Тендер на закупівлю ваучерів на зимовий комплект одягу

ПРАВИЛА ТЕНДЕРУ

 Замовник:

ХАРКІВСЬКА ОБЛАСНА МОЛОДІЖНА ГРОМАДСЬКА ОРГАНІЗАЦІЯ

«ОСВІЧЕНА ІНІЦІАТИВА», код ЄДРПОУ 35698208.

 Проєкт, в рамках якого проводиться тендер: UHFW

УВАГА:

Погоджуючись на участь в тендері та подаючи тендерну пропозицію, учасник тендеру повністю та беззастережно погоджується з Правилами тендеру, незалежно від власних умов продажу, від яких він добровільно відмовляється.

Учасники тендеру зобов’язані  уважно ознайомитися з усіма положеннями, що містяться в Правилах тендеру.

Подання тендерної пропозиції, що не містить всієї необхідної інформації та документації, порушення встановлених строків подання тендерної пропозиції, недобросовісна конкуренція, порушення законодавства при поданні тендерної пропозиції, порушення Правил тендеру є підставою для відхилення тендерної пропозиції.

Жодні застереження щодо тендерної документації не можуть бути розглянуті та призведуть до негайного відхилення тендерної пропозиції без подальшої оцінки.

1. Загальні умови.

1.1. Дані Правила тендеру встановлюють порядок подання, відбору та реалізації заходів, пов’язаних з проведенням тендеру.

1.2. Мета тендеру – забезпечення новопереміщених, евакуйованих осіб та постраждалих від обстрілів домогосподарств ваучерною підтримкою для придбання зимового одягу з метою підвищення індивідуального теплового комфорту, захисту вразливих груп населення у зимовий період.

1.3. Учасник тендеру несе всі витрати, пов’язані з підготовкою та поданням тендерної пропозиції. Замовник не несе відповідальності за будь-які витрати, понесені учасником тендеру, незалежно від проходження та результату процедури.

1.4. Замовник залишає за собою право власності на всі тендерні пропозиції, отримані в рамках цієї тендерної процедури. Учасники тендеру не можуть вимагати повернення їм своїх пропозицій.

1.5. Замовник залишає за собою право відхилити будь-який файл, який вважається недостатньо повним на момент оцінки тендерних пропозицій.

1.6. Питання, що стосуються тендерів та запитів на роз’яснення, надсилайте на e-mail Замовника: [email protected]. Подача тендерних пропозицій здійснюється через форму за посиланням:

https://link.enlight.org.ua/tender-uhfw-2

1.7. Результатом проведеного тендеру стане підписання разового договору про закупівлю з одним чи декількома обраними постачальниками.

2. Загальні відомості про товари.

2.1. Даний тендер складається з 2 (двох) лотів:

Лот 1 – Ваучери на зимовий комплект одягу для дітей – 100 штук.

Лот 2 – Ваучери на зимовий комплект одягу для дорослих – 200 штук.

2.2. Склад зимового комплекту одягу, доступного для придбання за ваучером міститься в Додатку №1 «Технічні специфікації». Вартість одиниці товару у ваучері не повинна перевищувати вартість, зазначену в Додатку № 1 «Технічні специфікації».

3. Загальні умови поставки.

3.1. Предметом закупівлі є постачання учасником ваучерів на придбання зимового одягу для дорослих та дітей відповідно до вимог, технічних характеристик та обсягів, визначених у Технічній специфікації.

3.2. Ваучери повинні надаватися у двох форматах: електронному та паперовому, забезпечуючи можливість використання отримувачами у будь-якому із зазначених форматів без втрати функціональності, номіналу або доступу до асортименту товарів, передбачених умовами Технічної специфікації.

3.3. Ваучери мають бути надіслані Замовнику не пізніше 7 календарних днів з моменту запиту Покупця (Замовника) до переможців за результатами тендеру. У разі недотримання термінів поставки Замовник може розірвати договір або застосувати інші види санкцій, передбачені договором та законодавством.

3.4. Інформацію про відправку ваучерів постачальник повинен надати у вигляді таблиці, зразок якої наведено в Додатку №5 «Форма звітності щодо відправки ваучерів».

3.5. Після укладення договору на поставку ваучерів вся комунікація між сторонами здійснюється виключно через електронну пошту, вказану Замовником.

4. Порядок використання ваучерів та контроль цільового призначення

4.1. Ваучери повинні забезпечувати можливість придбання товарів як у фізичних торговельних точках Постачальника, так і через онлайн-магазин (у разі його наявності).

4.2. Постачальник повинен мати щонайменше одну фізичну роздрібну торговельну точку (магазин) на території міста Харків, що забезпечує отримувачам можливість використання ваучерів офлайн. Адреса магазину повинна бути підтверджена Постачальником документально до моменту укладання договору.

4.3. Фізична торговельна точка у місті Харків повинна функціонувати протягом усього періоду дії договору та строку дії ваучерів. У разі тимчасового припинення її діяльності Постачальник зобов’язаний забезпечити альтернативний механізм виконання зобов’язань за погодженням із Замовником.

4.4. Кожному отримувачу надається один ваучер з номіналом, визначеним Замовником у Додатку № 1 «Технічна специфікація».

4.5. Ваучери повинні мати чітко визначений строк дії, протягом якого отримувач має можливість використати їх у повному обсязі. Строк дії ваучерів встановлюється Замовником та зазначається при підписанні договору.

4.6. Постачальник зобов’язується забезпечити належний облік та контроль використання ваучерів, а також надавати Замовнику звітність у форматі, погодженому сторонами. Звітність повинна містити щонайменше такі дані:

• унікальний номер ваучера;
• номінальна вартість та фактична сума використання;
• перелік придбаних товарів (з найменуванням, категорією, кількістю та вартістю);
• дата використання ваучера;
• місце використання.

4.7. Звітність щодо використаних ваучерів повинна надаватися Постачальником у строки та періодичність, визначені Замовником, але не рідше ніж один раз на календарний місяць або за окремим запитом Замовника.

4.8. Ваучери повинні забезпечувати можливість придбати лише той товар, що зазначений у ваучері. Постачальник зобов’язується забезпечити наявність та функціонування технічної системи (програмного забезпечення, електронної платформи або іншого цифрового рішення), яка автоматично контролює та обмежує можливість використання ваучерів виключно для придбання товарів, що входять до переліку зимового комплекту, визначеного у Додатку №1 “Технічній специфікації” до цієї закупівлі.

Система повинна:

• забезпечувати автоматичну перевірку та блокування спроб придбання товарів, що не входять до переліку дозволених;
• гарантувати, що заборонені категорії товарів не можуть бути включені до покупки, навіть за частковим використанням номіналу;
• підтримувати однакові обмеження як для розрахунків з використанням паперових, так і електронних ваучерів;
• забезпечувати захист від зміни переліку дозволених товарів без погодження із Замовником.

5. Порядок оплати.

5.1. Оплата здійснюється безготівковим шляхом. Можливі такі варіанти розрахунку: повна передоплата, часткова передоплата або післяоплата.

6. Строки проведення тендеру.

6.1. Тендер буде проводитись в наступні етапи:

Етап №1 – Публікація тендерного оголошення – 26.12.2025

Етап №2 – Кінцевий термін подання запитів для роз’яснень – 05.01.2026 – 18:00 год.

Етап №3 – Останній день, коли Замовник надає роз’яснення – 07.01.2026 – 18:00 год.

Етап №4 – Кінцева дата та час прийому тендерних пропозицій – 09.01.2026 – 18:00 год.

Етап №5 – Оцінка тендерних пропозицій – 12.01.2026 –  14.01.2026

Етап №6 – Повідомлення про визначення переможця тендеру – до 15.01.2026

Етап №7 – Підписання договору – 16.01.2026 – 20.01.2026

*Орієнтовні дати / Усі години вказані в часовому поясі країни Замовника.

У зв’язку з необхідністю цей розклад може бути змінений Замовником в односторонньому порядку.

7. Подання тендерних пропозицій.

7.1. Тендерні пропозиції, супутні документи повинні бути складені українською мовою.

7.2. Цінова пропозиція повинна виражена з включенням усіх податків та можливих комісій в українській гривні (UAH).

7.3. Тендерні пропозиції, подані із запізненням, будуть відхилені та оцінюватися не будуть. Тим не менш, усі тендерні пропозиції, отримані після кінцевого терміну подання, будуть збережені Замовником.

7.4. Усі тендерні пропозиції повинні бути подані  в електронній формі, у форматі PDF, містити печатку(за наявності) та підпис керівника/уповноваженої особи учасника тендеру.

7.5. Адреса для надсилання тендерних пропозицій: e-mail Замовника.

8. Склад тендерних пропозицій.

8.1. Всі подані тендерні пропозиції повинні відповідати технічним вимогам щодо кожного лоту, що зазначені в Технічних специфікаціях (Додаток №1 ).
8.2. Тендерні пропозиції повинні містити наступні документи. Учасники, які не нададуть усіх документів, наведених нижче, та у запитуваних форматах, можуть бути виключені з процесу відбору: 

1. Технічна пропозиція. Сканкопія з підписами та заповнений файл ДОДАТОК № 1 ТЕХНІЧНІ СПЕЦИФІКАЦІЇ

Інструкція:

• Підтвердження відповідності технічним умовам, визначеним у Технічних специфікаціях (Додаток № 1).
• Підтвердження можливості постачання ваучерів на зимовий комплект одягу відповідно до фіксованого складу набору.
• Інформація про наявність фізичних торговельних точок та/або онлайн-магазину, можливість використання ваучерів у цих форматах.
• Технічні параметри ваучерної системи, включно з форматом, можливістю обмеження асортименту, частковим використанням, формуванням номіналу та встановленням строку дії.
• Здатність Учасника забезпечити звітність щодо використання ваучерів, у передбаченому Замовником обсязі.
• Інформація про можливість генерації докладних електронних звітів, включно з даними про транзакції за ваучерами (дата, місце, номенклатура, ціна, кількість, сума).

Можливі  кілька типових пропозицій. Підпис та печатка(за наявності) ВСІ СТОРІНКИ.

3. Цінова пропозиція. Сканкопія з підписами та заповнений excel файл Пропозиція постачальника.xlsx Усі лоти вносити в один документ.
Інструкція:

Ціна за товар в українській гривні. Підпис (обов’язково) і печатка (за наявності) ВСІ СТОРІНКИ Електронний файл також надсилається разом зі сканом.
Інструкція для заповнення Пропозиції постачальника для участі в тендері:Пропоновані якісні та технічні характеристики товару – вкажіть деталі щодо ваучера: тип/формат (електронний, паперовий тощо), номінал, механізм активації, спосіб використання, система обмеження асортименту та можливість часткового використання. Це допомагає оцінити відповідність ваучера технічним вимогам та умовам тендеру.

• Назва пропонованого товару у Постачальника – найменування товару має співпадати з тим, що зазначено в тендерному оголошенні. Це важливо для коректного порівняння пропозицій від різних постачальників.

• Пропонована кількість – кількість товару, яку постачальник готовий поставити, повинна бути точно вказана.

• Пропонована вартість за одиницю у грн – ціна за одиницю товару, яку пропонує постачальник, має бути зазначена у гривнях.

• Податки та збори (%) – постачальник повинен вказати відсоток податків та зборів (якщо є). Це дає чітке розуміння повної вартості товару.

• Ціна з податками та зборами – автоматично рахується як ціна за одиницю товару, включаючи податки та збори.

• Сума пропозиції у грн – загальна сума вартості всього товару (кількість × ціна за одиницю) також рахується автоматично.

Важливо:
Всі поля мають бути заповнені. Якщо будь-яке з полів залишиться порожнім, документ вважається неправильно заповненим і не буде прийнятий до розгляду під час тендеру.

3. Правила тендеру (поточний документ)
Інструкція:
Підпис і печатка (за наявності) ВСІ СТОРІНКИ

4. Додаток № 2 «Місця поставки»
Інструкція:
Підпис і печатка (за наявності) ВСІ СТОРІНКИ

5. Додаток № 3 «Профіль учасника та анкета»
Інструкція:
Підпис і печатка (за наявності) ВСІ СТОРІНКИ

6. Додаток № 4 «Особливі гарантії Учасника»
Інструкція:
Підпис і печатка (за наявності) ВСІ СТОРІНКИ

7. Реєстраційні документи
Інструкція:
Свідоцтво про реєстрацію/виписка/витяг з державного реєстру юридичних осіб. (Важливо, щоб документ був не пізніше тримісячного терміну з дня його подання).

8. Установчі документи, Статут, протокол про обрання керівника
Інструкція:
Для юридичних осіб

9. Інформація про обрану систему оподаткування
Інструкція:
Витяг, інший документ, що підтверджує обрання Учасником тієї чи іншої системи оподаткування.(Важливо, щоб документ був не пізніше тримісячного терміну з дня його подання.).

10. Виписка з банківської ідентифікації
Інструкція:
Довідка про відкриття банківського рахунку

11. Підтвердження походження товару (сертифікат походження і т.д.)
Інструкція:
Сертифікати якості/відповідності

9. Питання та роз’яснення щодо тендеру.

9.1. У випадку якщо Замовник з власної ініціативи або у відповідь на запит учасника тендеру надає  або уточнює інформацію щодо тендеру, ця інформація буде надіслана в письмовій формі на електронну пошту учасника тендеру та одночасно передана всім іншим потенційним учасникам тендеру.

9.2. Учасники тендеру повинні надсилати свої запитання електронною поштою на e-mail Замовника у строк, зазначений в Етапі 2.

9.3. Приватні зустрічі між Замовником та учасниками тендеру до моменту Етапу 7 не проводяться.

9.4. Замовник має право, у разі необхідності, продовжити строк подання тендерних пропозицій, щоб надати учасникам тендеру достатньо часу для врахування будь-яких змін, які можуть бути внесені.

9.5. Проведення нарад з роз’ясненнями не планується.

10. Термін дії пропозицій.

10.1. Тендерні пропозиції повинні залишатися дійсними протягом 30 днів з кінцевої дати подання тендерних пропозицій. У виняткових випадках і до закінчення початкового терміну дії Замовник може запросити в письмовій формі продовження цього терміну на 40 днів. Учасники тендеру, які прийняли цей запит, не мають права в подальшому змінювати свою пропозицію. У разі відмови учасники тендеру припиняють участь у тендерній процедурі.

11. Зміна та відкликання тендерних пропозицій.

11.1. Учасники тендеру можуть змінити або відкликати свої тендерні пропозиції, письмово повідомивши про це до кінцевого терміну подання. Жодна тендерна пропозиція не може бути змінена після цієї дати.

11.2. Будь-яке повідомлення про зміну або відкликання має бути підготовлене, підписане, скріплене печаткою та подане відповідно до пункту 7. В темі листа має бути зазначено «зміна тендерної пропозиції» або «вилучення тендерної пропозиції». Відмова від участі є безумовною і припиняє будь-яку участь у тендерній процедурі. 

12.Оцінка тендерних пропозицій.

12.1. На цьому етапі здійснюється аналіз надісланих тендерних пропозицій та перевірка їх відповідності за змістом та вимогам тендерної документації.

12.2. Тендерна пропозиція вважається такою, що відповідає вимогам, якщо вона відповідає всім умовам, строкам та специфікаціям, що містяться в тендерній документації, без будь-яких суттєвих відхилень чи обмежень.

12.3. Суттєві відхилення або обмеження – це ті, які є невідповідними технічним специфікаціям, впливають на обсяг, якість або реалізацію тендеру, або які суттєво відхиляють чи обмежують права Замовника чи зобов’язання учасника тендеру та негативно впливають на конкурентну позицію учасників тендеру, які подали тендерні пропозиції, що відповідають вимогам. Тендерні пропозиції, які будуть визнані такими, що не відповідають вимогам, будуть відхилені.

12.4. Також на цьому етапі проводиться аналіз отриманих цінових пропозицій з метою визначення найнижчої цінової пропозиції.

12.5. Під час процесу оцінки, в інтересах прозорості та рівного ставлення, Замовник може звернутися до учасників тендеру з проханням письмово роз’яснити свою тендерну пропозицію протягом розумного періоду часу, не маючи при цьому можливості її змінити. Жоден із цих запитів на роз’яснення не повинен бути спрямований на виправлення будь-яких початкових помилок, що впливають на проведення тендеру або спотворюють конкуренцію.

12.6. Замовник має право відвідати приміщення та оглянути запаси учасників тендеру, чиї пропозиції були попередньо відібрані перед остаточним відбором. Цей крок може вплинути на рішення Замовника, якщо спроможність учасника не буде визнана адекватною або сумісною із зазначеною в тендерній документації.   

12.7. Учасник тендеру буде визнаний переможцем якщо його тендерна пропозиція відповідає технічним вимогам, є найбільш економічно вигідною, беручи до уваги якість пропонованих послуг та ціну тендеру.

12.8. Замовник має право обрати переможця тільки на частину лотів/лоту.

12.9. Тендерні пропозиції будуть оцінюватися за наступними критеріями:

• Відповідність умовам, передбаченим тендерним оголошенням.
• Відповідність правилам та умовам Замовника.
• Цінова конкурентоспроможність.
• Спосіб та порядок поставки: терміни виконання, наявні запаси, тощо.
• Підтверджений досвід роботи у відповідній сфері діяльності: копії договорів, рекомендацій тощо.
• Умови оплати.

13. Підписання договору.

13.1. Договір, який підлягає підписанню з переможцем тендеру, надається Замовником. Договір є стандартним та відображає вимоги Замовника та його донорів.

13.2. Протягом 3 (трьох) робочих днів після отримання договору обраний постачальник зобов’язаний його підписати.

13.3. Підписання договору здійснюється через сервіс електронного документообігу «Вчасно»  (Електронний Документообіг в Україні — Вчасно | vchasno.ua )

13.4. Якщо переможець тендеру не підпише договір протягом 3 (трьох) робочих днів, Замовник може, вважати визнання даного учасника переможцем недійсним і визнати переможцем учасника, який посів друге місце. 

13.5. Учасники, які не виграли тендер, будуть проінформовані електронною поштою протягом 10 (десяти) робочих днів з дати обрання переможця.

13.6. Переможець тендеру буде повідомлений електронною поштою про те, що його пропозиція прийнята. Перед підписанням договору між Замовником та переможцем тендеру, Замовник може запросити у переможця додаткові документи, які ще не були надані разом із тендерною документацією..

13.7. Якщо переможець тендеру не надасть ці документи протягом 10 календарних днів з моменту повідомлення про визнання переможцем або якщо буде встановлено, що він надав неправдиву інформацію, він може бути дискваліфікованим а визнання його переможцем недійсним.

14. Скасування тендерної процедури.

14.1. Скасування тендерної процедури може відбутися у наступних випадках:

• Тендерна процедура була невдалою, тобто коли не було отримано адекватної, якісно чи фінансово прийнятної пропозиції або коли не було обґрунтованої відповіді.
• Докорінно змінено технічні або економічні елементи проекту.
• Виняткові обставини або форс-мажорні обставини унеможливлюють нормальне виконання проекту.
• Всі технічно прийнятні пропозиції перевищують наявний бюджет.
• Під час процесу були виявлені суттєві помилки, порушення або акти шахрайства, зокрема там, де вони перешкоджали добросовісній конкуренції.

Примітка:

За жодних обставин Замовник не може бути притягнутий до відповідальності за будь-які збитки, включаючи, але не обмежуючись, збитки від упущеної вигоди, пов’язані будь-яким чином зі скасуванням тендерної процедури. Публікація повідомлення про тендер не зобов’язує Замовника реалізовувати оголошений тендер.

15. Виключення учасника з тендеру.

15.1. Замовник виключає з цієї процедури будь-якого учасника тендеру в одному з наступних випадків:

• Учасник намагається ввести в оману щодо інформації, наведеної в Особливих гарантіях учасника (Додаток № 4), перебуває в ситуаціях вказаних там або порушив ці гарантії.
• Учасник намагається вплинути на персонал Замовника у процесі вивчення, уточнення, оцінки та порівняння тендерних пропозицій, отримання інформації про хід процесу або впливу на Замовника у його рішенні про визначення переможця тендеру.

16. Зміст тендерного досьє.

16.1. Тендерне досьє містить такі елементи:

• Ці Правила Тендеру.
• Додаток 1 – Технічні специфікації.
• Додаток 2 – Місця поставки.
• Додаток 3 – Профіль учасника та анкета.
• Додаток 4 – Особливі гарантії учасника.
• Додаток 5 – Форма звітності щодо відправки ваучерів (для ознайомлення).
  Додаток 1 Додаток 2 Додаток 3 Додаток 4 Додаток 5 Пропозиція постачальника