Стратегічна сесія у громаді: як уникнути хаосу та побудувати справжню стратегію розвитку

Стратегічні сесії давно перестали бути формальністю – сьогодні це один із найпотужніших інструментів управління розвитком територій. Саме на таких сесіях народжуються рішення, що визначають майбутнє громади на роки вперед. Але ефективність цього процесу залежить від одного ключового чинника, а саме професійної підготовки та фасилітації. В межах чергового модуля Школи стратегічного планування учасники навчилися, як правильно організувати стратегічний діалог, зібрати за столом усіх стейкхолдерів і вибудувати процес, що перетворює хаос думок у реалістичну Стратегію та працюючий План заходів.

Чому стратегічні сесії потребують професійного підходу

Стратегічна сесія – це не просто формат зустрічі, а інструмент узгодження інтересів та формування спільної позиції громади.

«Погано підготовлена стратегічна сесія часто дискредитує увесь процес. Без структури, даних та модерації учасники втрачають фокус, а результат стає випадковим», – наголосив експерт Школи стратегічного планування Андрій Залужний.

В умовах децентралізації, війни та високої конкуренції за ресурси громадам потрібні рішення, які спираються не на думку однієї групи, а на спільне бачення, сформоване у конструктивному діалозі.

Покрокова інструкція з організації стратегічної сесії

Підготовка стратегічної сесії завжди починається з простого, але критичного запитання: що саме ми хочемо отримати на виході? Успішні громади ставляться до цього так само серйозно, як успішні компанії – до запуску нового продукту. Перед тим як оголосити дату та зібрати учасників, фасилітатор формує чітку рамку: який конкретний результат потрібен, на які питання учасники мають дати відповідь, які обмеження є критичними. Це не формальність – це основа ефективності.

У тих громадах, де цього етапу не роблять, стратегічні сесії часто перетворюються на багатогодинні розмови «ні про що»: кожен говорить про своє, ніхто – про спільне. Коли ж рамка визначена заздалегідь, учасники приходять із фокусом і відчуттям, що працюють над важливим.

Другий критичний етап: визначаємо, хто є учасниками стратегічної сесії. Громада не створюється у кабінеті, і стратегія не може бути написана лише чиновниками або зовнішніми експертами. Це завжди спільний продукт. Тому за одним столом мають зустрітися ті, хто представляє різні частини громади: місцева влада, старости, підприємці, освітяни, лікарі, молодь, соціальні працівники, активні мешканці, іноді – навіть представники сусідніх громад чи потенційні інвестори. Різні люди приносять різні думки, досвід, експертизу, бачення і саме це допомагає побачити громаду з різних сторін. Якщо ж якусь важливу групу не залучити, стратегія неминуче вийде неповною і не відображатиме реальних потреб та можливостей громади.

Третій крок – аналітична підготовка. Стратегічна сесія це місце, де варто говорити на основі фактів і даних. Тому фасилітатор заздалегідь збирає інформацію: демографічні дані, економічні показники, дані щодо стану інфраструктури, бюджетні можливості, попередні напрацювання, SWOT-елементи тощо. У багатьох громадах цей етап стає моментом прозріння: раптом стає видно, що проблеми, про які говорили роками, не такі критичні, а от справжні виклики зовсім в інших сферах та напрямках. Чіткі цифри одразу переводять дискусію з емоційної площини у конструктивну.

Коли дані готові, формується дизайн самої сесії. Це детальний сценарій: хто говорить першим, як переходити від проблем до рішень, які вправи використовувати, де зробити паузу, а де акцент. Гарна сесія завжди має логіку. Спершу учасникам пояснюють правила і створюють спільне розуміння ситуації. Далі разом розглядають громаду ширше: її сильні й слабкі сторони, основні виклики та можливості. Коли всі на одному рівні розуміння, переходять до визначення пріоритетів – що для громади найважливіше в найближчі роки. Завершується все конкретними рішеннями: від цілей до показників і визначення відповідальних.

«Успіх стратегічної сесії тримається на балансі між свободою висловлювань і чіткою структурою процесу. Роль фасилітатора – утримувати рамку, не впливаючи на зміст» – підкреслив Андрій Залужний. Ця потреба особливо відчутна в громадах, де різні групи давно взаємодіють епізодично, або сприймають одна одну з певною недовірою. Професійна фасилітація дає змогу відновити партнерський діалог і створює безпечний простір, у якому навіть найчутливіші питання можуть бути обговорені відкрито й продуктивно.

Під час самої сесії фасилітатор виконує роль модератора, миротворця, перекладача та інколи «охоронця часу». Він стежить, щоб кожен мав можливість сказати своє, щоб жодна думка не губилася, а конфлікти не переходили межу. У деяких громадах саме завдяки форс-мажорним дискусіям знаходять оптимальні рішення – головне, щоб ці дискусії були керованими. Важливо також візуалізувати думки: на фліпчартах, стікерах, у цифрових інструментах. Це допомагає бачити картину цілісно.

Останній і дуже важливий крок – зафіксувати все, що було обговорено. Часто в громадах думають, що можна просто покладатися на пам’ять, але це велика помилка. Тому всі ідеї та рішення треба записати і впорядкувати. Саме такий протокол стає основою для подальшої роботи.

Чого НЕ варто робити під час стратегічних сесій

Проведення стратегічної сесії це складний і відповідальний процес, який вимагає не лише знань і навичок, а й уважності до деталей. Навіть одна помилка може звести нанівець усі зусилля команди, зіпсувати атмосферу та призвести до неефективних результатів. Ось найпоширеніші помилки, яких варто уникати, щоб стратегічна сесія стала справжнім кроком уперед, а не формальністю чи хаосом.

Перш за все, проводити сесію без належної підготовки. Без чіткого плану, зібраних даних та погоджених очікувань зустріч швидко перетворюється на хаотичне обговорення, де кожен говорить про своє, а загальної картини не створюється. Такі сесії забирають час і ресурси, але не дають реальних результатів.

Не менш критичною є помилка запрошувати на сесію лише «своїх»: знайомих або однодумців, які підтримують лише одну точку зору. Такий підхід неминуче робить стратегію упередженою і позбавленою балансу. У результаті документ не отримує широкої підтримки серед громади, а реалізація ідей часто зіштовхується з опором. Стратегія має відображати інтереси якомога більшої кількості груп і бути результатом діалогу.

Ще одна поширена помилка – уникати конфліктів за будь-яку ціну. Проте конфлікти це не ворог, а ресурс, який може стати каталізатором якісних рішень. Головне правильно фасилітувати процес, щоб суперечки не переходили у сварки, а навпаки допомагали глибше розкрити проблему і знайти компроміси. Фасилітатор має створити атмосферу, де учасники відчувають безпеку говорити чесно, навіть якщо думки різняться.

І нарешті, варто пам’ятати, що перевантажувати учасників надлишком інформації або тривалістю сесії теж не варто. Надмірна інтенсивність виснажує і знижує продуктивність. Краще розбити процес на кілька етапів або сесій, дати людям час на осмислення і відпочинок, ніж намагатися вирішити все за один день.

Нагадаємо, що Школа стратегічного планування реалізовується Агенцією місцевого економічного розвитку Яворівщини в межах проєкту «Стратегічне планування місцевого розвитку в умовах динамічних змін» у партнерстві з Департаментом економічної політики Львівської обласної державної адміністрації, ДУ «Інститут регіональних досліджень імені М.І. Долішнього НАН України» та Громадською організацією «Центр аналітики та досліджень “Ре:Форм”» за фінансової підтримки Міжнародного фонду «Відродження».