Асистент/ка з реалізації проєктів / Project Implementation Assistant

Загальна інформація:

«Партнерство за сильну Україну» 2 (ПСУ) – це багаторічна донорська програма, що реалізується під управлінням Міністерства закордонних справ, справ Співдружності націй та розвитку (МЗС) Великої Британії та підтримується урядами Естонії, Канади, Нідерландів, Норвегії, Фінляндії, Швейцарії та Швеції. ПСУ реалізує проєкти на основі результатів досліджень і доказової бази в партнерстві з українською владою, громадянським суспільством і приватним сектором.

Асистент(ка) з реалізації проєктів надаватиме адміністративну підтримку в управлінні проєктами ПСУ, комплаєнсі, бюджетуванні та інших відповідних процесах із забезпеченням ефективності реалізації проєктів і заходів ПСУ-2.

Обов’язки:

• Допомога у відстеженні меморандумів про взаєморозуміння та договорів приймання-передачі, в тому числі: 
  • У координації з проєктними підрозділами розробка системи та процесів відстеження договорів приймання-передачі
  • Координація з проєктними підрозділами стосовно актуалізації реєстру товарно-матеріальних цінностей ПСУ з метою внесення даних про обладнання, передане бенефіціарам на основі підписаних договорів приймання-передачі.
  • Допомога у відстеженні процесу затвердження меморандумів через систему управління затвердженням меморандумів.
  • Актуалізація та ведення різних реєстрів та/або баз даних/інструментів, пов’язаних із програмною діяльністю.

• Супровід розробки та ведення процесів управління проєктами та заходами, в тому числі:
  • Надання допомоги підрозділу з реалізації проєктів у проведенні належної перевірки/комплаєнсу щодо партнерів за меморандумами, в тому числі перевірок у системах Visual Compliance та YouControl, а також аналіз інформації, наданої проєктними підрозділами.
  • Супровід розробки та/або вдосконалення інструкцій, інструментів/шаблонів, тренінгів, пов’язаних із циклами реалізації проєктів і заходів ПСУ.
  • Надання підтримки проєктним підрозділам щодо системи управління проєктами PMO365 (за потреби).
  • За необхідності, супровід процесу управління бюджетом та підготовки фінансової звітності для проєктів ПСУ.
  • Підтримка підрозділу з реалізації проєктів протягом усього процесу закриття проєктів.

• Забезпечення реалізації проєктів відповідно до внутрішніх політик і правил МЗС Великої Британії шляхом:
  • Надання допомоги в розслідуванні питань та проблем, пов’язаних з діловою поведінкою (за потреби).
  • Координація з підрозділом управління програмами щодо управління системою PMO365 та іншими джерелами даних (за потреби).
  • Допомога в забезпеченні відповідності всієї документації щодо закриття проєктів внутрішнім політикам та вимогам МЗС Великої Британії.

• Інші завдання за запитом

Кваліфікація:  

• Бакалавр у галузі державного управління, міжнародних відносин, бізнесу, фінансів або суміжній галузі.
• Бажано мінімум 1,5 роки досвіду роботи в МЗС Великої Британії чи інших донорських проєктах.
• Глибокі знання вимог у сфері комплаєнсу, особливо пов’язаних із донорськими проєктами
• Адаптивність. Критично важливе вміння виконувати широкий спектр завдань, пов’язаних із реалізацією проєктів і комплаєнсом.
• Бажано досвід роботи з платформою/системою управління проєктами.
• Відмінні усні та письмові комунікативні навички.
• Підтверджена різнобічність навичок, чесність.
• Обов’язково підтверджений досвід розробки чи супроводу розробки нових організаційних систем та інструментів, а також відмінне володіння Microsoft Office (особливо Microsoft Excel з умінням використовувати розширені функції Excel).
• Увага до деталей та глибоке розуміння важливості належного управління даними.
• Уміння професійно працювати з колегами, відвідувачами та громадськістю.
• Вільне володіння українською мовою, англійська мова обов’язкова.

Тривалість роботи:

Повна зайнятість.

Місце роботи:

Бажано Київ

Інструкції щодо подання резюме: 

Подайте заявку за наступним посиланням до 16 липня. Для ролей, що вимагають знання англійської мови, англомовні резюме є бажаними (але не обов’язковими). Ми заохочуємо подавати заявки людей з інвалідністю. Заявки будуть розглядатися на постійній основі. Будь ласка, не телефонуйте. Chemonics зв’яжеться з фіналістами. 

PFRU-2 Recruitment – Candidate Application

Background:

The Partnership Fund for a Resilient Ukraine (PFRU) is a multi-year, multi-donor funded programme managed by the UK’s Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO) and supported by the governments of Canada, Estonia, Finland, Norway, Sweden and Switzerland. The PFRU implements projects based on research and evidence in partnership with the Ukrainian government, civil society and the private sector.

The Project Implementation Assistant will provide administrative support to PFRU’s project management, compliance, budgeting, and other implementation-related processes, ensuring effective delivery of PFRU-2 projects and activities.

Responsibilities:

• Assist with tracking of PFRU Memoranda of Understanding (MoUs) and Transfer Agreements, including: 
  • In coordination with project teams, develop system and processes for tracking Transfer Agreements.
  • Coordinate with project teams to update PFRU Asset Register with equipment transferred to beneficiaries, based on signed Transfer Agreements.
  • Support with MoU approval tracking via management of MoU Approval System.
  • Updating and maintaining various programme-relevant registers and/or databases/tools.

• Support the development and maintenance of project and activity management processes, including:
  • Assist the Implementation Team in conducting due diligence/compliance processes on MOU partners, including carrying out Visual Compliance and YouControl checks and reviewing information provided by project teams.
  • Support developing and/or improving guidance, tools/templates, and training related to the PFRU project and activity cycles.
  • Provide support to the project teams on PMO365 project management system when/if necessary.
  • When required, support budget management and financial reporting for PFRU projects.
  • Support Implementation Team throughout project close-out process.

• Ensure project implementation proceeds in compliance with internal policies and FCDO regulations through the following:
  • Assisting with investigations into business conduct issues and concerns, when necessary.
  • Coordinate with PMU on PMO365 and other data sources management when necessary.
  • Assist in ensuring that all project closeout documentation complies with internal policies and FCDO requirements.

• Other tasks upon request.

Qualifications:  

• Bachelor’s degree in public administration, international relations, business, finance or relevant field.
• Minimum 1.5 years of experience in working for a FCDO or other donor-funded projects preferred.
• Solid knowledge of compliance requirements, especially those specific to donor-funded projects.
• The ability to handle a wide range of implementation and compliance-related tasks is essential.
• Experience operating project management platform/system preferred.
• Excellent verbal and written and communication skills.
• Demonstrated versatility and integrity.
• Proven experience developing or assisting developing new organizational systems and tools, with a strong command of Microsoft Office (particularly Microsoft Excel with ability to utilize advanced Excel functions) required.
• Attention to details and deep understanding of the proper data management importance.
• Ability to work in a professional manner with fellow staff members, visitors, and the public.
• Fluency in Ukrainian, English is required.

Duration of Assignment:

Full time.

Location of Assignment:

Kyiv preferred

Application Details: 

Apply using the following link by July 16th. For roles requiring English language skills, English language CVs are preferred (but not required). We encourage to apply people with disabilities. Applications will be considered on a rolling basis. No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists. 

PFRU-2 Recruitment – Candidate Application