації заходів, включаючи (але не обмежуючись): 

• розробку технічного плану заходу;  

• підбір та оренду приміщення відповідно до вимог заходу;  

• забезпечення необхідного обладнання (включаючи обладнання для синхронного перекладу);  

• організацію проживання учасників (за потреби);  

• організацію кейтерингу;  

• розробку дизайну та друк матеріалів (банери, роздаткові матеріали тощо);  

• розробку, монтаж та демонтаж виставкових конструкцій;  

• забезпечення фото- та відеозйомки;  

• надання персоналу (хостеси, технічні працівники);  

• координацію заходу на місці (реєстрація, супровід, технічний контроль); 

• надання рекомендацій та консультацій щодо оптимального формату, організації та проведення заходів (за потреби). 

Учасники повинні підтвердити, що вони: 

• не мають заборгованості зі сплати податків і зборів;  

• не перебувають у стані банкрутства, ліквідації або реорганізації;  

• не підпадають під дію санкцій;  

• не мають зв’язків із державою-агресором;  

• протягом останніх трьох років не мали судових спорів, пов’язаних із невиконанням договірних зобов’язань. 

Критерії оцінки пропозицій: Оцінка пропозицій здійснюється на основі комплексного підходу з урахуванням, зокрема, досвіду, якості пропозиції та фінансових умов. Конкретні параметри оцінки визначаються відповідно до внутрішніх процедур Фонду. 

Умови оплати: 

• пост-оплата (надається перевага) або оплата 50% / 50%;  

• можливе відтермінування платежу до 30 календарних днів після підписання первинних документів;  

• готовність постачальника фіксувати тарифи на погоджений період (за можливості);  

• оформлення первинних бухгалтерських документів відповідно до законодавства України. 

Порядок подання пропозицій: 

Для участі у конкурсі учасники повинні подати наступні документи: 

1. Комерційну пропозицію, що додається в Додатку 1, у форматі PDF, що містить:  

• опис запропонованих послуг;  

• калькуляцію вартості послуг;  

• підпис та/або печатку постачальника (за наявності).  

2. Копії реєстраційних документів, а саме:  

• витяг з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань та/або  

• інший документ, що підтверджує державну реєстрацію.  

3. Підтвердження досвіду, зокрема:  

• заповнену форму досвіду (за посиланням);  

• за наявності – рекомендаційні листи або портфоліо.  

Додаткові положення: 

• Фонд залишає за собою право укласти договори з одним або кількома постачальниками.  

• Фонд залишає за собою право скасувати або змінити процедуру відбору на будь-якому етапі без пояснення причин.  

• Фонд може завершити прийом пропозицій раніше встановленого терміну у разі отримання достатньої кількості пропозицій, що відповідають вимогам конкурсу.  

• Пропозиції, подані після встановленого строку, не розглядаються.  

• Усі витрати, пов’язані з підготовкою та поданням пропозиції, не відшкодовуються.  

• Учасники повинні дотримуватися принципів доброчесності та уникати конфлікту інтересів.  

• Учасники повинні діяти добросовісно та не допускати узгодження своїх пропозицій з іншими учасниками. У разі наявності пов’язаності між учасниками така інформація повинна бути розкрита у складі пропозиції. Фонд залишає за собою право оцінювати такі пропозиції з урахуванням принципів добросовісної конкуренції.  

• Лише відібрані учасники можуть бути повідомлені про результати відбору та запрошені до подальшої співпраці.  

Просимо надсилати Ваші пропозиції за адресою [email protected] до 27 квітня 2026 року (включно) з позначкою в темі листа «КОНКУРС – ОРГАНІЗАЦІЯ ЗАХОДІВ». 

У разі виникнення запитань звертайтеся за електронною адресою:  [email protected].

ДОДАТОК 1. Комерційна пропозиція з послуг з організації та проведення заходів.

Роз’яснення (Q&A) щодо конкурсу.