Асистент/ка проєкту SAFE “Мобільні клініки”

Міжнародний благодійний фонд «Альянс громадського здоров`я» (далі Альянс) – провідна професійна організація, що у співпраці з ключовими громадськими організаціями, Міністерством охорони здоров‘я та іншими урядовими органами веде боротьбу з епідемією ВІЛ/СНІД в Україні, керуючи профілактичними програмами та надаючи якісну технічну підтримку та фінансові ресурси організаціям на місцях. Усі ці зусилля спрямовані на досягнення в країні універсального доступу до комплексних послуг з ВІЛ/СНІД в Україні та ефективної відповіді на епідемію на рівні спільнот, базуючись на досягнутих результатах та передовому досвіді.

Місією Альянсу є зниження розповсюдження ВІЛ-інфекції та смертності від СНІД і зменшення негативного впливу епідемії шляхом підтримки громадської протидії епідемії ВІЛ/СНІД в Україні, а також шляхом поширення ефективних підходів до профілактики й лікування ВІЛ у Східній Європі та Центральній Азії.

Реагуючи на виклики, пов’язані з широкомасштабним військовим російським вторгненням на територію України, Альянс запускає проєкт «Мобільні клініки», метою якого є надання медичної та гуманітарної допомоги цивільному населенню на деокупованих територіях та в регіонах зі зруйнованою медичною інфраструктурою. В рамках проєкту передбачені виїзди мобільних медичних бригад на щотижневій основі у Східні та Південні регіони України для забезпечення доступу цивільного населення до базових медичних послуг та видачі гуманітарної допомоги.

​Мета посади: забезпечення адміністративної, організаційної та операційної підтримки у підрозділі з питань безпеки, управління активами та транспортного контролю шляхом ефективного ведення документообігу, супроводу платежів, адміністрування баз даних, координації взаємодії з контрагентами та підтримки процесів управління активами й транспортом.

Підрозділ: підрозділ з питань безпеки, управління активами та транспортного контролю.

Тип договору: цивільно-правовий договір.

Період надання послуг: до 31 грудня 2026 року з можливістю продовження співпраці.

Завдання асистента/-ки:

• Організація та ведення документообігу в межах проєкту та діяльності відділу.
• Підготовка та внесення заявок на оплату і супровідних документів у корпоративній фінансовій системі.
• Комунікація з контрагентами, постачальниками та сервісними компаніями щодо оформлення та обміну документами.
• Ведення та актуалізація баз даних, реєстрів активів, транспортних засобів та іншої інформації, необхідної для діяльності відділу.
• Адміністрування процесів, пов’язаних з обліком та супроводом транспортних засобів.
• Підготовка службових листів, звітів, довідок, презентацій та інших документів.
• Контроль повноти, правильності оформлення та своєчасності подання документів.
• Забезпечення належного архівування та зберігання документації.
• Організаційна підтримка зустрічей, тренінгів, нарад та інших заходів відділу.
• Надання адміністративної підтримки під час закупівельних та сервісних процесів за необхідності.
• Збір, консолідація та аналіз інформації, необхідної для діяльності проєкту та відділу.
• Координація відряджень працівників та візитів зовнішніх експертів, підготовка необхідного пакета документів.
• Забезпечення ефективної взаємодії між структурними підрозділами організації та зовнішніми партнерами.
• Постійне підвищення професійних компетенцій шляхом самоосвіти та участі у корпоративних навчальних заходах.
• Виконання інших завдань, визначених керівником проєкту та керівником Відділу з питань безпеки, управління активами та транспортного контролю, необхідних для досягнення цілей проєкту та забезпечення ефективної діяльності підрозділу. 

Основні вимоги:

• Вища освіта (управління, економіка, фінанси, адміністрування, логістика або інший релевантний напрям буде перевагою).
• Досвід роботи на адміністративних або асистентських посадах не менше 2 років.
• Досвід підготовки та супроводу платіжних документів, фінансових запитів та іншої адміністративної документації.
• Досвід взаємодії з контрагентами, постачальниками та сервісними компаніями з питань документообігу.
• Досвід ведення баз даних, реєстрів та облікових документів.
• Вільне володіння українською мовою; знання англійської мови на рівні, достатньому для роботи з документами та ділового листування, буде перевагою.
• Високий рівень володіння комп’ютерними програмами, зокрема MS Office (Word, Excel, Outlook).
• Уважність до деталей, високий рівень самоорганізації та відповідальності.
• Здатність працювати самостійно, визначати пріоритети та виконувати декілька завдань одночасно.
• Розвинені комунікаційні навички та вміння працювати в команді.
• Досвід у сфері адміністрування транспортних засобів, управління активами або логістики буде перевагою.
• Високі стандарти професійної етики та дотримання конфіденційності.

Як взяти участь у конкурсі: будь ласка, надішліть своє резюме з зазначенням вашої освіти, релевантного до поставлених завдань досвіду та вартість послуг за 1 день роботи на адресу [email protected]. В темі листа зазначте: «Асистент проєкту SAFE_ПІБ».

Останній термін подачі заявок: 30 червня 2026 року.

Міжнародний благодійний фонд «Альянс громадського здоров’я» сповідує політику рівних можливостей та вітає участь у конкурсі кваліфікованих осіб з усіх верств суспільства.

За результатами конкурсу Альянс громадського здоров’я вибере спеціаліста для подальшої роботи протягом вказаного періоду з можливістю пролонгації. Умови оплати обговорюватимуться перед стартом надання послуг.