Проєктний/на менеджер/ка проєкту “Стійке населення”/Project Manager Resilient Populations

Загальна інформація

«Партнерство за сильну Україну» Фаза 2 (PFRU-2) — це багаторічна донорська програма, що реалізується під управлінням Міністерства закордонних справ, справ Співдружності націй та розвитку (МЗС) Великої Британії у співпраці з українським урядом. Метою PFRU-2 є забезпечення українській державі кращих умов для керування інклюзивним відновленням і відродженням України в партнерстві з громадянським суспільством і приватним сектором в умовах російської агресії. 

Проєкт «Стійке населення» (RP) спрямований на посилення стійкості українського суспільства шляхом підтримки соціально-економічної інтеграції цільових категорій населення, в тому числі ветеранів, людей із інвалідністю, внутрішньо переміщених осіб (ВПО), людей похилого віку та молоді. Напрям RP «Соціальні послуги та ПЗПСП» зосереджується на покращенні якості, доступності, координації та безперервності надання соціальних послуг, а також послуг у сфері психічного здоров’я та психосоціальної підтримки. 

Основні завдання та обов’язки (ключові функції):

Проєктний(а) менеджер(ка) надає підтримку старшому проєктному менеджеру та/або директору проєкту в повсякденному управлінні проєктом і портфелем напряму «Соціальні послуги та ПЗПСП», контролює внутрішні процеси, в тому числі цикли реалізації проєкту та активностей, а також комунікує з зовнішніми партнерами та зацікавленими сторонами з метою забезпечення успішної реалізації проєкту. Проєктний(а) менеджер(ка) застосовує проактивний підхід до мінімізації ризиків, надає підтримку директору проєкту в досягненні високих технічних показників і результатів реалізації проєкту відповідно до поставлених цілей. Він/вона діє з дотриманням принципів доброчесності та конфіденційності, прагне до досконалості, дотримується всіх правил і положень МЗС Великої Британії, договірних вимог, а також політик, систем і цінностей «Кімонікс». 

Управління та реалізація проєктів, управління персоналом

• Забезпечення реалізації проєкту та циклу активностей для відповідного проєкту згідно з затвердженим стратегічним/прискореним проєктом і відповідним бюджетом.
• Забезпечення зберігання всієї відповідної документації щодо проєкту/активностей у відповідних проєктних папках. Збереження всіх відповідних проєктних файлів проєкту і погоджень у відповідному проєктному архіві.
• За дорученням директора проєкту комунікація з зацікавленими сторонами проєкту з метою надання оновленої інформації про проєкт та адаптації активностей (за потреби).
• Координація з іншими підрозділами PFRU (іншими компонентами / проєктами / операційним підрозділом / підрозділом LAP) для забезпечення реалізації заходів (за потреби).
• Складання та узгодження меморандумів про взаєморозуміння (Меморандумів) з партнерами/реципієнтами (у координації з підрозділами MEL та проєктної діяльності), забезпечення внесення реципієнтів до реєстраційної картки PFRU та дотримання бенефіціарами та реципієнтами вимог, викладених у меморандумах.
• За дорученням директора проєкту відстежування витрат за статтями бюджету та підготовка оновлених щомісячних прогнозів. Перегляд відхилень у проєкті, визначення рішень для усунення відставань, навчання персоналу бюджетному менеджменту.
• Координація з підрозділом зовнішніх комунікацій щодо виробництва комунікаційних матеріалів та організації заходів (якщо передбачається участь фінансових партнерів) відповідно до стратегії зовнішніх комунікацій PFRU.
• Пропонування та складання концептуальних записок щодо активностей в рамках підпроєкту/робочих напрямів для директора проєкту з урахуванням пропозицій технічних радників і відповідних зацікавлених сторін (підрозділу LAP і зовнішніх партнерів) відповідно до теорії змін, показників і цілей стратегічного проєкту, а також пропонування плану реалізації.
• Контроль роботи та перевірка/затвердження технічних результатів роботи технічних радників/фахівців та інших консультантів, таких як штатні співробітники (за підтримки директора проєкту в разі необхідності).
• Виявлення та управління проєктними ризиками в співпраці з партнерами-виконавцями із забезпеченням реалізації проєктів у межах бюджету та з регулярним інформуванням директора проєкту.
• Моніторинг і оцінка ходу реалізації проєктів, а також збір відповідних даних у партнерів у співпраці з підрозділом моніторингу, оцінки та організаційного навчання (MEL).
• Участь у технічних семінарах, презентаціях, зустрічах із зацікавленими сторонами відповідно до вимог керівництва проєкту.
• Аналіз динаміки ситуації в Україні з метою врахування результатів аналізу при розробці й реалізації заходів та інформування програмного персоналу про відповідні зміни.
• Сприяння обміну знаннями в рамках програми з визначенням можливостей для розвитку спроможності.
• Виконання обов’язків директора проєкту (за потреби).
• Здійснення прямого контролю за роботою та результатами проєктних фахівців і асистентів, а також надання наставництва, навчання та регулярного зворотного зв’язку щодо результатів роботи.
• Інші призначені обов’язки, пов’язані з управлінням проєктом.

Закупівлі

• Контроль за процесом закупівель, у тому числі складання PAR/AAR, забезпечення укомплектування складу оціночних комітетів, чіткої комунікації з бенефіціарами та реципієнтами під керівництвом проєктного фахівця, а також отримання необхідних погоджень з боку директора проєкту.
• Отримання технічних консультацій щодо специфікацій PAR у технічного радника за необхідності.

Управління грантами

• У координації з технічним радником складання та аналіз запитів на пропозиції у координації з MEL, GEDSI та іншими проєктними підрозділами (за потреби).
• Участь у роботі оціночної комісії для відбору грантів.
• Співпраця з фондовим підрозділом і грантоотримувачем з метою фіналізації обсягу робіт, бюджету та графіка виконання.
• Забезпечення технічного аналізу/затвердження результатів роботи та надання зворотного зв’язку грантоотримувачу за підтримки технічного радника.
• Складання MEL-плану за підтримки MEL та за участю грантоотримувача.
• Виконання функції основної контактної особи для грантоотримувачів та аналіз показників реалізації грантових проєктів.
• Делегування процесу управління грантами проєктному фахівцю (за потреби).

Кадри та підбір персоналу

• Формулювання запитів на підбір персоналу на основі потреб проєкту та відповідно до затвердженого бюджету для затвердження директором проєкту.
• Складання/аналіз обсягів робіт консультантів для затвердження директором проєкту.
• Виконання функцій члена комісії з проведення співбесід для підбору персоналу для проєкту (за потреби).

Звітність:

• Складання/аналіз звіту про результати реалізації активностей і подання його директору проєкту на розгляд і затвердження.
• Складання/аналіз матеріалів для дайджесту програми та квартальних звітів.
• Співпраця з підрозділом MEL для забезпечення належного збору даних і сприяння оцінці результатів (за потреби).

Ключові компетенції:

Успішний(а) проєктний(а) менеджер(ка) має бути зразком для наслідування за кожною з наведених нижче ключових компетенцій. Він/вона активно, відкрито, в дусі партнерства сприятиме розробці та реалізації проєктів через:

• інклюзивну, командну роботу з усіма підрозділами з метою досягнення цілей і завдань програми;
• використання зворотного зв’язку, помилок і невдач як можливості для професійного зростання, постійного вдосконалення та ітеративного навчання на досвіді;
• ефективне визначення проблем і пошук відповідних вимогам, ефективних, належних рішень; залучення відповідних зацікавлених сторін до прийняття рішень та ескалацію проблем (за потреби);
• ефективну пріоритезацію завдань, гнучку адаптацію до зміни строків; інформування про затримки та виклики, що можуть вплинути на досягнення результатів у встановлені терміни;
• сприяння власному розвитку та професійному й особистому добробуту, а також розвитку та добробуту фахівців і інших співробітників.

На цю посаду потрібна людина, що застосовує критичне мислення для досягнення результатів, інклюзивно працює в команді з іншими підрозділами, активно керує підлеглими та виконує функції наставника.

Кваліфікація:

• Обов’язково ступінь бакалавра (бажано вище) чи еквівалентний підтверджений досвід роботи
• Продемонстрований досвід у плануванні, розробці та управлінні проєктами, зокрема в технічних сферах, у тому числі розбудові спроможності громадянського суспільства, наданні державних послуг і стратегічних комунікаціях
• Сильні організаційні, управлінські та адміністративні навички, у тому числі написання звітів, моніторинг та оцінка
• Продемонстровані аналітичні здібності та розуміння місцевого, регіонального та національного політичного контексту, здатність застосовувати творчий підхід при розробці концепцій відповідної проєктної діяльності
• Підтверджене знання місцевих і міжнародних неурядових і громадських організацій, які реалізують відповідні заходи та проєкти в Україні, а також ключових суб’єктів і зацікавлених сторін у державних структурах, а також актуальне розуміння та знання політичного й соціального контексту.
• Бажано досвід роботи з місцевими організаціями, в тому числі державними установами та громадянським суспільством
• Бажано досвід роботи з проєктами, які фінансує МЗС Великої Британії, чи іншими донорськими проєктами
• Обов’язково вільне володіння українською та англійською мовами.
• Досвід підтримки або управління заходами, пов’язаними із соціальними послугами, захистом, наданням послуг на місцевому рівні та/або у сфері психічного здоров’я та психосоціальної підтримки (ПЗПСП), буде значною перевагою.
• Можливість/готовність виїжджати на проєктні об’єкти PFRU-2.

Місце роботи та режим:

Ця посада передбачає повну зайнятість, очний режим роботи безпосередньо в офісі PFRU в Києві.

Підпорядкування:

Проєктний(а) менеджер(ка) підпорядковуватиметься безпосередньо директору проєкту«Стійке Населення».

Інструкції щодо подання резюме:

Подавайтеся за допомогою цього посилання до 2 липня 2026 р. У полі «На яку посаду ви подаєтесь?» слід вибрати посаду TD 161 Project Manager (Resilient Populations project). Для позицій, де англійська мова є обов’язковою, бажано (але не обов’язково) надсилати резюме на англійській мові. Закликаємо подавати заявки людям з інвалідністю. Заявки розглядатимуться на постійній основі. Без запитань по телефону, будь ласка. Кімонікс зв’яжеться з фіналістами.

PFRU-2 Recruitment – Candidate Application\

Background 

The Partnership Fund for a Resilient Ukraine – Phase 2 (PFRU-2) is a multi-year, multi-donor funded programme managed by the UK’s Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO) and governed in collaboration with the Government of Ukraine. PFRU-2’s aim is to set improved conditions for the Ukrainian state, in partnership with civil society and the private sector, to lead on inclusive national recovery and revitalization in the context of Russia’s aggression.

The Resilient Populations (RP) project aims to strengthen the resilience of Ukrainian society by supporting the socio-economic integration of target population groups, including veterans, people with disabilities, internally displaced persons (IDPs), the elderly, and youth. Within RP, the Social Services and MHPSS workstream focuses on improving the quality, accessibility, coordination, and continuity of social services and mental health and psychosocial support.

Principal Services and Responsibilities (Essential Functions):

The Project Manager supports the Senior Project Manager and/or Project Director in the day-to-day management of the project and Social Services and MHPSS portfolio , overseeing internal processes, including the project and activity cycles, and liaising with external partners and stakeholders to ensure successful delivery of the project. The Project Manager takes a proactive approach to risk mitigation, supporting the Project Director in achieving high technical and delivery performance against project objectives. They operate with integrity and assurance of confidentiality, commitment to excellence, compliance with all FCDO rules and regulations, contractual requirements, and Chemonics policies, systems, and values. 

Project Management, Implementation, and Staff Management

• Responsible for the implementation of the project and activity cycle for the respective project in line with the approved strategic/fast track project and corresponding budget.
• Ensure all relevant documentation for project/activities are stored in the relevant project folders. Saves all relevant project files and approvals in project files.
• As delegated by the Project Director, liaise with project stakeholders to provide project updates and adapt activities as needed.
• Coordinate with other PFRU teams (other outcomes/projects/operations/LAP team members) as needed to enable delivery of activities.
• Draft and negotiate memoranda of understanding (MOUs) with partners/recipients (in coordination with MEL & implementation teams), ensuring recipients are added to the PFRU Registration Card and beneficiaries and recipients adhere to requirements set out in MOU.
• As delegated by the Project Director, track spending against budget lines and prepare updated monthly forecasts. Reviews project variances, identifies solutions for shortfalls, and trains staff in budget management.
• Coordinate with External Communications team on the production of communications materials and arrangement of events (if financing partner attendance is anticipated) in line with PFRU External Communications Strategy.
• Propose and draft activity concept notes for work under the sub-project/workstreams to Project Director with input from Technical Advisors and appropriate stakeholders (LAP team and external partners) in line with the theory of change, indicators, and strategic project objective and propose implementation plan.
• Oversee work and review/approve technical deliverables from Technical Advisors/Specialists and other consultants such as embedded staff (with support from Project Director as needed).
• Identifies and manages project risks in collaboration with delivery partners, ensuring projects are delivered within budget and briefing the Project Director regularly.
• Monitors and evaluates project progress and collects relevant data from partners in collaboration with the MEL team.
• Contributes to technical workshops, presentations, and stakeholder meetings as required by project leadership.
• Analyses Ukraine’s evolving context to inform activity design and delivery, sharing relevant updates with the broader team.
• Promotes knowledge-sharing across the programme, identifying opportunities for capacity building.
• Serve as Acting Project Director when necessary.
• Provides direct supervision over Project Officer and Project Assistant performance and delivery and provides mentorship, training, and regular performance feedback.
• Other duties as assigned and relevant to project management.

Procurement

• Oversee the procurement process including the drafting of PARs/AARs, ensuring evaluation committees are staffed, clear communication with beneficiaries and recipients led by the Project Officer, and seek necessary approvals from Project Director.
• Seek technical advice on PARs specifications from Technical Advisor as applicable.

Grant Management

• In coordination with Technical Advisor, draft and review Call for Proposals, coordinating with MEL, GEDSI, and other technical support teams as required.
• Participate in Selection Committee to select grants.
• Liaise with Fund team and grantee to finalise scope of work, budget and delivery schedule.
• Provide technical review/approval of deliverables and provide feedback to grantee with support from Technical Advisor.
• Draft MEL plan with support from MEL and grantee input.
• Acts as main POC with grantees and review grant performance.
• Delegate grant management process to Project Officer as needed.

Human Resources and Recruitment

• Formulate staffing requests based on project needs and in line with the approved budget for Project Director
• Draft/review consultant scopes of work for Project Director
• Serve as interview panelist for project staffing as needed.

 Reporting

• Draft/review activity completion report and submit to Project Director for review and approval.
• Draft/review inputs to the programme digest and quarterly reports.
• Collaborates with MEL team members to ensure proper collection of data and contribute to outcome assessments as needed.

Core Competencies:

A successful Project Manager will serve as a role model across each of the core competencies listed below. They will actively, openly, and collaboratively facilitate project development and implementation by:

• Working inclusively and collaboratively across all units to achieve program objectives and goals. 
• Leveraging feedback, mistakes, and failures as opportunities to grow professionally, continuously improve, and iteratively learn from these experiences. 
• Effectively defining issues and determining compliant, effective, and appropriate solutions; incorporates appropriate stakeholders into decision making and escalates issues accordingly. 
• Prioritizing working effectively and flexibly adapting to shifting timeline; communicating delays or challenges that may impede achievement according to agreed timelines.  
• Promoting growth and professional and personal well-being of officers, other teammates, and self.  

This position requires someone who thinks critically to achieve results, works collaboratively and inclusively across units, and actively supervises and mentors.

Qualifications:

• Bachelor’s degree required, advanced degree preferred, or equivalent demonstrable experience.
• Demonstrated experience in project design, development and management, particularly in technical areas, including civil society capacity building, public service delivery and strategic communications
• Strong organisational, management, and administrative skills, including report writing and monitoring and evaluation
• Demonstrated analytical ability and understanding of local, regional, and national political context, with the ability to think creatively in conceptualising relevant project activities
• Proven knowledge of local and international NGOs and community-based organisations implementing relevant activities and projects in Ukraine, as well as key governmental actors and stakeholders, with an up-to-date understanding and knowledge of the political and social environment
• Experience working with local organisations, including government entities and civil society, preferred
• Experience with FCDO-funded projects or other similar donor-funded projects preferred
• Fluent Ukrainian and English required.
• Experience supporting or managing activities related to social services, protection, community-based service delivery, and/or mental health and psychosocial support (MHPSS) would be a strong advantage.
• Ability/willingness to travel to locations where PFRU-2 works.

Place of Assignment and Duration of Assignment/LOE:

This is a full-time, in-person position working directly from the PFRU office in Kyiv.

Reporting:

The Project Manager Resilient Populations will directly report to the Project Director (Resilient Populations Project).

Application Details

Apply using the following link by July 2nd, 2026. You should select the position TD 161 Project Manager (Resilient Populations project) in the field “What position you are applying for?” For roles requiring English language skills, English language CVs are preferred (but not required). We encourage to apply people with disabilities. Applications will be considered on a rolling basis. No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists.

PFRU-2 Recruitment – Candidate Application