Фахівець/чиня з адміністративних питань / Administrative Officer

Компанія «Делойт» шукає кваліфікованих кандидатів на посаду Фахівеця з адміністративних питань для підтримки Проекту USAID «Підтримка реформ охорони здоров’я» (далі – Проект). 

Посада: Фахівець з адміністративних питань

Період зайнятості: 01/10/2024 р. – 31/03/2025​​ р.

Інформація про Проєкт:

Мета діяльності Проєкту USAID «Підтримка реформи охорони здоров’я» (Проєкт) полягає у підтримці прозорої, підзвітної та ефективної системи охорони здоров’я, здатної задовольняти потреби населення України. Сприяння реформуванню сектору охорони здоров’я, підвищення прозорості та боротьба з корупцією зменшать власні витрати громадян на охорону здоров‘я та покращать доступ українців до високоякісних та заснованих на доказах медичних послуг. Ліквідація корупції є складовою кожного компоненту, який має бути виконаним у рамках Проєкту, а саме:

1. Покращення управління у секторі охорони здоров’я.
2. Сприяння трансформуванню моделі фінансування охорони здоров’я.
3. Зміцнення кадрового потенціалу сектору охорони здоров’я.
4. Підвищення прозорості, підзвітності системи охорони здоров’я та її чутливості до змін.
5. Покращення системи надання послуг на всіх рівнях.

Обсяг послуг

Фахівець з адміністративних питань забезпечує організаційно-адміністративну підтримку Проєктному офісу з відновлення сектору охорони здоров’я (Проєктний офіс) при Міністерстві охорони здоров’я (МОЗ) України.

Опис послуг

• Облік, реєстрація, перевірка та підготовка вхідної кореспонденції для управлінської звітності, у тому числі документів та листів; підготовка документів та узгодження їхнього змісту з відповідними підрозділами за дорученням керівника.
• Своєчасна підготовка та розповсюдження матеріалів до зустрічей та конференцій, матеріально-технічне забезпечення, організація зустрічей, координація прийому відвідувачів.
• Організація зустрічей та контроль за графіком роботи керівника, у тому числі підтвердження участі, координація комунікації, підготовка програм візитів та оформлення необхідної документації для відряджень.
• Моніторинг та внесення необхідної інформації до відповідних баз даних.
• Збір та аналіз даних, пов’язаних з проєктною діяльністю.
• Збір та систематизація матеріалів для підготовки презентацій.
• Забезпечення своєчасного виконання підрозділами МОЗ доручень керівництва та перевірка повноти їх виконання.
• Забезпечення комунікації та координації з підрозділами МОЗ, підприємствами, установами та організаціями, що належать до його сфери управління, а також з обласними та Київською міською державними УОЗ/ДОЗ, експертними групами та іншими залученими спеціалістами з відповідних питань і завдань.
• Участь у виконанні інших заходів Проєкту, за потреби.

Місце роботи та відрядження

Фахівець з адміністративних питань працюватиме в м. Київ у Міністерстві охорони здоров’я України. Відрядження не передбачаються.

Вимоги

• Ступінь бакалавра (або вище)
• Відмінні навички письмового та усного спілкування, вживання дипломатичної та тактовної лексики навіть у стресових і термінових ситуаціях
• Вільне володіння українською мовою; професійний рівень володіння англійською мовою
• Досвід адміністративної роботи не менше 2 років; робота в державному секторі буде вважатися перевагою
• Відмінна особиста організованість та організаторські здібності для визначення пріоритетів та планування завдань
• Виняткова здатність дотримуватися термінів
• Відмінні навички проведення презентацій та організації зустрічей
• Здатність почуватися комфортно у мінливому середовищі
• Позитивний командний гравець із сильними навичками міжособистісного спілкування та налагодження стосунків
• Здатність проявляти ініціативу, діяти незалежно та орієнтуватися в неоднозначних ситуаціях
• Уважність до деталей
• Винахідливість і прагматичність під час розв‘язання проблем
• Уміння помічати неординарне та завершувати цикли
• Упевнений користувач Microsoft Word, Excel, PowerPoint та Outlook
• Можливість працювати понаднормово, за потреби

Підпорядкування

Фахівець з адміністративних питань підпорядковуєтсья Менеджеру з питань відновлення та відбудови системи охорони здоров’я.

Кандидати, які відповідають вищезазначеним вимогам, повинні надіслати своє резюме, супровідний лист,  та три контакти для перевірки рекомендацій на адресу [email protected] з темою листа Фахівець з адміністративних питань не пізніше 15 вересня 2024 року. На співбесіду будуть запрошені лише ті кандидати, які пройдуть попередній відбір.

ENG

Deloitte is seeking resumes for qualified candidates to serve as Administrative Officer in support of the USAID Health Reform Support project. 

Role: Administrative Officer
Period of performance: 01/10/2024 – 31/03/2025

Project Description

The purpose of the USAID Health Reform Support (HRS) project is to support a transparent, accountable, and effective health care system that is capable of meeting the health needs of the Ukrainian people. Advancing health sector reforms, enhancing transparency, and tackling corruption will reduce out-of-pocket payments and improve access and availability of high quality, evidence-based health care services for Ukrainians. Elimination of corruption is a cross-cutting theme across all objectives to be achieved by this activity, which include:

1. Improve health sector governance.
2. Support the transformation of the healthcare financing model.
3. Strengthen the health workforce.
4. Enhance transparency, accountability, and responsiveness of the health care system.
5. Improve service delivery system at all levels.

Scope of Services

The Administrative Officer will provide technical assistance to USAID HRS in administrative and operational support for the Health Recovery Project Office at the Ministry of Health (RPO) from the consequences of the war.

Description of Services

Services will include, but will not be limited to:

• Handling the accounting, registration, review, and preparation of incoming correspondence for management reporting, including paperwork and letters; preparing documents and reconciling them with relevant departments as per the chief’s instructions.
• Preparing and distributing materials for meetings and conferences in a timely manner, providing logistical support, organizing meetings, and coordinating visitor reception.
• Organizing meetings and overseeing the manager’s work schedule, including confirming participation, coordinating communication, preparing visit programs, and creating necessary documentation for business trips.
• Monitoring and filling in the necessary indicators in the specified databases.
• Collecting and analyzing data related to project activities.
• Collecting and systematizing materials for creating presentations.
• Ensuring the timely implementation of management resolutions by the Ministry of Health departments and verifying the completeness of their execution.
• Facilitating communication and coordination with Ministry of Health departments, enterprises, institutions, and organizations under its management, as well as with regional and Kyiv city state health administrations, expert groups, and other involved experts on the relevant issues and tasks.
• Providing input to other USAID HRS activities, as needed.

Work Location & Travel

The Administrative Officer will be based in Kyiv and co-located with the Ministry of Health. No travel is anticipated.

Requirements

• Bachelor’s degree (or higher)
• Excellent written and verbal communication skills, using diplomatic and tactful language, even in stressful, time-sensitive situations
• Fluency in Ukrainian; professional level of English
• Minimum of 2 years of previous experience with administrative work; work in the governmental sector would be considered an asset
• Excellent time management and organizational skills to prioritize and plan tasks
• Exceptional ability to meet deadlines
• Excellent presentation and meeting arrangement skills
• Ability to thrive in a fast-paced, fast-changing environment
• Positive team player with strong interpersonal and relationship-building skills
• Ability to take initiative, function independently, and navigate ambiguity
• Strong attention to detail
• Resourceful and pragmatic problem solver
• Skilled at following up on outstanding items and closing loops
• Strong computer proficiency in Microsoft Word, Excel, PowerPoint, and Outlook
• Ability to work outside of standard business hours on an as-needed/required basis

Reporting Requirements

The Administrative Officer will provide updates on the progress of services to the Healthcare Recovery and Restoration Manager.

Qualified candidates are expected to send their CVs, cover letter, and list of two professional references [email protected] no later than, September  15, 2024. Please indicate the following in the subject field of the email: “Administrative Officer“. Only shortlisted candidates will be invited for an interview.