Тендер на організацію ділових подорожей та корпоративних заходів для Пакт, Інк.

Проект міжнародної технічної допомоги «Програма сприяння громадській активності «Долучайся!» (англійською Enhance Non-Governmental Actors and Grassroots Engagement (ENGAGE), що фінансується Агентством США з міжнародного розвитку (USAID) та реалізується міжнародною неприбутковою організацією Pact, Inc., запрошує взяти участь у тендері і надіслати цінову пропозицію на надання послуг з організації ділових подорожей та корпоративних заходів для працівників та партнерів проекту ENGAGE.

Очікується, що обраний постачальник надаватиме послуги з організації ділових поїздок, конференц-сервісу та інші супутні послуги працівникам та партнерам USAID/ENGAGE належним чином, а також надаватиме проактивні консультації та супровід подорожуючим із дотриманням умов Федеральних Правил США щодо ділових подорожей та політики Pact щодо відряджень.

Послуги надаватимуться за необхідності. Договір з обраним постачальником послуг буде укладено з 1 жовтня 2018 р. по 30 вересня 2019 р., з можливістю подовження терміну його дії.

Вимоги до подання пропозицій

Закупівля цих послуг здійснюється за рахунок проекту (програми) міжнародної технічної допомоги та відповідає категорії (виду) товарів, робіт та послуг, зазначених у затвердженому Міністерством фінансів України Плані закупівель, як  звільнених  від ПДВ. Учасники тендеру мають подати пропозиції, що містять таку інформацію:

1. Супровідний лист, підписаний уповноваженим представником компанії, що підтверджує зобовязання учасника тендеру відповідати умовам і вимогам, зазначеним у цьому запиті на подання пропозицій (ЗНП). У листі має бути зазначена особа з відповідними контактними даними, уповноважена підтримувати будь-яку комунікацію з компанією Pact  під час  розгляду і оцінки пропозицій.
2. Цінова пропозиція відповідно до наданого шаблону (див. Додаток 1).

Ціна пропозиції має бути зафіксована в гривнях. Зверніть увагу, що оплата здійснюватиметься в українських гривнях відповідно до виставленого рахунку-фактури. В рахунку-фактурі необхідно виділити окремо сумму ПДВ, яка, однак, не сплачується відповідно до Політики щодо залучення, використання та моніторингу міжнародної технічної допомоги, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 15 лютого 2002 р. та Листа Державної податкової служби України від 1 березня 2012 р. №6125/7/12-1017.

Термін подання пропозицій та інші вимоги

Зацікавлені сторони мають подати свої пропозиції разом із супровідним листом до 18:00, 17 вересня 2018 р., на електронну адресу: [email protected] В темі листа вкажіть, будь ласка, “ЗНП на послуги з організації ділових подорожей та корпоративних заходів.”

Всі питання та уточнення щодо цього ЗНП надсилайте, будь ласка, на електронну адресу:  [email protected] не пізніше 13 вересня 2018 р., в темі листа вкажіть, будь ласка: “Питання щодо ЗНП на послуги з організації ділових подорожей та корпоративних заходів.” Відповіді будуть надані электронною поштою до 14 вересня 2018 р. Для забезпечення справедливості та прозорості тендерного процесу Pact не може надавати попередню оцінку отриманих пропозицій. Пропозиції, отримані після 18:00, 17 вересня 2018 р., не розглядатимуться.

Випуск цього ЗНП не є зобов’язанням з боку Pact щодо підписання  договору. Pact залишає за собою право відхиляти будь-які або всі пропозиції, але в разі отримання прийнятних пропозицій, Pact має намір укласти договір. Pact може зупинити цей ЗНП в будь-який час на власний  розсуд.

Pact не несе жодної відповідальності за будь-які витрати, пов’язані з підготовкою або поданням  пропозицій.

Це відкритий тендер, інформацію про тендер можна знайти в засобах масової інформації.

Мова подання пропозицій

Пропозиції, всі документи та кореспонденція, пов’язана з цим ЗНП, повинні бути написані та подані українською або англійською мовами.

Переговори

Надсилайте, будь ласка, Вашу найкращу цінову пропозицію. Очікується, що договір буде укладатись виключно на основі оригінальних цінових пропозицій. Проте Pact залишає за собою право проводити переговори та/або вимагати роз’яснень та пояснень в процесі проведення тендеру, до ухвали договору.

Вся інформація, надана сторонами один одному протягом переговорного періоду, не розглядається як погоджена, перш ніж така інформація буде письмово зафіксована в договорі та підписана обома сторонами.

Приклади умов договору

Договір на цю закупівлю повинен містити, як мінімум, наступне:

1. Сторони Договору

 “Виконавець” означає компанію, яка надає послуги за договором; “Замовник” означає “Pact, Inc.”, що впроваджує проект міжнародної технічної допомоги «Програма сприяння громадській активності «Долучайся!» (USAID/ENGAGE). Договір має бути укладений між ЗАМОВНИКОМ і ВИКОНАВЦЕМ.

 2.  Умови оплати

Умови та графік оплати будуть узгоджені з обраним підрядником.

 3. Звільнення від сплати податку на додану вартість (ПДВ)

Оскільки Рact є виконавцем проекту (програми) міжнародної технічної допомоги, Pact оплачує товари та послуги згідно з рахунком-фактурою Виконавця та контрактом без податку на додану вартість (ПДВ) відповідно до Політики щодо залучення, використання та моніторингу міжнародної технічної допомоги, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 15 лютого 2002 р. та Міжурядовою угодою між Україною та США щодо гуманітарного, технічного та економічного співробітництва від 7 травня 1992 року.

4. Прийнятність постачальників

Будь-які закупівлі, що є результатом цього тендеру, будуть фінансуватися за рахунок USAID/ENGAGE і будуть підпадати під дію Федеральної системи регулювання закупівель (FAR) та правил USAID. Ніяке обладнання, матеріали чи послуги не мають право на фінансування USAID, якщо їх пропонує постачальник або субпідрядник, включений до будь-якого з списків  призупинених, заборонених або неприйнятних заявників, що використовуються USAID.  

5. Антитерористичні виконавчі накази та закони США

Виконавцю нагадується, що виконавчі розпорядження США та закони США забороняють транзакції та надання ресурсів та підтримки окремих осіб та організацій, пов’язаних з тероризмом. Відповідальність за виконання цих розпоряджень та законів лежить на підряднику. Це положення повинно бути включено до всіх субпідрядних контрактів/рішень щодо надання субпідрядних договорів, виконаних відповідно до умов цього договору.

  ДОДАТОК 1 

Чітко та стисло надайте відповіді на такі питання:

1. Чи наявний в Вашій компанії відділ корпоративного обслуговування, окремий менеджер, закріплений за клієнтом?

2. Чи є можливість надавати особливі/індивідуальні послуги для подорожуючих, як то: бронювання місць у місцях, яким надається перевагу (біля вікна, тощо), автоматичне внесення даних часто подорожуючих клієнтів, тощо?

3. В яких містах України укладені договори на співпрацю з готелями/мережами готелів? Вкажіть назви готелів (до 10 шт.) та розмір знижки.

4. Які строки та процедури встановлені в Вашій компанії щодо надання звітніх документів (оригінали рахунків та видаткових накладних, актів, дублікатів квитків), щодо повернення грошей за невикористані квитки в разі скасування подорожі?

5. Будь ласка, підтвердіть свою технічну та фінансову спроможність надавати послуги, про які йдеться мова (наприклад, копіями реєстраційних документів, свідоцтв, сертификатів, річних фінансових звітів, інше).

6. Опишіть свій досвід в обслуговуванні міжнародних неприбуткових організацій, посольств, мультинаціональних корпорацій. Надайте 3 рекомендаційних листи та зазначте контакти рекомендодавців.

7. Які додаткові послуги та вигоди Ви можете надати?

8. Чи інформуєте Ви своїх клієнтів про нові правила перевезення, зміни у розкладі, форс-мажорні обставини, діючі акції в мережах готелів, тощо?