Директор/ка із закупівель та логістики / Procurement & Logistics Director

Фонд «Партнерство за сильну Україну» (ФПСУ) — це багаторічна, мультидонорова фінансована програма, координатором якої є Міністерство закордонних справ, у справах Співдружності Націй та розвитку Сполученого Королівства (МЗС Британії) та здійснюється у співпраці з Урядом України.

Метою ФПСУ є створення покращених умов для української держави у партнерстві з громадянським суспільством та приватним сектором, щоб очолити інклюзивне національне, відновлення і відродження в контексті російської агресії. Цей результат покликаний сприяти відновленню більш стійкої, соціально згуртованої, інклюзивної, демократичної, та процвітаючої України. ФПСУ надає кошти українським і міжнародним партнерам і реалізує проєкти, засновані на дослідженнях і фактичних даних.

Обов’язки:   

Директор із закупівель та логістики підпорядковуватиметься безпосередньо заступнику керівника групи з операційної діяльності.

Основні обов’язки та зобов’язання: 

• Створення та підтримка загальної політики, практики та процедур, що стосуються всіх аспектів закупівель, забезпечуючи їх відповідність глобальнішим системам та політикам Кімонікс та ФПСУ у цій галузі.
• Нагляд за закупівлями, що здійснюються міжнародними постачальниками послуг.
• Здійснення нагляду за командою закупівель та керівництво нею для виконання проєктних та адміністративних закупівель у міру необхідності.
• Підтримка контакту з відповідними зацікавленими сторонами (як внутрішніми, так і зовнішніми) для забезпечення узгодженості процесів закупівлі та логістики конкретним і своєчасним потребам проєкту.
• Проведення перевірки відповідності ITT, контрактів, угод з постачальниками і закупівельної документації (включаючи мемо про відбір) для забезпечення узгодженості з процесами закупівель Кімонікс, FCDO (далі – Міністерство закордонних справ і справ співдружності націй, МЗСССН) і ФПСУ.
• Нагляд за використанням та дотриманням інструментів та практик закупівель ФПСУ персоналом ФПСУ.
• Участь у розробці “контенту” для навчання з різних тем, пов’язаних з контрактами і закупівлями, в координації з керівником проєкту і заступником керівника групи з операційної і фінансової діяльності, а також проведення навчання для персоналу відділу закупівель і технічних груп.
• Сприяння покращенню координації між відділом закупівель, технічними групами та відділу з фондів.
• Координація роботи з відділом з фондів для забезпечення ефективного відстеження контрактів на закупівлі та платежів для цілей звітності та бюджетування.
• Підтримка та поточний контроль діяльності відділу закупівель у узгодженні умов контрактів/угод з постачальниками для управління корпоративними ризиками Кімонікс та забезпечення співвідношення ціни та якості.
• Контроль роботи відділу закупівель для забезпечення належного визначення пріоритетів завдань та збалансованого навантаження між членами команди.
• Координація процесу перегляду контрактів з командою з контрактів Кімонікс UK та дирекцією ФПСУ відповідно до існуючої матриці корпоративних повноважень, практик делегування повноважень ФПСУ та Керівництва із закупівель ФПСУ.
• Надання рекомендацій стосовно посилення політики та процедур для забезпечення ефективності внутрішнього контролю у запобіганні, виявленні та усуненні невідповідностей встановленим політикам та процедурам у керівництві із закупівель та застосовних правилах та підзаконних актах, а також підтримка впровадження найкращої практики укладання контрактів.
• Виконання інших обов’язків, призначених заступником керівника групи з операційної діяльності або призначеною ним/нею особою.

 Необхідні навички та кваліфікація: 

• Мінімум шестирічний досвід роботи в проєктах, що фінансуються донорами, на відповідній посаді і з підтвердженим досвідом у ролі керівника.
• Мінімум дворічний досвід роботи на місцях у проєктах МЗСССН, включаючи досвід нагляду, керівництва та наставництва команд країни перебування, є кращим, але не обов’язковим.
• Досвід роботи в країнах, що розвиваються — бажано в складних, високошвидкісних і складних польових операціях.
• Продемонстрована здатність керувати різними командами особисто та віддалено.
• Ознайомленість з діяльністю Кімонікс, знання Політик та процедур МЗСССН стосовно процесів та систем закупівель.
• Продемонстрований досвід і знання в створенні систем і здійсненні контролю за запуском програми в умовах часових обмежень, а також в завершенні програми є вкрай бажаними, але не обов’язковими.
• Продемонстрований досвід керування проєктами, що фінансуються донорами, в складних і політично чутливих умовах перехідного періоду або стабілізації, бажано в Україні.
• Вільне володіння письмовою та усною англійською мовою, бажано знання української або російської мов.

Робоче навантаження: Повний робочий день

Місце посади: Київ, Україна

Інструкції щодо подання резюме:

Подавайтеся за допомогою цього посилання до 19 жовтня 2023 р. Для позицій, де англійська мова є обов’язковою, бажано (але не обов’язково) надсилати резюме на англійській мові. Закликаємо подавати заявки людям з обмеженими можливостями. Заявки розглядатимуться на постійній основі. Без запитань по телефону, будь ласка. Кімонікс зв’яжеться з фіналістами.

https://app.smartsheet.com/b/form/a44f8791237c4df2a2c0d3d2ad86b2ca 

Summary:  

The Partnership Fund for a Resilient Ukraine (PFRU) is a multi-year, multi-donor funded programme managed by the UK’s Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO) and governed in collaboration with the Government of Ukraine.   

The PFRU’s aim is to set improved conditions for the Ukrainian state, in partnership with civil society and the private sector, to lead on inclusive national recovery and revitalization in the context of Russia’s aggression. This outcome is designed to facilitate the rebuilding of a more resilient, socially cohesive, inclusive, independent, democratic, sovereign and prosperous Ukraine.  The PFRU provides funds to Ukrainian and international delivery partners and implements projects based on research and evidence. 

Responsibilities:   

The Procurement and Logistics Director will report directly to the Deputy Team Leader Operations.

This role will have the following principal duties and obligations: 

• Creates and maintains overall policies, practices, and procedures relating to all aspects of procurement, ensuring they are in line with wider Chemonics and PFRU systems and policies in this area.
• Oversees procurements carried out by international supply chain services providers.
• Oversees and manages the procurement team to deliver on project and administrative procurements as needed.
• Liaises with relevant stakeholders (both internal and external) to ensure procurements and logistics are based on specific and timely project needs.
• Conducts compliance reviews of ITTs, contracts, vendor agreements and procurement documentation (including selection memos) to ensure consistency with Chemonics, FCDO and PFRU procurement processes.
• Ensures that PFRU procurement tools and templates are shared and utilised by PFRU staff.
• Contributes to the development of ‘content’ for training in a variety of contract and procurement-related topics in coordination with the Project Implementation and Deputy Team Leader – Operations and Finance and delivers training to procurement and technical teams.\
• Contributes to strengthened coordination between procurement, technical, and fund teams.
• Coordinates with fund team to ensure procurement contracts and payments are effectively tracked for reporting and budgeting purposes.
• Reviews and supports procurement team in negotiating contract/vendor agreement terms and conditions, to manage Chemonics corporate risk and ensure value for money.
• Oversees the work of the procurement team to ensure appropriate prioritisation of tasks and balanced workload across the various team members.
• Coordinates contractual reviews with the UKD contracts team and PFRU PMU as appropriate in line with the existing corporate authorities matrix, PFRU delegations of authority, and the PFRU Procurement Manual.
• Makes recommendations on strengthening policies and procedures to ensure internal controls are effective in preventing, identifying, and addressing noncompliance with established policies and procedures in the procurement manual and applicable rules and regulations and supports implementation of best practices in contracting.
• Performs other duties as assigned by the Deputy Team Leader – Operations or his/her designee.

Required Skills and Qualifications: 

The Procurement and Logistics Director will have the following qualifications and experience requirements:   

• A minimum of six years of experience working on donor-funded projects in a related role and with demonstrated supervisory experience.
• Minimum of two years field experience on FCDO projects including supervising experience leading and mentoring host-country teams is preferred but not required.
• Experience working in developing countries is required—preferably complex, high-speed, and challenging field operations.
• Demonstrated ability in managing dispersed teams in-person and remotely.
• Familiarity with Chemonics, FCDO policies and procedures in regard to procurement processes and systems is preferred.
• Demonstrated experience and knowledge in establishing systems and overseeing program start-up under limited time constraints as well as program close-out is highly desired, but not required.
• Demonstrated experience leading donor-funded efforts in complex and politically sensitive transition or stabilization contexts, with a preference for Ukraine.
• Fluency in written and oral English is required, knowledge of Ukrainian or Russian is beneficial.

Duration of Assignment: Full time

Location of Assignment: Kyiv, Ukraine

Application Details

Apply using the following link by October 19th. For roles requiring English language skills, English language CVs are preferred (but not required). We encourage to apply people with disabilities.  Applications will be considered on a rolling basis. No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists.

https://app.smartsheet.com/b/form/a44f8791237c4df2a2c0d3d2ad86b2ca