Фінансовий(а) асистент(ка)/ Finance Assistant

Загальна інформація

Програма «Партнерство за сильну Україну» Фаза 2 (PFRU-2) — це багаторічна донорська програма, що реалізується під управлінням Міністерства закордонних справ, справ Співдружності націй та розвитку (МЗС) Великої Британії у співпраці з українським урядом. Метою PFRU-2 є забезпечення українській державі кращих умов для керування інклюзивним відновленням і відродженням України в партнерстві з громадянським суспільством і приватним сектором в умовах російської агресії.

Обов’язки фінансового(ої) асистента(ки) включають:

• Супровід бухгалтерських і фінансових операцій PFRU-2 в Україні на програмному та проєктному рівнях.
• Перевірка всіх запитів на оплату, згенерованих програмою, забезпечення наявності для транзакцій всіх підтверджуючих документів і погоджень та їхнього належного збереження в архівах документів. Відповідальність за підтримання в належному вигляді фінансових даних і фінансових файлів.
• Проактивне виявлення помилок та/або відсутніх документів для забезпечення відповідності фінансової документації вимогам.
• Забезпечення утримання всіх необхідних податків із відповідних платежів згідно з вимогами країни.
• Здійснення правильних і своєчасних платежів постачальникам товарів і послуг в системі онлайн-банкінгу.
• Підготовка банківських платіжних доручень у банку ProCredit, підготовка доручень на конвертацію валюти, моніторинг залишків готівки в банку.
• Надання допомоги бухгалтеру під час аудиту витрат, банківських депозитів, здійснення платежів постачальникам, а також забезпечення належного управління та обліку коштів для грантів у натуральній і грошовій формах, інших програмних заходів та операційної діяльності програми, перевірка звітів про витрати та авансів на відрядження.
• Проведення звірки та поповнення дрібних готівкових коштів (за потреби).
• Надання допомоги бухгалтеру в перевірці документації та розрахунків, таких як звіти про витрати, рахунки-фактури, аванси на відрядження, готівкові аванси, контактування з постачальниками (за необхідності)
• Співпраця з закупівельним і фондовими підрозділами з метою забезпечення дотримання внутрішніх політик стосовно фінансової документації в закупівельних процедурах.
• Надання допомоги фінансовому, кадровому та адміністративному підрозділам у забезпеченні надійного збереження всієї фінансової документації у паперовому та сканованому вигляді в цифровому архіві проєкту.
• Надання допомоги у фінансовому моніторингу та порівнянні фактичних витрат із взятими зобов’язаннями або прогнозом виплат (за потреби).
• Ведення різних трекерів, наприклад трекер платежів, трекер відряджень, трекер робочих днів тощо. За необхідності надання допомоги у фінансовому відстежуванні договорів і угод.
• Підготовка листів, кореспонденції, заявок та інших важливих документів на підпис керівництву.
• Виконання інших завдань за дорученням бухгалтера, фінансового директора, заступника керівника групи чи іншого співробітника аналогічного рівня.

Кваліфікація: 

• Бажано ступінь бакалавра в галузі бухгалтерського обліку, бажано від двох до чотирьох років досвіду роботи у фінансовій сфері в проєктах МЗС Великої Британії чи інших донорських проєктах.
• Обов’язково досвід роботи в системі онлайн-банкінгу. Бажано знати банківську систему ProCredit.
• Дуже бажано мати досвід роботи з міжнародними донорами.
• Обов’язково навички роботи за комп’ютером, зокрема з текстовими редакторами, електронними таблицями та підготовкою графіків, таблиць, діаграм за допомогою Microsoft Office (у тому числі Word, Excel та PowerPoint).
• Відмінні навички усного та письмового спілкування.
• Підтверджена різносторонність і чесність.
• Уміння професійно працювати з колегами, відвідувачами та громадськістю.
• Обов’язково вільне володіння українською та англійською мовами.

Підпорядкування:

Фінансовий(а) асистент(ка) підпорядковується бухгалтеру.

Період роботи:

Це короткострокова посада до 23 травня 2026 року з можливим подовженням.

Рівень залучення (LoE):

75%

Місце роботи:

Посада передбачає роботу в м. Київ (Україна).

Інструкції щодо подачі заявки: 

Подайте заявку за посиланням до 23 березня 2026 року. У полі «На яку посаду ви подаєтесь?» слід вибрати посаду TD 137 Finance Assistant. Для посад, які потребують знання англійської мови, бажано надсилати резюме англійською (але це не обов’язково). Заявки розглядатимуться на постійній основі. Будь ласка, не телефонуйте — з фіналістами зв’яжеться Chemonics. 

Посилання для подачі заявки: PFRU-2 Recruitment – Candidate Application

Background

The Partnership Fund for a Resilient Ukraine – Phase 2 (PFRU-2) is a multi-year, multi-donor funded programme managed by the UK’s Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO) and governed in collaboration with the Government of Ukraine. PFRU-2’s aim is to set improved conditions for the Ukrainian state, in partnership with civil society and the private sector, to lead on inclusive national recovery and revitalization in the context of Russia’s aggression

 Finance Assistant Responsibilities Include: 

• Supports accounting and financial operations for the Ukraine PFRU-2 programme and individual projects.
• Review all payment requests generated by the program, ensuring that all back-up documentation and approvals are available for transactions and saved properly in the files. Responsible for maintaining proper financial data and financial files.
• Proactively identify errors and/or missing documentation to ensure compliance of financial documentation.
• Ensures all necessary taxes are withheld from applicable payments based on country requirements.
• Carry out correct and timely payments to vendors and service providers in online bank system.
• Prepare bank payment orders in ProCredit bank, prepare currency conversion orders, monitor cash balances in bank.
• Assist the Accountant with auditing of expenses, bank deposits, issuing payments to vendors, as well as ensuring proper stewardship and accounting of funds for in-kind and cash grants, other program activities, and program operations, review of expense reports and travel advances.
• Conducts petty cash reconciliation and replenishment as applicable.
• Assists the Accountant with reviewing documentation and calculations such as for expense reports, invoices, travel advances, cash advances, and contact with vendors as needed.
• Works with the procurement and funds team to ensure that internal policies are followed as they relate to financial documentation in the procurement process.
• Assist the finance, HR, and administration team with ensuring all financial documentation is filed securely in both hard copy and scanned and saved in project digital files.
• Assists with financial monitoring and analysis of actual costs versus obligated or forecasted disbursements as needed.
• Maintain different trackers such as payment tracker, travel tracker, productive days tracker, etc. Assists with financial tracking of any contracts and agreements as needed.
• Prepare letters, correspondence, requisitions, and other forms of documents of consequence to be signed by management.
• Performs other tasks as assigned by the Accountant, or Finance Director, or Deputy Team Leader, or equivalent.

Qualifications:  

• Bachelor’s degree in accounting field preferred, two to four years of experience in working in finance for a FCDO or other donor-funded projects preferred.
• Experience working in online banking system is required. Knowledge of ProCredit bank system is preferred.
• Experience working with international donors strongly preferred.
• Computer literacy in word processing, spreadsheets and preparation of graphs, tables, charts with Microsoft Office (including Word, Excel, and PowerPoint) is necessary.
• Excellent verbal and written and communication skills.
• Demonstrated versatility, and integrity.
• Ability to work in a professional manner with fellow staff members, visitors, and the public.
• Fluency in Ukrainian, English is required.

Reporting:

The Finance Assistant will report to Accountant.     

Period of Performance:

This is a short-term technical assignment till 23 May 2026 with possible extension.

Level of Effort:

75% LoE.

Location:

This is a position based in Kyiv, Ukraine.

Application Details: 

Apply using the following link by March 23rd, 2026. You should select the position TD 137 Finance Assistant in the field “What position you are applying for?”. For roles requiring English language skills, English language CVs are preferred (but not required). Applications will be considered on a rolling basis. No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists.  

Application link: PFRU-2 Recruitment – Candidate Application