Менеджер/ка з розвитку проектів / Program Development Manager

Інформація про проєкт

Проєкт «Зміцнення громадської довіри» (UCBI – 4)  Офісу перехідних ініціатив (OTI) Агентства США з міжнародного розвитку (USAID) покликаний сприяти об’єднаному, демократичному та орієнтованому на Європу відновленню України від наслідків вторгнення Росії. Ця мета буде досягнута шляхом виконання трьох початкових завдань: 1. Підсилення прозорості та доступності процесів відновлення, що відображають місцеві пріоритети в найбільш постраждалих від війни регіонах. 2. Зміцнення зв’язків між тимчасово окупованими Росією територіями та іншими частинами України. 3. Сприяння залученню громадян прифронтових і звільнених регіонів до життя своїх громад задля зміцнення їхньої стійкості та побудови кращого майбутнього. 

Основні завдання та обов’язки

• Відповідає за розвиток проєктів, ідентифікацію різноманітних партнерств і нагляд за технічною реалізацією проєктів у рамках визначеної географічної області.
• Під керівництвом Регіональної програмної директорки (RPD) або Медіа директорки (MD), SPDM і Заступника Представника ОТІ у країні (DCR) PDM на основі результатів швидкого оцінювання і згідно зі стратегічними рамками UCBI залучатиме партнерів для розвитку проєктів з високою ймовірністю досягнення ефекту, які відповідають поточній суспільно-політичній ситуації.
• Критично аналізує та обговорює ідеї, концепції та партнерства щодо технічної досконалості, інноваційності, стратегічної значимості, послідовності, ризику та безпеки.
• За координації з іншими співробітниками надає грантоотримувачам, субпідрядникам і потенційним партнерам технічну допомогу та менторську підтримку під час приготування та реалізації проєкту.
• Моніторить і звітує про обстановку (нові тенденції, новини та події) в контексті політичної, соціальної, культурної та економічної динаміки, що має вплив на портфель проєктів.
• Інформує SPDM про розвиток політичної, правової та економічної ситуації на місцях і вплив змін на діяльність і стосунки UCBI.
• Активно взаємодіє та координує роботу з іншими командами та колегами з підрозділів грантів, закупівель і операційної діяльності для забезпечення ефективних комунікацій, спільного планування і конструктивних відносин.
• Контролює роботу, надає менторську підтримку і навчає Асистентів з розвитку проєктів (PDA) з метою розвитку ідей і діяльності на всіх етапах циклу проєкту.
• Надає PDA менторську підтримку з питань ефективного управління, комунікацій і стратегій розвитку відносин.
• Надає менторську підтримку, навчає та ефективно керує Асистентами з розвитку проєктів (PDA) з метою забезпечення своєчасного і повного виконання необхідних завдань. Надає відгуки в режимі реального часу, регулярно обговорює потреби професійного розвитку і складає плани задоволення цих потреб.
• Обов’язок дбайливого ставлення і заохочення членів команди до використання своїх відпусток, забезпечення обізнаності працівників про ресурси, доступні для них і їхніх сімей, і сприяння їх використанню.
• Відповідає за створення атмосфери емпатії та співчуття, у якій важливе місце відводиться рівновазі між роботою і особистим життям і прагненню до особистого та сімейного психологічного благополуччя.
• Сприяє можливостям навчання та отримання знань від інших членів команди та відділів, а також профільних експертів і партнерів для підвищення інноваційності та якості проєктів і забезпечення використання найкращих практик.
• Сприяє навчанню, яке забезпечує інновації в портфелі проєктів.
• Повідомляє і дотримується дедлайнів, узгоджених між SPDM і колегами з відділів грантів, закупівель і операційної діяльності.
• Бере участь у приготуванні своєчасних, високоякісних, продуманих внесків до результатів комунікаційної діяльності UCBI, зокрема до Піврічних звітів, Історій успіху, Ситуаційних аналізів.
• Сприяє наданню своєчасних і точних вхідних даних моніторингу, оцінювання і навчання (MEL) у рамках визначеного географічного району.
• Забезпечує, щоб усі вхідні дані SharePoint (SP) і Web-Based Database (WBDB) (файли, звіти, результати роботи і записки проєкту) генерувалися, називалися і зберігалися згідно з керівними вказівками проєкту.
• Відповідає за забезпечення регулярного оновлення файлів проєкту в SharePoint і WBDB для полегшення процесу закриття.
• Використовує і веде WBDB протягом Циклу проєкту UCBI згідно з керівними вказівками.
• За потреби їздить у відрядження в рамках зустрічей і візитів на об’єкти програми для сприяння дієвому розвитку та реалізації програми.
• У разі потреби PDM може виконувати спеціальні завдання і обов’язки, покладені на нього/неї SPDM для забезпечення загального ефективного розвитку програмної діяльності.

Кваліфікація

• Бажаний диплом бакалавра.
• Бажано від двох (2) до трьох (3) років досвіду роботи над складними програмами на місцях.
• Бажаний підтверджений досвід роботи з грантовими програмами USAID (в ідеалі – ОТІ).
• Бажано щонайменше один (1) рік досвіду роботи на керівній посаді.
• Можливість/бажання подорожувати до локацій, у яких працює UCBI.
• Обов’язкові продемонстровані аналітичні здібності та розуміння локального, регіонального та національного політичного контексту, а також здатність творчо мислити при концептуалізації відповідних грантових проєктів.
• Розвинені організаційні, управлінські та комунікативні навички, бажано в частині написання звітів, моніторингу та оцінювання.
• Обов’язкове підтверджене знання місцевих та іноземних неурядових організацій і організацій на рівні громади, які реалізовують відповідні проєкти та програми у країні, а також основних урядових акторів і зацікавлених сторін, з актуальним розумінням і знанням політичного середовища та суспільних умов у країні.
• Обов’язковий досвід роботи з місцевими організаціями при реалізації проєктів із залученням громади та проєктів консенсусного типу.
• Обов’язкова здатність продемонструвати на практиці успішний досвід застосування усіх зазначених вище ключових компетентностей.
• Бажаний досвід роботи в компанії Кімонікс.
• Обов’язкове вільне володіння українською мовою – в усній та письмовій формі.
• Обов’язкове майстерне володіння англійською мовою – в усній та письмовій формі.
• Для військовозобов’язаних осіб у військовому квитку обов’язкова наявність відмітки про постановку на військовий облік.

——–

Program Description

The United States Agency for International Development (USAID) Office of Transition Initiatives (OTI) Ukraine Confidence Building Initiative 4 (UCBI 4) aims to support advancing Ukraine’s unified, democratic, and Europe-oriented recovery from Russia’s invasion. This goal will be met through three program objectives: 1. To strengthen transparent, accessible recovery processes in frontline and liberated areas that reflect local priorities; 2. To strengthen nonviolent civic action and connections in Russian-controlled areas with the rest of Ukraine; and 3. To empower civic engagement in frontline and liberated communities to contribute to community resilience and shaping a better future.

Principal Duties and Responsibilities

• Responsible for developing activities, identifying diverse partnerships and overseeing the technical implementation of activities within a designated geographic area.
• Under the guidance of the Regional Program Director (RPD) or Media Director (MD), SPDM and OTI Deputy Country Representative (DCR) the PDM will engage partners to develop activities in line with the UCBI strategic framework and rapid assessment results which have a high likelihood of achieving impact and respond to the current social and political situation.
• Critically analyze and interrogate ideas, concepts, and partnerships for technical excellence, innovation, strategic relevance, coherence, risk and security.
• Provide technical assistance and mentorship to grantees, subcontractors, and potential partners during activity preparation and implementation in coordination with other staff.   
• Monitor and report on atmospherics (emerging trends, news, and developments) that relate to the political, social, cultural, and economic dynamics within the portfolio.
• Advise the SPDM on the evolution of the local political, legal, and economic situation and on how changes impact UCBI activities and relationships.
• Actively engage and coordinate with other teams and grants, procurement and operations colleagues ensuring effective communication, collaborative planning and constructive relationships.
• Supervise, mentor and train PDAs to develop ideas and activities at all stages of the activity cycle.
• Mentor PDAs in effective management, communication and relationship development strategies.
• Mentors, coaches, and effectively manages Program Development Assistants (PDAs) to ensure required tasks are completed in a timely and complete manner. Feedback will be provided in real time, and professional development needs regularly discussed, and plans put in place to achieve those needs.  
• Duty of care responsibilities ensuring team members are encouraged to use their leave and are aware of, and supported to use staff care resources available to them and their families.
• Responsible for creating a climate of empathy and compassion that places a high premium on work-life balance and the pursuit of individual and family mental health.
• Seek out knowledge and learning opportunities from other team members and departments as well as subject matter experts and partners to deepen innovation and excellence in activities and ensure best practices are realized.
• Pursue learning that ensures innovation within portfolio.
• Communicate and adhere to deadlines as agreed with the SPDM and grants, procurement and operations colleagues.
• Contribute to timely, high-quality, thoughtful contributions to UCBI communications deliverables including, but not limited to, Semi-Annual Reports, Success Stories, Case Studies.
• Contribute to accurate and timely MEL inputs within given geography.
• Ensure all SharePoint (SP) and Web-Based Database (WBDB) inputs (files, reports, deliverables, and activity notes) are generated, named and stored per project guidelines.
• Responsible for ensuring that activity files on SharePoint and in the WBDB are updated on an iterative basis to ease closeout burden. 
• Use and maintain WBDB per guidelines in the UCBI Activity Cycle.
• Travel as required to program site visits and meetings to facilitate effective program development and implementation.  
• As needs dictate, the SPDM may assign ad hoc special tasks and duties to the PDA to ensure the overall efficient development of program activities. 

Qualifications

• Bachelor’s degree preferred.
• Two (2) to three (3) years professional experience on complex field programs preferred.
• Proven experience working with USAID grants programs, ideally with OTI, preferred.
• At least one (1) year of supervisory experience preferred.
• Ability/willingness to travel to locations where UCBI works.
• Demonstrated analytical ability and understanding of local, regional, and national political context, with the ability to think creatively in conceptualizing relevant grant activities required. 
• Strong organizational, management, and communication skills, preferably with respect to report writing and monitoring and evaluation. 
• Proven knowledge of local and international NGOs and community-based organizations implementing relevant activities and programs in country, as well as key governmental actors and stakeholders, with an up-to-date understanding and knowledge of the political environment and social conditions in the country required. 
• Experience working with local organizations to implement community participation and consensus-type activities required. 
• Ability to practically demonstrate successful experience with all the core competencies listed above required.
• Prior work experience with Chemonics desirable.
• Fluent written and oral Ukrainian required.
• Proficient written and oral English required.
• For conscripts, a note on military registration in the military ticket is required.

APPLICATION INSTRUCTIONS: 

 Send electronic submissions to [email protected] by May 24, 2024. Please insert the position you are applying for “Program Development Manager” in the subject line and include your CV and a cover letter/statement of interest explaining interest in and qualifications for the job. Please specify the region you are applying for (North East, South, National). No telephone inquiries, please. Applications will be reviewed on a rolling basis, early applications are encouraged. For more information, please visit www.chemonics.com.  

“Chemonics is an equal opportunity employer and does not discriminate in its selection and employment practices on the basis of race, color, religion, sex, national origin, political affiliation, sexual orientation, gender identity, marital status, disability, genetic information, age, membership in an employee organization, or other non-merit factors.”