Адміністративний/а асистент/ка до підрозділу управління проектами МЗС Данії

Підрозділ управління проектами міжнародної технічної допомоги (Антикорупційна ініціатива ЄС (EUACI)  та EU4Reconstruction Stream 2, що виконуються  Міністерством закордонних справ Данії шукає адміністративного асистента.

Якщо ви відповідаєте наведеним нижче вимогам, є енергійним, професійним та орієнтованим на надання послуг і бажаєте стати частиною колективу, де працюють віддані та працьовиті співробітники, які прагнуть докласти зусиль для створення ще кращого суспільства в Україні, надішліть нам своє резюме та мотиваційний лист англійською мовою на адресу [email protected]  до 20 липня 2026 року, до кінця робочого дня.

 Підрозділ управління проектами

Управлінський підрозділ охоплює дві програми ЄС, що реалізуються Міністерством закордонних справ Данії (EUACI та данська частина EU4Reconstruction Stream 2), а також спільну команду адміністративної підтримки, розділену на фінансовий та адміністративний відділи. Ця посада призначена до адміністративної команди. Після повного формування підрозділ управління проектами налічуватиме близько 35–40 співробітників.

Посада

Посада: Адміністративний асистент

Місце роботи: Офіс EUACI/EU4Reconstruction Stream 2 у Києві

Контракт: Ми пропонуємо трудовий договір на повну зайнятість з Посольством Данії. Усі співробітники повинні будуть пройти перевірку внутрішньої служби безпеки

Термін дії контракту: Асистент офіційно буде закріплений за програмою EU4Reconstruction Stream 2, яка, як очікується, завершиться в серпні 2028 року з можливістю продовження.

Умови: Заробітна плата відповідно до кваліфікації та кадрової політики посольства, а також пакет соціальних гарантій, як для співробітників посольства, що включає премію за результати роботи, медичне страхування та п’ять тижнів оплачуваної відпустки

Деталі вакансії далі англійською:

Team

The Administrative Assistant will be part of the Administrative Team and will refer to the Head of Administration. The Assistant will provide day-to-day administrative and logistic support to the EUACI/EU4Reconstruction staff.

Area of Responsibility

The Administrative Assistant will ensure smooth office operations and activity administration, support employee lifecycle process, assist staff in day-to-day work, provide support to staff in the effective use of digital tools and equipment, provide logistic and travel support when necessary, provide logistic and organisational support in connection with the Management Unit moving to new office premises.

The Administrative Assistant will be attached to the EU4Reconstruction program and will be working closely with the current Administrative Assistant who is primarily attached to the EUACI program. However, many tasks will be horizontal, covering both programs.

The successful candidate will:

Carry out the office’s day-to-day daily administrative duties together with the current Administrative Assistant ensuring a professional and effective working environment, including (but not limited to):

• Manage incoming/outgoing correspondence, ensure timely and proper documentation distribution, filling and archiving and support colleagues in their handling and archiving of documents
• Maintain office calendars, schedule meetings/events, other
• Draft letters, notes, reports, and emails, often in both Ukrainian and English
• Organize meetings, appointments
• Take meeting minutes for both internal and external meetings
• Provide support to organizing events, seminars, workshops, etc
• Serve as a focal point for organizing staff travel and travel of program partners, both in Ukraine and abroad
• Order office supplies, ensure its stock
• Assist with inventory management, including registration and management of IT equipment
• Assist with onboarding of new staff on MFA digital resources and equipment, assist colleagues with routine user-related questions, and facilitate communication with the MFA Service Desk, when needed
• Become IT superuser (Microsoft office package, Danish foreign ministry software) and provide IT guidance to staff.
• Assist with translation and interpretation related to the program, provide ad hoc support when needed (Ukrainian-English)
• Perform other duties as requested by the Management Team and/or the Head of Administration

Requested Profile/Qualifications

• Bachelor’s degree or higher in international relations, social science, public administration or another similar field required
• A minimum of 3 years of professional experience in administration with the support function preferably within international settings
• Proficiency in MS office applications (Microsoft Word, Excel, PowerPoint etc)
• Basic IT knowledge and troubleshooting skills required
• Experience working with international organization will be considered an asset
• Experience providing logistical support and organizing travel
• Fluency in Ukrainian and English language required

Personal qualifications

• Be an inspiring person who takes responsibility, takes initiative, optimizes procedures, contributes to the corporate spirit and promote high compliance standards in order for EUACI/EU4Reconstruction effective implementation
• Customer-service orientation
• Strong organizational skills and attention to detail
• Strong analytical and problem-solving skills
• A self-starter, able to identify improvements to working practice, make recommendations and implement changes
• Proven ability to see through tasks, set and deliver results
• Be service-minded, flexible, ready to take new responsibilities, and to assist colleagues
• Possess a keen sense of ethics, integrity, and credibility
• Ability to work under pressure with tight deadlines, flexibility, and an entrepreneurial spirit

Apply

Interested candidates should submit their Resume and Motivation letter in English to [email protected] before close of business on 20 July 2026, with the subject line: “Administrative Assistant”.