Як працювати з волонтерами дистанційно: поради від ініціативи “Makitra”

Громадський Простір

Денис Цуцаєв, експерт із залучення, Ініціатива “Makitra”, спеціально для рубрики “База знань” на Громадському Просторі поділився своїм практичним досвідом взаємодії з великою кількістю волонтерів на відстані. Ми впевнені, що в умовах карантину і навіть поза ним – ці поради точно будуть корисними для тих організацій, які планують чи вже системно працюють з волонтерами в різних куточках країни. 

У часи коронавірусу, як для організацій так і для бізнесу, стало нагальною потребою знайти нові способи організувати свою роботу дистанційно. Сотні мільйонів працівників по всьому світу були змушені підлаштуватися під нові реалії і організувати свою роботу з дому, дистанційно. А слово zoom вже настільки всім приїлося, що психологи навіть починають говорити про новий синдром – втома від zoom (zoom fatigue).

Працюючи багато років в Greenpeace Греції, з різними міжнародними проєктами та командами в різних регіонах країни, я з часом якось призвичаївся до безкінечних онлайн зустрічей. Але розумію, що не всі, хто координують волонтерські команди, звикли координувати дистанційно волонтерів чи волонтерські команди. Потрібен час, щоб перелаштуватися. Тому ділимось кількома порадами, які ми в команді Makitra, випрацювали в своїй роботі за багато років роботи.

Волонтерська група Афін, зустріч

Чітка та прозора взаємодія

Працюйте як команда навіть на відстані. Зробіть ознайомчу зустріч, аби всі волонтери були добре обізнані про діяльність вашої організації і про проект, до якого ви їх залучаєте. Волонтери мають розуміти, яку зміну вони привнесуть у цей світ у співпраці з вами, які цілі перед ними стоять, які цінності вони мають транслювати як волонтери вашого проєкту чи організації, який шлях волонтера у вашій організації вони можуть пройти, як відбуватиметься між вами взаємодія та які принципи та правила важливо дотримуватися під час волонтерства. 

Пізнавайте одне одного

Знайомство дозволяє нам краще пізнати одне одного, налагодити міцний взаємозв’язок і більш якісну взаємодію, відчути приналежність до спільноти.

Для початку присвятіть час, щоб познайомити всіх між собою і з вами (їх координаторами) та вашою проектною командою. На відстані люди часто втрачають розуміння того, з ким працюють. Тому гарно знати про людей трішки більше, ніж їхні імена та регалії.

На початку кожної наступної зустрічі приділяйте трохи часу (5-10 хв) на пізнання одне одного. Підготуйте наперед цікаві питання чи ігри. Можна використати гру “Три факти”, суть якої така: кожна людина називає якісь три факти про себе, один із фактів – це брехня. Решта мають здогадатися, що з переліченого не відповідає дійсності. Запитуйте про щоденні звички, що надихає і що дратує, як минув день і що важливого трапилося в їхньому житті. Можна цю естафету знайомства передати волонтерам. Хай вже не ви її будете проводити, а вони. Так у них з’явиться більше відповідальності за волонтерську спільноту.

Об’єднуйте волонтерів у робочі групи

Якщо ваша волонтерська спільнота налічує велику кількість людей, то важливо об’єднати їх у робочі групи (або команди). Тут вже вам вирішувати, як вони працюватимуть: тематично, регіонально, за напрямками діяльності чи якось інакше. 

Для прикладу, у нас волонтерські групи були об’єднані за регіональним принципом: група Афін, Салонік та Іракліо. Кожна волонтерська група мала трьох лідерів. Ми цю команду називади координаційна команда. 

Щоб полегшити вашу роботу, можна попросити когось із волонтерів стати лідерами їхніх команд. Саме попросити, а не назначити. Лідерам, яких назначають, не завжди довіряють (особливо ініціативні члени команди). Нехай ініціативні люди запропонують свою кандидатуру самі, або хай їх обере спільнота. Головне – створити прозорий і зрозумілий процес, як можна стати лідером групи. У нас, для прикладу, були вибори лідерів.

Зустріч регіональних координаторів

Проводьте системні зустрічі

Якщо ваші групи мають лідерів, то з ними варто проводити тактичні та стратегічні зустрічі. Не дуже часто і не дуже рідко. Якщо вони здійснюють дуже багато діяльності – тоді раз на тиждень. Якщо менше, – тоді раз на два тижні. Рідше проводити не варто, люди починають втрачати зв’язок з вашим проєктом. А зустрічі допоможуть тримати всіх поінформованими і націленими на діяльність.

Однак і про робочі групи (команди) не забувайте. Їм також важливо мати свої зустрічі. Щоб обговорити діяльність, яку вони проводять, як саме вони її реалізують, хто за що відповідає і який в цій роботі прогрес чи виклики. І, звісно, спільно шукати рішення та радіти малим і великим перемогам!

До зустрічей важливо готуватися. Найкраще, коли волонтери наперед поінформовані, скільки триватиме зустріч і коли саме відбудеться, які питання ви будете вирішувати і яка їхня роль на зустрічі. Кожна зустріч має завершуватися спільними домовленостями та розумінням, хто за що відповідальний. І, звісно, не забувайте про дедлайни.

Мої команди, які я координував на відстані, знали, що ми робимо спільний скайп один раз на два тижні, у вівторок о 19:00. Таким чином волонтери нічого не планували на цей час. 

Зорганізуйте спільні канали комунікації

Створіть декілька каналів комунікації, які матимуть свою ціль і свої правила. 

Інформаційний канал комунікації. Через нього ви інформуєте волонтерську спільноту про нових людей, надсилаєте важливу і корисну інформацію, яка стосується теми проекту. Волонтери завжди будуть просити більше інформації, навіть якщо її і так забагато. У нас таким каналом комунікації була гугл-група. 

Спільні чати. Раджу їх використовувати дозовано. На мою думку, чати – це один із найгірших способів вирішувати питання. Чати не лише втомлюють, але і заплутують. Уявіть, що ви, як волонтерка, не мали можливість зайти в чат протягом дня. Зайшли, а там сто повідомлень. Чи будете ви все це дійсно перечитувати? Я, зазвичай, не перечитую. Тому ми завжди радимо командам не перетворювати чат в безкінечну розмову на вільну тему, а використовувати його лише для спільних оголошень, які стосуються всієї команди та термінових коротких запитань. А всі обговорення про тактичні і стратегічні плани переносити в спільні онлайн зустрічі. Зараз онлайн зустрічі стають звичними. І різноманіття каналів зростає. Оберіть свій.

Використовуйте онлайн інструменти для організації спільної роботи

Якщо у вашої волонтерської команди багато напрямків роботи і завдань, зручно використовувати різні онлайн інструменти. Рекомендую використовувати Trello для організації завдань за різними напрямками роботи. А також Slack – як робочий чат, який може замінити email.

Головне, спочатку варто всіх навчити користуватися цими інструментами і домовитися про спільні правила використання. Можна провести онлайн інструктаж для цього. У перші тижні “нововведення” важливо мотивувати вашу волонтерську команду використовувати онлайн інструменти, аби для них це переросло у звичку. 

Відслідковуйте прогрес виконання завдань

Час від часу робіть “перекличку”, чи всі встигають все зробити у домовлені терміни. Можливо, комусь потрібна підтримка, підстраховка чи невеличка підказка. Створюйте безпечне середовище взаємодії, у якому волонтери не будуть боятися зізнаватися, що у них щось йде не за планом. На те ви й команда, щоб у разі чого підстрахувати одне одного та підтримати.

Підтримуйте та навчайте

Ніщо так не мотивує бути відповідальними, як довіра і підтримка! Волонтерам на відстані теж варто довіряти важливі функції та ролі у вашому проєкті. Проаналізуйте, які навички та знання волонтерам необхідно мати, щоб впоратися із завданнями. Створіть при необхідності відповідну систему навчання для волонтерів та будьте готовими та відкритими до того, щоб підтримати волонтерів у реалізації тієї діяльності, яку ви їм довірили.  

Організовуйте зустрічі з командою організації

Це може бути навчання, обговорення, сесія “питання і відповіді”. Волонтери, які працюють дистанційно, менше відчувають зв’язок з організацією. Тому їм важливо знайомитися з іншими людьми, які в ній працюють. Розуміти, що вони також їх знають, а не лише вас, їх координаторів.

Проводьте неформальні зустрічі

Раз на кілька місяців важливо організовувати неформальні відкриті зустрічі для всіх-всіх-всіх волонтерів! Такі собі посиденьки в онлайні, на яких люди зможуть поговорити про все на світі, але тільки не про свої завдання. Влаштуйте конкурс між командами чи спільну гру, завдяки якій волонтери зможуть краще познайомитися одне з одним. Поговоріть про те, що волонтери отримують від волонтерства, що їх мотивує бути з вами, які цікаві та смішні історії з ними трапилися під час волонтерства. Створіть з них спільноту друзів, адже саме вона буде їх мотивувати лишитися з вами на довший проміжок часу. І скористайтеся цим простором, щоб подякувати всім волонтерам за їхній внесок у спільну справу.

Афінська волонтерська група організувала велопробіг за сонячну енергію, 2015

Транслюйте вплив

Волонтерам важливо розуміти, як їхня діяльність змінює світ на краще. Часто діліться результатами роботи, навіть маленькими. Дайте волонтерам можливість порадіти за пророблену роботу!

Ніби то такі прості речі, а насправді зробити все це часто дуже складно. Всі люди різні, і проєкти різні. Комусь підходять більш формальні стосунки, інші спільноти навпаки – тримаються на неформальних. Якщо волонтери не роблять те, про що ви домовилися чи не реагують на ваші заклики до дії – то, в першу чергу, шукайте, що ви робите не так. Не шукайте чарівної таблетки, аналізуйте свою роботу, запитуйте ваших волонтерів та експериментуйте. І все вдасться!