Менеджер/ка з адміністративної діяльності / Administrator

Міжнародна Солідарність (Solidarites International) – французька неурядова гуманітарна організація, яка надає допомогу населенню, постраждалому від конфліктів та насильства, епідемій, природних чи кліматичних катастроф та економічної кризи. Наші гуманітарні команди прагнуть допомагати людям, чиє життя, здоров’я та безпека знаходяться під загрозою, задовольняючи їхні основні потреби: їжа, вода, притулок та гігієна. З лютого 2022 року Міжнародна Солідарність розпочала підтримку населення України, яке постраждало від конфлікту, нав’язаного Російською Федерацією. Ми відкрили регіональні офіси у Львові, Дніпрі та Одесі, розширюючи підтримку по всій країні в місцях найбільшої потреби, безпосередньо або через місцевих партнерів.    

Під наглядом польового координатора менеджер з адміністративної діяльності  здійснює адміністративне, бухгалтерське та фінансове управління відповідно до процедур Solidarites International. Він/вона контролює бухгалтерські операції та управління готівкою, а також здійснює контроль за бюджетом спільно з керівниками програм, а також відповідає за кадровий облік  та навчання персоналу в офісі.

 До обов’язків входить:  

Адміністративне управління персоналом

• Допомога в прийомі та інтеграції нового персоналу, організація вступного інструктажу
• Здійснення підбору та найму персоналу 
• Контроль архівування, обробки та безпеки персональних файлів Solidarites International
• Організація оцінки результатів та ефективності персоналу відповідно до процедур та контроль професійного розвитку персоналу
• Оцінка ризиків, пов’язаних зі змінами в компенсаційній та соціальній політиці
• Оновлення організаційної схему місії.

 Керування командою

• Визначення потреб в адміністративному персоналі та набір команди відповідно до виділених ресурсів
• Навчання, підтримка та оцінка адміністративного персоналу, проведення  робочих зустрічей та нарад.

 Управління грошовими коштами

• Облік грошових потоків та забезпечення належного використання грошей
• Контроль грошових переказів та безпеку коштів
• Контроль належного утримання  банківських книг та безпеки сейфів і кас
• Перевірка всіх виплати та зобов’язаннь щодо витрат відповідно до процедур Solidarites International
• Підготовка та контроль щомісячного закриття, перегляд та інтеграція бухгалтерського обліку 
• Перевірка облікових файлів перед відправкою на узгодження.

 Бюджетний/фінансовий моніторинг

• Оновлення та аналізе подальших дії щодо бюджету спільно з командами логістики та програм
• Допомога адміністративному координатору у формуванні фінансових звітів та проведенні аудитів
• Допомога у формуванні бюджетів для нових заходів.

 Звітність/комунікація

• Встановлення та підтримка зв’язків з місцевими та регіональними адміністративними органами, контроль за діючими нормативними актами
• Участь у зустрічах, пов’язаних з адміністративними аспектами, представлення Solidarites International на зустрічах
• Контроль за наданням адміністративних та фінансових звітів до головного офісу в Києві. 

 ВИМОГИ ДО КАНДИДАТІВ: 

• Вища у галузі фінансів, бухгалтерського обліку, управління персоналом або у будь-якій іншій відповідній галузі 
• Досвід роботи від 5 років в адміністративному секторі, управлінні персоналом чи бухгалтерії
• Досвід роботи в міжнародних гуманітарних неурядових організаціях буде перевагою
• Знання англійської мови на рівні upper-intermediate та вище 
• Вільне володіння пакетом MS Office
• Гнучкість, стресостійкість, організованість та педантичність.

УМОВИ ПРАЦІ

• Ця посада базується в Харкові 
• Контракт: трудовий договір (згідно українського законодавства) 
• Вид працевлаштування: повна зайнятість
• Оплата: 1430 EUR gross (виплачується в гривнях, згідно з  обмінним курсом Національного банку України (НБУ)).

Будь ласка, надішліть резюме і супровідний лист англійською мовою на email: [email protected]

Кінцевий термін подання заявок: 27 січня 2023.

Solidarites International залишає за собою право продовжити кінцевий термін подачі заявки, якщо вважатиме за необхідне.

Разом з нами Ви будете працювати в динамічному та інтерактивному робочому середовищі, а також станете частиною колективу з сильним командним духом.  

- – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –  – – – – – – – –  – — – – – – – – – – – – – 

Solidarites International (SI) is a French non-governmental organization that provides assistance to the population affected by conflicts and violence, epidemics, natural or climatic disasters and economic collapse. Our humanitarian teams strive to help people whose lives, health and safety are at risk by meeting their most basic needs: food, water, shelter and hygiene. Since February 2022, Solidarites International has started supporting the Ukrainian population affected by the conflict imposed by the Russian Federation. We have established regional offices in Lviv, Dnipro and Odesa, extending support throughout the country in the places of greatest need, directly or through local partners.

Under the supervision of the field coordinator, the administrator carries out administrative, accounting and financial management of his/her base, in compliance with donor and Solidarites International procedures. He/she supervises accounting operations and cash management, and carries out budget follow up in conjunction with the program managers. He/she is also one of those charged with ensuring that Solidarites International’s Human Resources policy is properly implemented at the base.

Key responsibilities: 

Administrative management of personnel

• Assist in welcoming and integrating new personnel, ensure they receive administrative briefing 
• Supervise the administrative management of personnel recruitment and hiring at his/her base
• Supervise the archiving, handling and security of Solidarites International personnel files
• Ensure that performance reviews are carried out according to defined procedure, and monitor the professional development of personnel
• Evaluate risks linked to changes in compensation and social policies
• Update the mission organization chart

Team management

• Define the needs of administrative personnel at the base, and recruit according to the resources allocated
• Train, support and evaluate the administrative team at the assignment base, lead meetings for the administrative team.

Cash-flow/bookkeeping

• Manage his/her base’s cash-flow and ensure that banks and cash boxes are well supplied
• Manage transfers and monitor the security of funds
• Monitor bank books for his/her base, supervise the upkeep and security of safes and cash-boxes
• Validate all disbursements and commitments of expenditure, in compliance with Solidarites International procedures
• Prepare and supervise the monthly closing, review and integration of the accounting for his/her base 
• Verify the accounting files before they are sent to coordination.

Budgetary / financial monitoring

• Update and analyse budget follow up in conjunction with logistic and program teams
• Aid the administrative coordinator in formulating financial reports and carrying out audits
• Assist in formulating budgets for new activities.

Reporting/communication

• Establish and maintain relationships with local and regional administrative authorities, monitor regulations in force
• Take part in meetings relating to administrative aspects, represent Solidarites International on request and/or by order 
• Ensure administrative and financial reports are made to the coordination according to the Solidarites administrative calendar.

WHAT WE ARE LOOKING FOR:

• Studies: Diploma in Finance, accountability, human resources, or any relevant field 
• Experience: 5 years of experience in administrative sector, HR and accountancy
• Experience in INGO will be as an advantage 
• Knowledge of English at least upper-intermediate level
• IT skills: Mastering 365 Microsoft office package, MS Excel
• Flexible, stress-resistant, organized and meticulous.

WORKING CONDITIONS:

• This position is based in Kharkiv
• Contract: Employment contract (according to Ukrainian legislation) 
• Type of employment: full-time
• Payment: 2380 EURO gross (paid in UAH based on the National Bank of Ukraine exchange rate). 

Please, submit your CV with cover letter in English to email: [email protected]

Application closing date: January 27th, 2023.

Solidarites International reserves the right to extend the application deadline if deemed necessary.

By working with Solidarites International, you will work in a dynamic and interactive work environment, you will also be part of a collective with a developed team spirit.