Фахівець/иня із закупівель

БФ «Право на захист» (Фонд) – благодійна організація, що зосереджує свою діяльність на наданні допомоги внутрішньо переміщеним особам (ВПО), людям, які потребують міжнародного захисту, особам без громадянства та групам, що перебувають під ризиком безгромадянства. Фонд є виконавчим партнером УВКБ ООН і реалізує програми безоплатної правової допомоги по всій Україні, а також сприяє змінам у національному законодавстві відповідно до міжнародних стандартів у сфері прав людини.

Проєкт SHARP PULSE фінансується FCDO та спрямований на захист і підтримку цивільного населення, що постраждало від конфлікту в Україні. Проєкт реалізується консорціумом українських та міжнародних організацій, де кожна організація привносить свою експертизу та працює у визначеному полі. Він спрямований на захист та підтримку ВПО й інших уразливих груп через екстрену допомогу (евакуації, тимчасове розміщення, грошова підтримка), забезпечення доступу до базових послуг (правова допомога, документування, соціальний транспорт), а також національну адвокацію для реформ у сферах захисту, компенсацій і соціальної політики. Особлива увага приділяється дітям, людям з інвалідністю, літнім людям, ветеранам, постраждалим від ГЗН та іншим уразливим категоріям.

У період із вересня 2025 року до березня 2028 року Фонд реалізовуватиме заходи з моніторингу захисту, надання правової допомоги, посилення доступу до базових послуг та розбудови стійкості громад у регіонах України: Сумській, Чернігівській, Харківській, Донецькій, Запорізькій, Дніпропетровській, Херсонській, Миколаївській областях.

Проєкт реалізується у регіонах та громадах, у тому числі з високим рівнем безпекових ризиків (зокрема, Сумська, Харківська, Чернігівська, Донецька, Запорізька, Херсонська області). БФ «Право на захист» організовує умови роботи з урахуванням безпекового контексту та забезпечує заходи для зниження ризиків і захисту команди.

1) Мета ролі

Забезпечити якісне та своєчасне проведення закупівель БФ Право на захист відповідно до Політик Фонду та донорських вимог: від узгодження ТЗ і тендерної документації до переговорів, вибору постачальника, укладання договорів і повного пакета закупівельних документів.

2) Підпорядкування та взаємодія

• Пряме підпорядкування: Фінансовому директору та Координатору відділу закупівель.
• Ключова взаємодія: програмні команди, фінанси, бухгалтерія, юристи/комплаєнс (за потреби), ініціатори заявок, донорські координатори.

3) Основні функції та відповідальність (що саме робить людина)

1. Організація та проведення закупівель за Політиками Фонду:
   • узгодження технічних завдань із заявниками
   • комунікація з підрядниками/постачальниками
   • підготовка і оформлення всіх необхідних документів
2. Підготовка тендерної документації та проведення тендерів відповідно до Політик.
3. Ведення тендерної документації з урахуванням донорських вимог (де застосовно).
4. Переговори з постачальниками для отримання найкращих умов для Фонду на принципах прозорості та доброчесності.
5. Аналіз ринку за окремими товарними групами, підготовка обґрунтувань.
6. Проведення тендерів на рамкові договори:
   • збір і аналіз потреб Фонду
   • ринок, ТЗ, тендерний пакет
   • визначення переможця, укладання договору
7. Систематизація і зберігання документації (електронно та паперово).
8. Звітування про виконану роботу за стандартами Фонду.
9. Інші суміжні задачі за дорученням керівника в межах функції закупівель.
10. Дотримання Кодексу поведінки R2P.

4) Вимоги до кандидата (must have)

• Практичний досвід проведення закупівельних процедур: відкриті/закриті тендери, торги, пряма закупівля тощо.
• Англійська мова: рівень B2 і вище (робоче листування та документи).
• Вміння аналізувати ринок і потреби організації.
• Переговорні навички, здатність отримувати оптимальні умови та ціни.
• Розуміння фінансової логіки закупівель: бюджетування, аналіз вартості, базові підходи до оцінки пропозицій.
• Сильна комунікація, уважність до деталей, вміння аналізувати документи.
• Самостійність і відповідальність у межах повноважень.
• Командна робота, нормальна взаємодія з ініціаторами та фінансами.

5) Переваги (nice to have)

• Базове розуміння облікових і бухгалтерських операцій.

6) Профіль кандидата 

• тримає процес у руках: дедлайни, документи, контроль етапів.
• вміє говорити з ініціаторами “людською мовою”, але не просаджує вимоги до документів.
• не боїться переговорів, але не переходить межу доброчесності.
• розуміє, що в гуманітарній організації важлива і швидкість, і доказовість.

7) Ключові компетенції (для оцінки на інтерв’ю)

• Procurement cycle management: від ТЗ до контракту і закриття документації.
• Tendering: підготовка тендерного пакета, прозора оцінка, протоколи.
• Donor compliance mindset: акуратність до вимог і підтверджень.
• Negotiation: аргументація, торг, фіксація домовленостей.
• Market research: пошук, порівняння, обґрунтування.
• Документообіг і контроль якості файлів: щоб потім не “збирати по шматках”.

8) Питання для скринінгу 

1. Які процедури закупівель проводили самостійно. Яка була найбільша закупівля за сумою/складністю.
2. З якими тендерними документами працювали (ТЗ, запити, протоколи, оцінка, договори).
3. Чи є досвід під донорські вимоги або аудитопридатний пакет документів. Який приклад.
4. Приклад переговорів: як знизили ціну або покращили умови. Як це зафіксували.
5. Англійська: чи є досвід листування/документів англійською (попросити коротко описати кейс англійською).
6. Як дієте, якщо ініціатор приносить “сирий” запит і хоче “на вчора”.

9) Тестове завдання (опційно, 30–45 хв)

Міні-кейс: “Потрібно закупити послуги/товар, є короткий опис потреби, 3 пропозиції”. Попросити:

• визначити процедуру.
• сформувати перелік документів, які потрібні.
• коротко описати логіку оцінки та вибору.
• запропонувати 3–5 уточнювальних питань до ТЗ.

10) Сигнали ризику (червоні прапорці)

• “Я не люблю документи, але все роблю швидко”.
• немає прикладів реальних тендерів, лише допомога комусь.
• плутанина у базових речах: як фіксується рішення, як підтверджується аналіз ринку.
• агресивний стиль переговорів або готовність “домовлятися” без прозорих правил.

11) Очікуваний результат на 1–3 місяці (для узгодження з менеджером)

• самостійно веде закупівлі за політикою.
• стабільно формує повні пакети документів без доробок “після факту”.
• впевнено проводить переговори й дає реальну економію/покращення умов.
• якісно запускає або долучається до рамкових процедур (за потреби).

Ми пропонуємо

БФ “Право на захист” пропонує успішному кандидату:

• контракт до 30 грудня 2026 року з можливістю продовження, що залежить від подальшого фінансування і особистих результатів роботи;
• можливість працювати з однією з найсильніших українських правозахисних та гуманітарних НУО;
• підтримка та наставництво;
• можливість професійного зростання;
• теплий та дружній клімат в команді;
• гнучкість та повага до балансу між роботою та особистим життям.

Процес подачі заявок

Надіслати резюме та мотиваційний лист на адресу [email protected], зазначивши у темі листа “Фахівець із закупівель_Київ”. Відповіді будуть направлятися тільки особам, які будуть відібрані для інтерв’ю. Будь ласка, не телефонуйте додатково.

Заявки приймаються до 02 лютого 2026 року. Якщо відповідні кандидати будуть визначені достроково, Фонд залишає за собою право завершити процес до цього терміну.