Надання послуг з організації заходів
БЛАГОДІЙНА ОРГАНІЗАЦІЯ “УКРАЇНСЬКА ОСВІТНЯ ПЛАТФОРМА” ЗАПРОШУЄ ПОСТАЧАЛЬНИКІВ НАДАТИ КОМЕРЦІЙНІ ПРОПОЗИЦІЇ НА НАДАННЯ ПОСЛУГ З ОРГАНІЗАЦІЇ ЗАХОДІВ/ THE CHARITY ORGANIZATION “UKRAINIAN EDUCATION PLATFORM” INVITES SUPPLIERS TO SUBMIT COMMERCIAL PROPOSALS FOR THE PROVISION OF EVENT ORGANIZATION SERVICES
ЗАГАЛЬНІ ДАНІ / BACKGROUND INFORMATION
Територія України/ Territory of Ukraine
БО «Українська освітян платформа» разом із партнером – донором DanChurchAid в рамках реалізації проєкту: Nansen Programme for Ukraine 2026-1010413-46 запрошує надавачів послуг з організації заходів/The Ukrainian Education Platform together with the donor partner DanChurchAid within the framework of the project: Nansen Programme for Ukraine 2026-1010413-46 invites providers of event organization services.
- МЕТА ДОГОВОРУ ТА ОЧІКУВАНІ РЕЗУЛЬТАТИ / CONTRACT PURPOSE AND EXPECTED RESULTS
Загальна мета / Overall objective:
Надання послуг з організації заходів по всій території України/ Providing services for organizing events throughout Ukraine
Мета / Purpose:
Надання послуг з організації заходів, модулів, ретритів, ретроспектив, послуг з організації тренінгів на вимогу, тренінгів для бізнесу, тренінгів для фахівців та послуг з організації відряджень, ділових поїздок та моніторингових візитів для команди / Providing services for organizing events, modules, retreats, retrospectives, on-demand training services, business training, specialist training, and services for organizing business trips, business trips, and monitoring visits for the team
Результати, яких має досягнути Підрядник / Results to be achieved by the Contractor:
1.Забезпечення надійного і своєчасного надання послуг організації заходів
2. Виконання умов договору щодо обсягу та якості надання послуг
3. Виконання умов договору щодо ціни та термінів надання послуг
- ОБСЯГ ПОСЛУГ / SCOPE OF THE SERVICES
Предметом цієї закупівлі є надання послуги з організації заходів в рамках реалізації проєкту:
Nansen Programme for Ukraine 2026-1010413-46
Завдання, що підлягають виконанню Підрядником / The tasks to be carried out by the Contractor
До складу даних послуг входять зокрема, але не включно:
Послуги з комплексної організації заходів, що включає в себе проживання, харчування, трансфер учасників, оренда конференц – залу з обладнанням, тощо;
- придбання залізничних, автобусних квитків по Україні (в т.ч. в електронному вигляді)
- повернення/заміна залізничних, автобусних квитків по Україні (в т.ч. в електронному вигляді) та надання підтверджуючих документів із сумою повернення.
- бронювання проживання в готелях в межах України для учасників проекту (в т.ч. для групи) та надання підтверджуючих документів від субпідрядників про рівень, вартість та розселення учасників
– надання пасажирських перевезень (в т.ч. для групи до 60 осіб) в межах України для учасників проекту
- організація трансферу автобусом, мікроавтобусом, автомобілем і тд. з і до місця призначення в межах України (в т.ч. для групи до 60 осіб) та надання маршрутних листів і підтвердження кілометражу
- організація оренди транспортного засобу з/без водія
- оренда конференц-залів для організації заходів (з урахуванням технічного оснащення конференц-зали: проектор, презентер, фліпчарт, папір для фліпчарту, мікрофон та інше);
- підготовка конференц-зали до проведення заходу (розстановка стільців/столів та іншого обладнання, забезпечення можливості підключення та виступу спікерів через конференц – зв’язок; підключення та налаштування обладнання та інше);
- організація харчування для учасників проекту (сніданок, обід, вечеря) в т.ч. для груп та надання підтверджуючих документів від субпідрядників про меню, вартість та вагу страв, які включені в організацію харчування;
- організації кейтерингу, кава-брейків та надання підтверджуючих документів від субпідрядників про меню, вартість та вагу страв, які включені до організації кейтерінгів та кава-брейків;
- організація технічного обслуговування заходів (меблі, світло, звук тощо) та надання підтверджуючих документів від субпідрядників зі специфікацією та цінами;
- компенсація непередбачуваних витрат відповідно до поданих розрахункових документів.
Наданий перелік послуг (далі – Послуги), являється орієнтовним та невиключним.
- ПОРЯДОК НАДАННЯ ПОСЛУГ
Замовник надає Лист замовлення в електронному вигляді на електронну пошту Підряднику (у форматі WORD або PDF) із зазначенням конкретних послуг, періоду, кількості людей та всієї іншої необхідної інформації.
Підрядник повинен забезпечити оперативне реагування на зауваження представників Замовника та учасників заходу та усунення всіх недоліків у разі їх виявлення.
При здійсненні розрахунків Підрядник надає Замовнику оригінали таких документів: Рахунок, акт виконаних робіт, кошторис з повним переліком наданих послуг з необхідними додатками, фіскальні та/або товарні чеки, інші документи що підтверджують проведення оплат.
При замовленні є послуги з проживання та бронювання приміщення для заходу Підрядник надає пропозиції з кошторисом із зазначенням різних (не менше 2х) варіантів. Після надання послуги Підрядник до кошторису повинен надати Замовнику підтверджуючі документи з готелю, де відбулося розміщення учасників заходу (див. Табл 1).
При замовленні є послуги з організації харчування (кейтерингу, кава-брейку) то Підрядник повинен до кошторису надати копію акту наданих послуг (з деталізацією меню, вартості та ваги страв) між організатором події (Підрядником) тазакладом харчування, фіскальний чек або платіжне доручення завірені печаткою (див. Табл 1).
Якщо в замовленні є послуги з замовлення квитків для учасників заходу, то Підрядник повинен до кошторису надати копії усіх проїзних документів учасників заходу (див. Табл 1).
Якщо в замовленні є послуги з організації трансферу учасників з/до місця події, то Підрядник повинен до кошторису надати розрахунок вартості перевезення (див. Табл 1).
- ПЕРЕЛІК ДОКУМЕНТІВ, ЩО ПОДАЮТЬСЯ УЧАСНИКАМИ ЗАКУПІВЛІ ДЛЯ ПІДТВЕРДЖЕННЯ ЇХ ВІДПОВІДНОСТІ ВСТАНОВЛЕНИМ ВИМОГАМ
Учасник в складі пропозиції надає наступні документи:
- Заповнену форму цінової пропозиції відповідно – Додаток 2. Бланк пропозиції (заповнюється Кандидатом)/Annex 2. Proposal Submission Form (to be completed by the Candidate)
- Виписку або витяг з єдиного державного реєстру суб’єктів підприємницької діяльності;
- Документи на підтвердження відповідності згідно критеріїв оцінювання
3.1. Досвід виконання аналогічних договорів – лист у довільній формі з переліком виконаних або діючих договорів, предметом яких є організація заходів – не менш ніж 5 прикладів.
3.2. Можливість надання всіх підтверджуючих документів – лист у довільній формі з наведенням прикладів підтверджуючих документів – актів, рахунків, меню тощо.
3.3. Наявність прикладів успішно реалізованих заходів
ПОДАННЯ ЗАЯВОК
Заявки мають бути отримані Замовником не пізніше 17:00, 09 серпня 2026 року.
Заявки можуть бути подані одним з таких способів:
поштою за адресою м. Львів, вул. Лазаренка, 1 А.
або на електронну пошту [email protected]
Заявки повинні бути підписані належним чином уповноваженим представником компанії, що пропонує свої послуги, не підписані заявки до розгляду не приймаються.
- ДАТА РОЗГЛЯДУ ПРОПОЗИЦІЙ УЧАСНИКІВ ЗАКУПІВЛІ І ПІДВЕДЕННЯ ПІДСУМКІВ ЗАКУПІВЛІ
Час розкриття всіх наданих заявок – 10.08.2026 року о 11:00.
Термін для прийняття рішення щодо закупівлі – не більше 10 (десяти) днів з дня розкриття заявок.
- ПОРЯДОК І КРИТЕРІЇ ОЦІНКИ
Оцінка тендерних пропозицій здійснюється за бальною моделлю відбору постачальників.
- ЧАСОВІ МЕЖІ, ЛОГІСТИКА ТА УМОВИ / TIMING, LOGISITICS AND FACILITIES
Місце надання послуг – територія України.
Строк надання послуг – з дати укладання договору по 31.12.2027 року з можливістю пролонгації
- ЗВІТНІСТЬ / REPORTING
Не пізніше 10 робочих днів з дати завершення відповідного заходу (за потреби та за запитом замовника цей термін може бути зменшений до 5 робочих днів) виконавець має надати замовнику оригінали таких документів: рахунок, акт наданих послуг, виконавчий кошторис (фінальний кошторис) з повним переліком наданих послуг з необхідними додатками фіскальні та/або товарні чеки, інші документи, що підтверджують проведення оплат.
- КВАЛІФІКАЦІЙНІ ВИМОГИ / QUALIFICATION REQUIREMENTS
- Загальна запропонована вартість послуг
- Досвід виконання аналогічних договорів, аналогічного предмету закупівлі, виконаного у період 2024-2026 роки – Мінімум 2 роки підтвердженого досвіду надання послуг з організації заходів (тренінгів, конференцій, семінарів, воркшопів) – гарантійний лист з переліком виконаних або діючих договорів, предметом яких є організація заходів – не менш ніж 5 прикладів.
- Можливість надання всіх підтверджуючих документів згідно списку документів на підтвердження наданих послуг, згідно заявки Замовника – може підтверджуватися гарантійний листом у довільній формі.
- Наявність прикладів успішно реалізованих заходів (може бути підтверджено рекомендаційними листами, актами виконаних робіт або посиланнями на публікації про заходи), у сукупній кількості не менше 2 заходів, хоча б в одному з них кількість учасників має складати не менше 50 осіб).
Заявки мають бути подані на електронну пошту: [email protected] (будь ласка, у темі листа зазначте – Запит пропозицій – № БО00-Т222347 – Надання послуг з організації подій
Кінцевий термін подачі заявок: 09 серпня 2026 року до 17:00 (за київським часом).
Якщо у Вас виникнуть запитання чи уточнення, ми будемо раді допомогти! Зв’яжіться з нами за електронною адресою [email protected] або за телефоном 098-732-74-53 Олена.
Заздалегідь дякуємо за Вашу увагу і сподіваємось на плідну співпрацю!
Основний Запит пропозицій SER 2 2026
Додаток 1 ser-2-3 TOR Організація заходів
Додаток 2 ФІНАНСОВА ПРОПОЗИЦІЯ
