Тендер на закупівлю послуг рекламних агенцій
Всеукраїнська благодійна організація «КОНВІКТУС УКРАЇНА» (далі – «Організатор») оголошує конкурсні торги (тендер) на закупівлю послуг рекламних агенцій: фото та відео зйомки, написання текстів (послуг журналіста), розміщення інформаційних матеріалів у ЗМІ..
Всеукраїнська благодійна організація «КОНВІКТУС УКРАЇНА» — неурядова організація, що здійснює діяльність в Україні з 2006 року та є частиною міжнародної мережі Convictus, яка працює у Швеції, Естонії та Україні.
Організація має понад 18 років досвіду реалізації програм у сфері громадського здоров’я, гуманітарної допомоги та соціальної підтримки у співпраці з державними установами, національними та міжнародними партнерами.
Джерело фінансування закупівлі
Тендер проводиться в межах усіх проєктів Організації, що діють станом на дату оголошення, а також майбутніх проєктів, які реалізовуватимуться протягом 2026 року, у тому числі:
- субгрантів, наданих відповідно до програм Глобального фонду для боротьби зі СНІДом, туберкульозом та малярією;
- програм Федерального агентства США з контролю та профілактики захворювань (Centers for Disease Control and Prevention, CDC);
- проєктів, що реалізуються за підтримки Фонду ООН у галузі народонаселення (UNFPA) в Україні, International Medical Corps, GIZ, Norwegian People’s Aid, МБО «БФ «СОС Дитячі Містечка» Україна, ІСАР «Єднання», AFEW-Ukraine, Medicus Mundi Mediterrània, ING Bank, Європейського Союзу, а також інших донорів, які надають підтримку програмам Організації.
Порядок розрахунків
Закупівля послуг здійснюється частинами залежно від фактичної потреби Організації. Розрахунки проводяться у безготівковій формі. Базові умови оплати передбачають здійснення 50% передоплати від вартості послуги та 50% післяоплати після її надання на підставі належним чином оформлених первинних документів.
Разом з тим, з урахуванням вимог окремих донорів, умов фінансування відповідних проєктів або особливостей конкретного замовлення, умови оплати можуть бути змінені, за умови попереднього письмового погодження Сторін та відображення таких умов у договорі або відповідних додаткових угодах.
Географія виконання робіт: в межах України (в залежності від проєктної діяльності), але обов’язковими є: м. Київ, Київська, Вінницька, Волинська, Житомирська, Закарпатська, Івано-Франківська, Львівська, Миколаївська, Рівненська, Тернопільська, Кіровоградська, Хмельницька, Чернівецька, Харківська та Чернігівська області.
*Постачальник має забезпечити повний комплекс робіт у зазначених регіонах.
Термін постачання
З моменту підписання договору по 31 грудня 2026 року.
Формування ціни та ПДВ
У зв’язку з тим, що закупівля здійснюється в межах проєктів, які фінансуються різними донорами, застосування ПДВ може відрізнятися залежно від джерела фінансування конкретної партії закупівлі.
- Закупівлі за кошти міжнародної технічної допомоги (зокрема CDC/PEPFAR) здійснюються без ПДВ відповідно до ст. 197.11 Податкового кодексу України (за умови дотримання вимог законодавства).
- Закупівлі за кошти субгрантів Глобального фонду здійснюються без ПДВ відповідно до п. 26 підрозділу 2 розділу ХХ Податкового кодексу України та постанови КМУ № 284 від 17.04.2013 року.
- Закупівлі за кошти UNFPA та інших донорів здійснюються з ПДВ або без ПДВ залежно від умов фінансування та чинного законодавства України.
Учасник має подати цінову пропозицію із зазначенням, чи включає ціна ПДВ, та бути готовим до постачання як з ПДВ, так і без ПДВ залежно від джерела фінансування конкретного замовлення (готовність звільнитися від ПДВ)
У разі перемоги в тендері та укладення договору підвищення цін на послуги допускається не більше ніж на 10% від ціни, зазначеної у тендерній пропозиції, протягом строку дії договору. У разі необхідності підвищення цін понад 10% Постачальник зобов’язаний не пізніше ніж за 1 місяць до планованої дати підвищення надати Організатору письмове обґрунтування з підтвердженням ринкових коливань (інформація щонайменше від трьох незалежних постачальників аналогічних послуг).
У разі ненадання або неприйнятності такого обґрунтування Організатор має право розірвати договір у встановленому порядку без застосування штрафних санкцій.
Кваліфікаційні вимоги до Учасника
Учасник повинен відповідати таким кваліфікаційним вимогам:
- Право на здійснення господарської діяльності. Наявність державної реєстрації юридичної особи або фізичної особи–підприємця відповідно до законодавства України, що підтверджується витягом/випискою з Єдиного державного реєстру.
- Досвід постачання аналогічних послуг. Наявність підтвердженого досвіду постачання аналогічних послуг протягом останніх 3 (трьох) календарних років.
Досвід підтверджується копіями договорів, рахунків, актів, видаткових накладних та/або рекомендаційними листами. - Спроможність виконання договору. Наявність матеріально-технічної бази та організаційної спроможності виконати зобов’язання за договором, що підтверджується довідкою у довільній формі.
- Ідентифікація постачальника. Наявність вебресурсу для ідентифікації діяльності Учасника (офіційний вебсайт та/або офіційна сторінка в соціальних мережах).
- Електронний документообіг. Готовність Постачальника використовувати електронний документообіг, зокрема через сервіс ВЧАСНО або еквівалентний сервіс, що відповідає вимогам законодавства України.
Технічні вимоги до предмета закупівлі
- Предмет закупівлі. Послуги з виробництва фото та відео контенту та надання журналістських послуг, розміщення у ЗМІ. Створення серії відео-історій та текстових історій успіху бенефіціарок і громад, у яких надаються послуги проєктів Організації. Замовник шукає одного Постачальника, який забезпечить виконання повного комплексу робіт у всіх зазначених регіонах України.
- Забезпечити зйомку 13 відеороликів (у форматі сюжетів/історій успіху) – Вінницька область, Волинська область, Житомирська область, Закарпатська область, Івано-Франківська область (2 громади, відповідно – 2 комплекти матеріалів), Київська область, Львівська область, Рівненська область, Тернопільська область, Кіровоградська область, Хмельницька область, Чернівецька область.
- Вимоги до формату та тривалості відеороликів: співвідношення сторін: 16:9 (основний ролик), 1:1, 9:16 (адаптації); тривалість кожного відео – до 7 хвилин; якість відео – Full HD або вище. Технічні вимоги: формат файлів: MP4 (H.264); аудіо: стерео, 48 kHz;
професійний запис звуку; базова кольорокорекція та саунд-дизайн; підготовка адаптацій (ресайзів) для соціальних мереж. Вимоги до продакшену відео та фото: концепція та сценарій (Постачальник розробляє концепцію та базовий сценарний план для серії відео; сценарій погоджується із Замовником до початку зйомок; підхід має бути чутливим, етичним та недискримінаційним), зйомка (зйомка здійснюється на локаціях, погоджених із Замовником у дати, погоджені із замовником; Постачальник забезпечує власними силами камери, звук, світло, техніку та роботу знімальної групи; можливе використання живих інтерв’ю, закадрового голосу, ілюстративних кадрів (b-roll), продакшен (монтаж фінальної версії відео; кольорокорекція та саунд-дизайн; підготовка субтитрів та кепшн (за потреби); створення графічних елементів у стриманому, професійному стилі за погодженням із Замовником), фотозйомка (здійснення документальної та портретної фотозйомки під час виїздів у регіонах на професійну фотокамеру; фото мають ілюструвати надання послуг, роботу мобільних бригад та контекст громад; підготовка базово оброблених фотографій (кольорокорекція, кадрування); передача фінальних фото у цифровому форматі Замовнику).
- Забезпечити зйомку 13 репортажних фотосетів з виїздів мобільних бригад (не менше 50 фото кожний фотосет) Вінницька область, Волинська область, Житомирська область, Закарпатська область, Івано-Франківська область (2 громади, відповідно – 2 комплекти матеріалів), Київська область, Львівська область, Рівненська область, Тернопільська область, Кіровоградська область, Хмельницька область, Чернівецька область.
- Забезпечити репортажну фотозйомку (1 фотограф) подій організації протягом року — 5 подій у м. Київ (3 події), м. Львів (2 події).
- Забезпечити підготовку 26 журналістських (текстових) матеріалів (тексти історій успіху бенефіціарок проєкту, історії успіху громад, у яких працюють мобільні бригади сексуального та репродуктивного здоров’я);
- Вимоги до текстових матеріалів — двох текстових історій успіху (в Івано-Франківській області — чотирьох текстових історій успіху). Одна з історій у кожному регіоні може бути текстовою версією знятого відеоролику; друга історія подається виключно у текстовому форматі; тексти мають бути написані у журналістському стилі, з дотриманням етичних стандартів та принципів конфіденційності; обсяг тексту — до 4500 знаків кожен.
- Забезпечити підготовку інформаційних статей на суспільно-важливі теми у кількості 10 шт. Об’єм — не менше 3000 знаків.
- Забезпечити вихід інформаційних текстових фото- та відеоматеріалів у місцевих та / чи всеукраїнських ЗМІ за погодженнями із замовником.
- Для всіх випадків фото- та відеофіксації Постачальник зобов’язаний використовувати затверджену Замовником форму Згоди на фото- та відеозйомку і подальше використання матеріалів; забезпечити підписання Згоди усіма особами, які беруть участь у зйомках або можуть бути ідентифіковані на фото чи відео; дотримуватись умов конфіденційності та обмежень, визначених у Згоді.
- Етичні та змістовні обмеження: заборонено демонструвати сцени насильства або деталізувати травматичний досвід; заборонено використовувати драматизацію або сенсаційні прийоми; акцент робиться на підтримці, професійності, емпатії та позитивному впливі послуг; не допускається реклама медичних послуг, обладнання, товарів або брендів; уникається демонстрація логотипів медичних закладів та сторонніх торгових марок.
- Авторські права: використовувати лише ліцензійні або авторські матеріали (музика, графіка, фото); самостійно отримувати всі необхідні дозволи та ліцензії; передати Замовнику майнові права на всі створені матеріали.
*даний обсяг не є вичерпним або гарантованим та використовується виключно для порівняння тендерних пропозицій (в рамках проєкту за фінансування UNFPA)
Склад тендерної пропозиції
Тендерна пропозиція Учасника подається в електронному вигляді та повинна містити наступні обов’язкові документи:
- Тендерна (цінова/комерційна) пропозиція. Оформлена у формі Додатку 1 до цього Оголошення.
- Загальна інформація про Постачальника. Заповнена форма Додатку 2 до цього Оголошення.
- Документи, що підтверджують відповідність кваліфікаційним вимогам.
Зокрема: документи про державну реєстрацію Учасника; підтвердження досвіду постачання аналогічних товарів за останні 3 календарні роки; довідка про матеріально-технічну базу та організаційну спроможність виконати договір. - Підтвердження повноважень підписанта. Документи, що підтверджують право особи підписувати тендерну пропозицію (наказ про призначення керівника або довіреність – для юридичних осіб).
- Інші документи (за бажанням). Рекомендаційні листи, презентаційні матеріали або інші документи, які Учасник вважає за доцільне надати для кращого розуміння своєї пропозиції (необов’язково).
Критерії оцінки
Оцінці підлягають тендерні пропозиції, що відповідають усім вимогам цього Оголошення. Переможець визначається за результатами порівняння цінових пропозицій та відповідності технічним і кваліфікаційним вимогам. Організатор має право запитувати уточнення (clarifications), які не змінюють суті поданої пропозиції.
За рівних умов перевага може надаватися пропозиції з кращими умовами надання послуг та ціною.
Антикорупційні та загальні умови
Участь пов’язаних осіб або змова учасників забороняється.
Організатор залишає за собою право прийняти або відхилити будь-яку пропозицію відповідно до умов цього Оголошення, принципів добросовісної конкуренції, прозорості та ефективного використання коштів (value for money), а також внутрішніх політик і процедур Організації.
Запитання та звернення
Усі запитання, звернення та запити щодо умов цього тендеру приймаються виключно в письмовій формі шляхом надсилання електронного листа на адресу: [email protected]. З метою забезпечення рівного доступу всіх потенційних учасників до інформації Організатор не надає роз’яснень усно або іншими каналами комунікації. Відповіді на запитання надаються у письмовій формі.
Дотримання політик Організатора
Поданням тендерної пропозиції Учасник підтверджує свою згоду з тим, що у разі визначення його переможцем закупівлі він буде зобов’язаний дотримуватися внутрішніх політик і процедур Організатора, зокрема політик у сфері етики та доброчесності, запобігання корупції, конфлікту інтересів, а також політики запобігання сексуальній експлуатації та насильству (PSEA/СЄН).
Детальні положення відповідних політик та конкретні зобов’язання Постачальника визначаються у договорі, який укладається з переможцем тендеру.
Право на скасування тендеру
Організатор залишає за собою право скасувати або анулювати тендер повністю або частково на будь-якому етапі його проведення у разі зміни потреб, умов фінансування, обставин непереборної сили або з інших обґрунтованих причин.
У такому випадку Організатор не несе відповідальності за будь-які витрати, понесені Учасниками у зв’язку з підготовкою та поданням тендерних пропозицій, за умови дотримання принципів прозорості та добросовісності.
Кінцевий термін подання пропозицій
17 лютого 2026 року 18.00 за київським часом
Тендерні пропозиції подаються в електронному вигляді (PDF/скан) на адресу:
[email protected]
Тема листа: (тендер) на закупівлю послуг із фото та відео зйомки, послуг журналіста.
