Менеджер/ка з питань грантів та звітності / Grant and Reporting Manager

Position Title: Grant and Reporting Manager
Contract: Fixed-Term, Full Time
Gross Salary: 82000
Duty Station: Kyiv
Reports To: Chief Executive Officer 

About the Organization:

Camino is a newly established public organization that formed as the local organization of Water Mission International, who has been responding in Ukraine since the onset of the Russia-Ukraine conflict in 2022. The mission of Camino is to empower communities through the provision of essential WASH, protection, and energy services, fostering resilience, dignity, and self-sufficiency.

Job Summary:

The Grant and Reporting Manager will play a pivotal role in securing, managing, and reporting on the organization’s funding portfolio in Ukraine. This position is responsible for the full grant lifecycle, from identifying new funding opportunities and developing high-quality proposals to ensuring strict compliance with donor requirements and submitting timely, accurate reports in English. The Grant and Reporting Manager will work in close collaboration with program, finance, and M&E teams, as well as with local and international partners. The ideal candidate will be a highly organized, detail-oriented, and proactive individual.

Key Responsibilities:

1. Grants Management & Compliance

• Serve as the primary point of contact for donor inquiries and requests, building and maintaining strong relationships with a range of institutional and government donors
• Ensure full compliance with donor regulations and internal policies throughout the grant lifecycle.
• Manage a portfolio of grants, including tracking key deadlines, milestones, and compliance requirements.
• Lead grant opening and close-out meetings, ensuring all relevant teams are aware of donor requirements and deliverables.
• Monitor grant performance against project plans, budgets, and indicators, flagging any risks or issues to senior management.
• Provide guidance and training to program and support teams on donor-specific regulations, reporting formats, and grant management procedures.
• Conduct due diligence on potential partners and sub-grantees, ensuring their capacity to meet donor compliance standards.

2. Proposal and Business Development

• Proactively identify and track new funding opportunities from institutional donors, foundations, and other sources that align with Camino’s strategic priorities.
• Lead the development of high-quality, compelling, and compliant funding proposals, concept notes, and expressions of interest.
• Facilitate proposal design workshops and coordinate inputs from various departments (programs, finance, M&E, logistics) to ensure a coherent and well-structured submission.
• Develop and review grant budgets in close collaboration with the finance team, ensuring all necessary costs are included and are compliant with donor guidelines.
• Draft and/or contribute to the development of communication materials for donors, such as fact sheets and case studies.

3. Reporting & Information Management

• Coordinate the timely submission of all donor reports (narrative, financial, and technical), ensuring accuracy, completeness, and adherence to donor guidelines.
• Prepare, review and edit reports in English, ensuring a high standard of quality, clarity and consistency.
• Maintain a clear and organized grants management system, including electronic and hard-copy files for all grant-related documentation.
• Support the preparation for and coordination of donor audits.

4. Coordination & Representation

• Actively participate in relevant humanitarian coordination meetings and clusters to stay informed on the evolving context and represent Camino’s work.
• Build and maintain strong working relationships with other NGOs, local partners, and stakeholders.
• Collaborate with the global/regional grants teams to ensure alignment with wider organizational strategy and best practices.

Required Qualifications & Experience:

• University degree in International Relations, Development Studies, Communications, or a related field.
• Minimum of 3−5 years of experience in grants management, business development, or a similar role within the humanitarian or development sector.
• Proven experience with major institutional donors such as UN and Bilateral donors, and other international foundations
• Demonstrated ability to write high-quality, successful proposals and donor reports.
• Strong financial management skills, including experience in budget development and financial monitoring.
• Excellent organizational skills with the ability to manage multiple priorities and meet tight deadlines.
• Strong project cycle management knowledge (needs assessment, project design, implementation, monitoring & evaluation)
• Fluent written and spoken English is essential.

Personal Attributes:

• Strong team player with excellent interpersonal and communication skills.
• High level of integrity and a commitment to humanitarian principles and Camino’s values.
• Ability to work effectively under pressure in a fast-paced and complex environment.
• Analytical and problem-solving skills with a high attention to detail.

Disclaimer: This job description is not intended to be all-inclusive. The employee may be required to perform other duties as assigned. This job description is subject to change at any time.

All candidates will be required to pass a reference check.

To apply for this position, please send your CV to email: [email protected]. 

We sincerely thank all applicants for their interest in our organization. Please note that only shortlisted candidates will be invited for an interview

Посада: Менеджер з питань грантів та звітності

Опис посади:

Менеджер з грантів та звітності відіграватиме ключову роль у забезпеченні, управлінні та звітності щодо портфелю фінансування організації в Україні. Ця позиція відповідає за повний цикл грантів — від виявлення нових можливостей фінансування та підготовки високоякісних пропозицій до забезпечення суворого дотримання вимог донорів і своєчасного подання точних звітів англійською мовою. Менеджер з грантів та звітності працюватиме у тісній взаємодії з командами програм, фінансів та моніторингу й оцінки (M&E), а також із місцевими та міжнародними партнерами. Ідеальний кандидат має бути високоефективною, організованою, уважною до деталей та проактивною особою.

Ключові обов’язки:

1. Управління грантами та дотримання вимог (Grants Management & Compliance)

• Бути основною контактною особою для запитів донорів, будувати та підтримувати міцні стосунки з різними інституційними та урядовими донорами.
• Забезпечувати повне дотримання вимог донорів та внутрішніх політик протягом усього циклу гранту.
• Керувати портфелем грантів, відстежувати ключові терміни, етапи та вимоги щодо дотримання правил.
• Проводити зустрічі з відкриття та закриття грантів, забезпечуючи поінформованість всіх відповідних команд про вимоги донорів і ключові результати.
• Моніторити ефективність грантів відповідно до планів проєктів, бюджетів та індикаторів, повідомляючи про будь-які ризики чи проблеми керівництво.
• Надавати рекомендації та проводити навчання для програмних та підтримуючих команд щодо специфічних вимог донорів, форматів звітності та процедур управління грантами.
• Проводити належну перевірку потенційних партнерів та субгрантоотримувачів, забезпечуючи їх здатність відповідати стандартам донорської відповідності.

2. Підготовка пропозицій та розвиток бізнесу (Proposal and Business Development)

• Активно виявляти та відстежувати нові можливості фінансування від інституційних донорів, фондів та інших джерел, що відповідають стратегічним пріоритетам Camino.
• Керувати розробкою високоякісних, переконливих і відповідних вимогам донорів пропозицій, концептуальних записок та заявок на інтерес.
• Організовувати воркшопи з розробки пропозицій та координувати внески різних відділів (програми, фінанси, M&E, логістика) для забезпечення узгодженості та структурованості подання.
• Розробляти та перевіряти бюджети грантів у тісній співпраці з фінансовою командою, забезпечуючи включення всіх необхідних витрат та відповідність керівництву донорів.
• Писати та/або сприяти розробці комунікаційних матеріалів для донорів, таких як інформаційні листівки та тематичні кейси.

3. Звітність та управління інформацією (Reporting & Information Management)

• Координувати своєчасне подання всіх донорських звітів (наративних, фінансових та технічних), забезпечуючи їх точність, повноту та відповідність вимогам донорів.

• Готувати, переглядати та редагувати звіти англійською мовою, забезпечуючи високий стандарт якості, зрозумілості та узгодженості матеріалів.
• Підтримувати чітку та організовану систему управління грантами, включаючи електронні та паперові файли щодо всієї документації гранту.
• Сприяти підготовці та координації аудитів донорів.

4. Координація та представництво (Coordination & Representation)

• Активно брати участь у відповідних гуманітарних координаційних зустрічах та кластерах, щоб бути в курсі поточної ситуації та представляти діяльність Camino.
• Будувати та підтримувати міцні робочі стосунки з іншими НУО, місцевими партнерами та зацікавленими сторонами.
• Співпрацювати з глобальними/регіональними командами з грантів для забезпечення узгодженості зі стратегією організації та кращими практиками.

Необхідні кваліфікації та досвід:

• Вища освіта в галузі міжнародних відносин, розвитку, комунікацій або суміжній сфері.
• Мінімум 3−5 років досвіду в управлінні грантами, розвитку бізнесу або на аналогічних посадах у гуманітарному або секторі розвитку.
• Підтверджений досвід роботи з основними інституційними донорами, такими як ООН, двосторонні донори та інші міжнародні фонди.
• Доведена здатність готувати високоякісні, успішні пропозиції та донорські звіти.
• Сильні навички фінансового управління, включаючи досвід складання бюджетів та фінансового моніторингу.
• Відмінні організаційні здібності, здатність одночасно керувати кількома пріоритетами та дотримуватися жорстких термінів.
• Ґрунтовні знання управління життєвим циклом проєктів (оцінка потреб, проєктування, реалізація, моніторинг і оцінка).
• Вільне володіння англійською мовою (письмово та усно) є обов’язковим.

Дисклеймер: цей опис вакансії не є вичерпним. Співробітник може виконувати інші завдання за потреби. Опис вакансії може змінюватися. Усі кандидати повинні пройти перевірку рекомендацій.

Щоб подати заявку на цю посаду, надішліть своє резюме на електронну адресу:  [email protected].

Щиро дякуємо всім кандидатам за інтерес до нашої організації. Зверніть увагу, що на співбесіду будуть запрошені лише кандидати, які пройдуть відбір.