Як організувати безпечний робочий процес в офісі, який працює з великою кількістю людей? Досвід чернівецьких підприємців

Катерина Златіна

Сфера послуг найбільше потерпає від епідемії. Підприємства, співробітники яких вимушені щоденно контактувати з великою кількістю осіб, опиняються у небезпеці. І одне з основних питань, яке турбує такі підприємства – як продовжувати працювати, гарантуючи при цьому безпеку власних співробітників.

Чернівецькій Групі Компаній «Вікторія», що займається юридичним та бухгалтерським супроводом бізнесу, вдалось організувати робочий процес з урахуванням встановлених  санітарно-епідеміологічних вимог, і навіть більше того. На сьогоднішній день у компаніях, що входять до даної Групи, працюють 80 працівників, які беруть участь у наданні юридичних, бухгалтерських, представницьких та інших аутсорсингових послуг більш ніж 200 юридичним особам  та понад 1000 підприємцям.

«Ми відчули свою уразливість. Специфіка наших послуг така, що ми працюємо з великою кількістю підприємців. До наших  офісів постійно потік відвідувачів. І, насамперед, проблема була в тому, що ми не знали з чим маємо справу (ред. – мова йдеться про Covid-19)»,- ділиться із експертами Асоціації сприяння самоорганізації населення Генеральний директор підприємства з Групи Компаній «Вікторія» Роман Задорожний.

З чого керівництво компанії розпочало в першу чергу? За словами пана Романа, ще до появи офіційних роз’яснень Міністерства охорони здоров’я та Головного санітарного лікаря України, він порадився із провідними лікарями щодо заходів безпеки, які першочергово доцільно запровадити на підприємстві. На основі цих рекомендацій були розроблені внутрішні корпоративні протоколи організації безпеки робочого процесу. У протоколах прописані вимоги щодо дотримання маскового режиму, дезінфекції приміщень, дій у разі виявлення симптомів хвороби, умови організації дистанційного режиму роботи співробітників та прийому клієнтів. Пан Роман зазначає, що протокол дій не має бути схожим на інструкцію до лікарських засобів, яка незрозуміла для людей. Для колективу були розроблені чіткі, зрозумілі покрокові інструкції доступною мовою.

Підготовка до роботи в епідемію відбувалась в декілька етапів:

Етап 1. Забезпечення працівників засобами індивідуального захисту. Керівництвом були сформовані запаси масок, рукавичок, рідкого мила, дезінфекторів, паперових рушників. Також першочергово були підготовлені оголошення щодо заходів безпеки на роботі, яких зобов’язані дотримуватись співробітники. Встановлений графік роботи працівників передбачає скорочений робочий день, щоб було комфортно повертатись до домівок. В свою чергу й для клієнтів були роздрукованими та розміщеними інформаційні вивіски на входах до офісів щодо безпечного спілкування.

Етап 2. Проведення регулярного щоденного скрінігу температури та контроль за самопочуттям працівників. Для усіх офісів придбано електронні термометри. Якщо у співробітника підвищена температура, але інших симптомів Covid-19 не спостерігається, він відправляється на самоізоляцію на 1-2 дні до подальшого прояснення щодо стану його здоров’я. Важливо, що співробітник зобов’язаний повідомити керівництво щодо свої планів з відвідання масових заходів (весілля, дні народження тощо). Після участі у заході, працівник йде на двотижневу самоізоляцію, незалежно від стану його здоров’я, але з дистанційним режимом роботи.

Етап 3. Організація заходів безпеки щодо працівників, які контактують із клієнтами. Першочергово підприємство забезпечило щитками для обличчя співробітників фронт-офісу. Працівників, щодо яких передбачався підвищений ризик інфікування, забезпечено респіраторами високого рівня захисту.  Разом з тим, з огляду на ризики, використовувалась практика зустрічей із клієнтами за межами офісу, на відкритому повітрі.

«Іноді дуже складно вмовити клієнтів вдягнути маски, коли вони заходять до офісу. Не всі розуміють, що маски – це необхідність. Але клієнтам тактовно пояснювали, що це ми не хочемо наражати їх на небезпеку. Ми пропонували  клієнтам, які відмовлялись від масок, проводити зустріч на вулиці із дотриманням дистанції, або ж домовлялись про зустріч за місцем здійснення діяльності клієнта. Ми розуміємо, що наші клієнти – люди, які побудували бізнес, годують себе та свої родини. Настирливі повчання недоречні. Ми поважаємо клієнтів і використовуємо гнучкі підходи у роботі з ними»,- зазначає пан Роман.

Етап 4. Розмежування робочих місць прозорими заслінкамидля зменшення притоку повітря від відведених місць, де відбуваються регулярні зустрічі з клієнтами.З цією метою використовувалась плівка, яку легко можна замінити, або зняти. Разом з тим, працівники також  й самостійно контролюють притік свіжого повітря до місця роботи.

Етап 5. Проведення стерилізації офісних приміщень ультрафіолетом, провітрювання. Дезінфекція проводиться за умов відсутності в офісах працівників. Відповідальні за користування УФ-лампами співробітники проходили відповідний інструктаж, були ознайомлені з правилами безпеки. Після проведення дезінфекції, приміщення обов’язково провітрюються протягом не менше ніж 15 хвилин. В офісах щоденно проводиться вологе прибирання із застосуванням дезінфікуючих засобів. Періодичність проведення заходів дезінфекції прописана у протоколах і складає 3 рази на день.

Етап 6. Встановлення графіку виходу на роботу. Частина співробітників була переведена у дистанційний режим роботи. У офісах же внутрішніми протоколами був встановлений норматив: 10 м2 на 1 людину. Якщо загальна площа офісу складає 40 м2, то одночасно у ньому можуть перебувати 3-4 особи, не більше. Вирішувалось також питання безпеки персональних даних клієнтів. Організація дистанційної роботи з персональними даними актуалізує питання протидії витоку інформації. Підприємством була вдосконалена робота із інформацією таким чином, що ризики для персональних даних клієнтів були мінімізованими.

Етап 7. Утворення обмінного фонду пульсоксиметрів та УФ-ламп. Керівництво компанії не обмежилось захистом здоров’я співробітників виключно в офісі. У якості допомоги були закуплені пульсоксиметри, які співробітники можуть взяти додому у разі виявлення симптомів Covid-19. Аналогічно, для тимчасового використання співробітники можуть взяти УФ-лампи. Всі вони пройшли ретельний інструктаж щодо безпеки  їх використання.

Етап 8. IFAтестування. Організовано тестування працівників для виявлення антитіл методом IFA. Із ПЛР – тестуванням це дає розуміння, що після проходження 10 днів працівник має імунітет та зможе виходити на роботу без обмежень з достатнім рівнем безпеки для себе та своїх колег.

Етап 9. Страхування здоров’я співробітників.Підприємством організовано страхування співробітників на випадок погіршення хвороби. Страховка – це в першу чергу фінансова підтримка для подолання похідних хвороб унаслідок Covid-19: пневмонії та інших ускладнень. В середньому, вартість місячного страхування на одну особу складає 150 грн. Пан Роман наводить приклад: вже 9 співробітників отримали одноразові виплати страхового відшкодування по 8 000 грн. унаслідок пневмонії після Covid-19. Після виплат страхування не припиняється та розповсюджується на велику кількість інших можливих хвороб.

Прокоментував пан Роман і ситуацію, в якій опинився бізнес через пандемію. Компанія працює з підприємцями, тому добре розуміє проблеми, з якими вони стикаються. За його спостереженнями, 10% бізнесу зупинили свою діяльність безповоротно, 70-80% – скоротили діяльність через частковий простій. Він не бачить підстав для оптимізму в короткостроковій перспективі та вважає, що певну стабільність та надію може дати лише дієва вакцинація.

Публікацію підготовлено в рамках проєкту Асоціації сприяння самоорганізації населення «Громади проти COVID-19: як жити далі в умовах пандемії?», який впроваджується за фінансової підтримки Zagoriy Foundation