Асистент/ка з підтримки програми / Program Support Assistant (PSA)

Інформація про проєкт

Проєкт «Зміцнення громадської довіри» (UCBI – 4)  Офісу перехідних ініціатив (OTI) Агентства США з міжнародного розвитку (USAID) покликаний сприяти об’єднаному, демократичному та орієнтованому на Європу відновленню України від наслідків вторгнення Росії. Ця мета буде досягнута шляхом виконання трьох початкових завдань: 1. Підсилення прозорості та доступності процесів відновлення, що відображають місцеві пріоритети в найбільш постраждалих від війни регіонах. 2. Зміцнення зв’язків між тимчасово окупованими Росією територіями та іншими частинами України.

Основні завдання та обов’язки:

• Надання допомоги працівникам програми в питаннях розвитку діяльності, зокрема щодо наповнення WBDB, створення нотаток стосовно діяльності, перегляду документів, інтеграції досліджень і навчання, надання адміністративної підтримки, наприклад, зі створення файлів, найменування файлів тощо.
• Надання допомоги працівникам програми в поданні та моніторингу всіх продуктів, що потребують схвалення ОТІ та/або NPR.
• Надання допомоги працівникам програми з робочими графіками, зокрема, з керуванням календарями щотижневих внутрішніх зустрічей, зустрічей з партнерами, виїздів на локації тощо.
• Надання допомоги працівникам програми в переданні результатів аналізу ситуації (нових трендів, новин, подій), що відображає політичну, соціальну, культурну та економічну динаміку в межах портфоліо.
• Надання допомоги працівникам програми в комунікації вартих уваги подій, що відбуваються у ході впровадження діяльності та при виїзді на локації.
• Надання підтримки у своєчасному, високоякісному, змістовному виробленні комунікаційних продуктів UCBI, серед яких зокрема піврічні звіти, історії успіху, практичні кейси.
• Надання допомоги працівникам програми у своєчасному наданні точної інформації для MEL.
• Надання допомоги працівникам програми у забезпеченні створення, відповідності найменування, збереження об’єктів SharePoint (SP) та Web-Based Database (WBDB) (файлів, звітів, продуктів, нотаток щодо діяльності) відповідно до інструкцій проєкту.
• Надання допомоги у формуванні форм запитів на оплату (PRF), у тому числі відповідної резервної документації, наприклад, очікуваних результатів за етапами діяльності.
• Надання допомоги працівникам програми у зборі даних та координуванні пов’язаних із програмою запитів на аудит.
• Комунікація та дотримання термінів, погоджених з працівниками програми, відділу грантів, закупівель та операційного відділу.
• За потреби виїзд у локації впровадження програми та на зустрічі для сприяння наданню ефективної підтримки програми та забезпечення відповідності впровадження.
• За потреби Заступник керівника проєкту (програми) та Керівники команд можуть доручати PSA інші спеціальні завдання та обов’язки для забезпечення загального ефективного розвитку програмної діяльності. 

 Ключові напрями: програмна підтримка, програмне адміністрування, підтримка відносин, моніторинг, навчання, комунікація, звітність.

Кваліфікації

• Обов’язковий диплом бакалавра.
• Бажано один (1) рік професійного досвіду роботи в комплексних програмах.
• Бажаний досвід роботи з грантовими програмами USAID, в ідеалі – ОТІ.
• Здатність/бажання вчитися та професійно зростати.
• Здатність/бажання виїжджати до локацій, в яких працює UCBI.
• Підтверджені аналітичні здібності та розуміння місцевого, регіонального та національного політичного контексту, а також здатність до креативного мислення.
• Обов’язкова здатність практично демонструвати успішний досвід у всіх перелічених вище ключових компетенціях.
• Бажаний досвід роботи в компанії «Кімонікс».
• Обов’язкове вільне володіння українською мовою – в усній та письмовій формах.
• Обов’язкове професійне володіння англійською мовою – в усній та письмовій формах.
• Для військовозобов’язаних осіб у військовому квитку обов’язкова наявність відмітки про постановку на військовий облік.

———————————————-

Program Description

The United States Agency for International Development (USAID) Office of Transition Initiatives (OTI) Ukraine Confidence Building Initiative 4 (UCBI 4) aims to support advancing Ukraine’s unified, democratic, and Europe-oriented recovery from Russia’s invasion. This goal will be met through three program objectives: 1. To strengthen resilience and accelerate short-term recovery in frontline and liberated communities; and 2. To reinforce connections between people in the temporarily occupied territories with the rest of Ukraine.

 Principal Duties and Responsibilities  

• Support the wider program team with activity development including, but not exclusive to, WBDB population, activity notes, document reviews, research and learning integration, and administrative support such as filing, file naming, etc.
• Support the wider program team with the submission and tracking of all products that require OTI approval and/or NPR.
• Support the wider program team with scheduling including, but not limited to, managing internal weekly meeting calendars, partner meetings, site visit scheduling, etc.
• Support the wider program team with reporting on atmospherics (emerging trends, news, and developments) that relate to the political, social, cultural, and economic dynamics within the portfolio.
• Support the wider program team with reporting on human interest stories that emerge from activity implementation and site visits.
• Support the timely, high-quality, thoughtful contributions to UCBI communications deliverables including, but not limited to, Semi-Annual Reports, Success Stories, Case Studies.
• Support the wider program team with accurate and timely MEL inputs.
• Support the wider program team to ensure that all SharePoint (SP) and Web-Based Database (WBDB) inputs (files, reports, deliverables, and activity notes) are generated, named, and stored per project guidelines.
• Support the compilation of payment request forms (PRFs), including relevant back-up documentation such as milestone deliverables.
• Support to the wider program team for data collection and coordination on program related audit requests.
• Communicate and adhere to deadlines as agreed with program, grants, procurement, and operations colleagues.
• Travel as required to program site visits and meetings to facilitate effective program support and compliant implementation.  
• As needs dictate, DCOP-P and Team Leaders may assign ad hoc special tasks and duties to the PSA to ensure the overall efficient support of the program portfolio. 

 Key Areas: Program support, Program administration, Relationship support, Monitoring, Learning, Communications, Reporting.

Qualifications

• Bachelor’s degree preferred.
• One (1) year professional experience on complex field programs preferred.
• Proven experience working with USAID grants programs, ideally with OTI, preferred.
• Ability/willingness to learn and further professional development.
• Ability/willingness to travel to locations where UCBI works.
• Demonstrated analytical ability and understanding of local, regional, and national political context, with the ability to think creatively required.
• Ability to practically demonstrate successful experience with all the core competencies listed above required.
• Prior work experience with Chemonics desirable.
• Fluent written and oral Ukrainian required.
• Proficient written and oral English required.
• For conscripts, a note on military registration in the military ticket is required.

APPLICATION INSTRUCTIONS:

Send electronic submissions to [email protected] by May 13, 2024. Please insert the position you are applying for (“Program Support Assistant”) in the subject line and include your CV and a cover letter/statement of interest explaining interest in and qualifications. No telephone inquiries, please. Applications will be reviewed on a rolling basis, early applications are encouraged. For more information, please visit www.chemonics.com. 

“Chemonics is an equal opportunity employer and does not discriminate in its selection and employment practices on the basis of race, color, religion, sex, national origin, political affiliation, sexual orientation, gender identity, marital status, disability, genetic information, age, membership in an employee organization, or other non-merit factors.”