Громадський Простір

Отримати запрошення на міжнародний форум — це лише 5% успіху. Решта 95% — це пів року підготовки: планування, десятки практичних рішень і команда, яка вміє розподілити відповідальність. Участь у таких подіях — це не лише можливість представити організацію, а й шанс знайти партнерів і зробити український досвід помітним у світі.

Саме таким досвідом для нашої Бази знань НУО поділилася команда Асоціації учасницького розвитку громад (ACPD), яка цього року провела авторський воркшоп «Managing Democracy in Times of Crisis» на міжнародному форумі Caux Democracy Forum у Швейцарії.  

Caux Democracy Forum — міжнародна подія, організована фондом Caux Initiatives of Change, що об’єднує представників влади, громадянського суспільства, науковців, молодь та експертів для обговорення викликів демократії, прав людини й інклюзивного врядування. Форум є частиною чотирирічної програми з відновлення демократії (2024–2027). У 2026 році він відбувся 22–26 червня у Швейцарії під гаслом «Відродження демократії: Надія, зцілення та людська безпека».  

 

Будуйте довгострокові міжнародні партнерства 

 

Ефективна міжнародна присутність української організації на таких заходах, як Caux Democracy Forum, майже завжди є результатом системної роботи. 

«Для нас це була робота крок за кроком, а якщо точніше — рік за роком», — розповідає Леонід Донос, директор Асоціації учасників розвитку громад. 

Важливу роль відіграв попередній досвід співпраці з організаторами — модерація міжнародних діалогів і участь у ком’юніті-групах фонду Caux Initiatives of Change ще до співпраці над форумом. Це дало глибше розуміння цінностей організації.

Водночас в Асоціації наголошують — універсального рецепта успішного міжнародного партнерства не існує. Багато залежить від цінностей, історії та підходів конкретної організації. Тому перед тим, як долучатися до міжнародної події, варто дізнатись все про її організаторів, зрозуміти, які принципи вони сповідують, хто є аудиторією заходу та які теми й наративи він формує. Це допоможе не лише ефективніше вибудовувати співпрацю, а й уникнути можливих репутаційних ризиків. 

 

Не чекайте запрошення

 

Проведення власного міжнародного заходу не завжди починається із запрошення від організаторів. Якщо ви добре знаєте формат події, її аудиторію та вже маєте налагоджені партнерські відносини, можна і варто самим проявити ініціативу й запропонувати власну ідею. 

Саме так вчинила команда Асоціації учасницького розвитку громад. Ще до оголошення дати наступного Caux Democracy Forum вона звернулася до організаторів із пропозицією провести авторський воркшоп. 

«Ми не чекали, поки нас запросять. Ще до оголошення дати форуму самі запропонували організаторам концепцію воркшопу. Просто про це варто подумати заздалегідь», — зазначає керівник Асоціації. 

Після погодження концепції організатори надали українській команді повну свободу у підготовці програми й не втручалися у зміст воркшопу. 

«Для нас було важливо, щоб наш голос звучав вільно. Коли йдеться про демократію та довіру, він має бути незацензурованим», — підкреслює Леонід Донос. 

В Асоціації переконані, що саме такий рівень довіри є ознакою справжнього партнерства. Для громадських організацій важливо не лише бути представленими на міжнародних майданчиках, а й мати можливість відкрито ділитись власним досвідом та експертизою.

 

Починайте підготовку заздалегідь

 

«Найважливіше у таких подіях — це планування. Ми не робили все в останній момент, а готувалися поступово», — розповідає директорка з організаційного розвитку Катерина Мальцева. 

Підготовка до міжнародного воркшопу тривала близько пів року. Після погодження концепції команда Асоціації розпочала детальне опрацювання програми: розробляла сценарій кожної сесії, добирала інструменти та практичні кейси, планувала формати взаємодії з учасниками. 

Сам воркшоп складався з трьох частин: знайомства з практичним досвідом організації, осмислення особистих змін, необхідних для роботи в умовах війни, та обговорення конкретних дій, які можуть допомогти підтримувати демократичні процеси. 

Найінтенсивнішим став останній місяць перед форумом. Саме тоді команда фіналізувала програму та детально пропрацювала сценарій кожної сесії. 

«Ми дуже детально прописали, як саме проводитимемо цей воркшоп — від структури до кожного етапу роботи з учасниками», — зазначає Катерина Мальцева. 

Не менш ретельно команда готувала й самі виступи. Спікери заздалегідь визначили ключові меседжі, які хотіли донести, а також давали одне одному зворотний зв’язок, допомагаючи вдосконалити виступи. 

«Імпровізація — це добре, але кожен із нас чітко знав, що саме хоче донести. Ми проговорювали виступи й допомагали одне одному побачити те, що зі сторони завжди помітніше», — пояснює Леонід Донос.

 

Починайте з потреб аудиторії 

 

«Наша головна родзинка — будувати програму так, щоб людям було цікаво», — каже комунікаційна менеджерка Маріам Полоян.

Під час підготовки команда зосередилася на тому, який досвід може бути справді цінним для учасників форуму. Для цього заздалегідь вивчали склад аудиторії, її професійний контекст і добирали відповідні кейси. 

«Ми підходили до підготовки з думкою не про те, що хочемо розповісти про себе, а про те, що буде цікаво й корисно почути учасникам. Саме тому добирали кейси й інструменти, які могли стати основою для діалогу та обміну досвідом», — пояснює Катерина Мальцева. 

Цей принцип, за словами Леоніда Доноса, працює незалежно від теми чи формату заходу: 

«Плануючи виступ, я завжди намагаюся поставити себе на місце учасника: подумати, хто буде в аудиторії, що для цих людей буде справді корисним і які підходи вони зможуть застосувати у себе».

 

Перетворіть виступ на діалог, а не лекцію 

 

Продуманий зміст — лише половина успіху. Не менш важливо те, як його подати. Навіть найкращі кейси не спрацюють, якщо учасники залишаться лише слухачами. 

Саме тому в Асоціації свідомо відмовилися від формату класичної презентації. Програму побудували так, щоб учасники мали простір для обговорень, роботи в групах, взаємного навчання та рефлексії. 

«Ми не любимо заповнювати програму лише собою і не проводимо її у форматі лекції. Для нас важливо, щоб це була жива розмова, де можна не лише поділитися своїм досвідом, а й почути досвід інших», — пояснює Маріам Полоян. 

Ще одним важливим елементом стали особисті історії.

«Перед виступом я завжди намагаюся дати людям трохи більше розуміння про себе — хто я, чому займаюся цією справою і що мене до цього привело. Особиста історія допомагає побудувати довіру й зробити розмову більш живою», — зазначає Леонід Донос. 

Спікери говорили через власний досвід, приклади громад і реальні ситуації, що допомогло зробити український контекст ближчим і зрозумілішим для міжнародної аудиторії. 

«Ми не говорили складною проєктною мовою. Ми говорили простими прикладами й особистими історіями, бо саме так можна знайти справжній зв’язок із людьми», — додає комунікаційна менеджерка. 

Цей підхід спрацював. Після виступів учасники активно ставили запитання всім спікерам і ділилися відгуками про те, наскільки цінним для них було почути реальний досвід роботи українських громадських діячів. 

 

Не намагайтеся зробити все самостійно 

 

«Не тягніть усе на собі. Розподіл ролей і відповідальності в команді — одна з передумов успішного міжнародного заходу», — зазначає Катерина Мальцева. 

Під час підготовки до воркшопу в Асоціації чітко розподілили відповідальність: члени команди зосередилися на презентації досвіду, спілкуванні з учасниками та дискусіях, а фасилітаторка окремо модерувала процес вже під час заходу. 

Такий підхід допоміг уникнути перевантаження команди та зробив сам захід більш динамічним і комфортним для учасників.  

Замість традиційного тренінгового формату команда свідомо обрала фасилітацію. Завдяки цьому люди можуть почуватися вільніше — їм буде простіше ділитися своїми думками:  

«Важливо одразу показати, що це не тренінг, а відкритий простір для розмови».

 

Плануйте не лише бюджет, а й ресурс команди 

 

Участь у міжнародних заходах потребує також ресурсів. Тому, якщо організація прагне регулярно працювати на міжнародному рівні, це варто закладати у своє планування заздалегідь. 

Не завжди міжнародні організатори, які запрошують представників ОГС, покривають всі витрати. Тому важливо ще на етапі річного планування передбачити кошти на такі активності. 

«Якщо організація розуміє, що міжнародна присутність для неї важлива, про це потрібно подбати заздалегідь», — зауважує Леонід Донос. 

Водночас варто оцінювати не лише фінансові можливості, а й людські ресурси.  

«Найбільший ресурс — це люди. Гроші можна знайти, але потрібно чесно оцінити, чи є в команди час і можливість якісно підготуватися, щоб при цьому не постраждала основна робота організації», — додає керівник Асоціації.

 

Окресліть ризики заздалегідь

 

Ще один важливий урок — заздалегідь обговорити можливі ризики.  

Під час підготовки команда пропрацювала різні сценарії розвитку подій: від незручних запитань до ситуацій, які могли виникнути безпосередньо під час воркшопу. 

Це допомогло почуватися впевненіше та швидко реагувати на зміни, не втрачаючи основного фокусу заходу. 

«Навіть якщо здається, що всі й так знають, що може статися, ризики потрібно проговорювати. Для нас це стало важливою частиною підготовки й дуже допомогло під час проведення воркшопу», — зауважує Катерина Мальцева. 

Водночас команда наголошує — передбачити все неможливо. Тому не менш важливо бути готовими адаптуватися вже під час самого заходу. 

Один з головних уроків команда отримала вже під час самого воркшопу: контенту було підготовлено більше, ніж дозволяв формат. Міжнародна аудиторія виявилася набагато активнішою в обговоренні, ніж очікувалося, — учасники ставили запитання, ділилися власним досвідом, і стало зрозуміло: за такого темпу обговорення в таймінг не вписатися. Команді довелося на ходу ухвалювати рішення: скоротити частину контенту та звільнити більше часу для живої дискусії. Цей досвід тепер закладають у планування наступних міжнародних заходів — з більшим запасом часу на взаємодію з аудиторією.  

 

Не недооцінюйте технічну підготовку

 

Важливо приділяти особливу увагу технічній підготовці, особливо якщо програма передбачає онлайн-включення. Завчасне тестування обладнання допомагає уникнути технічних збоїв, які можуть вплинути на сприйняття виступу. 

Перед початком воркшопу команда разом із технічними спеціалістами протестувала обладнання. Це дозволило ще до приходу учасників виявити й усунути проблеми зі звуком, тож онлайн-виступ став повноцінною частиною дискусії.

За словами Леоніда Доноса, технічна підготовка — це не тільки перевірене обладнання, а й комфорт самого спікера. Іноді допомагають прості речі: наприклад, порада колег виступати стоячи під час онлайн-включення — це дало відчуття природності й додало впевненості.

«Було відчуття справді присутності там. Але для цього дуже важливо, щоб усе технічно добре працювало», — зауважує Леонід Донос.

 

Аналізуйте результати після заходу 

 

Робота над міжнародним заходом не закінчується після його завершення. Далі йде не менш важливий етап — аналіз, рефлексія та підбиття підсумків.  

У команді Асоціації обговорюють, що спрацювало, які рішення варто врахувати наступного разу та які подальші кроки необхідно зробити. Такий аналіз допомагає подивитися на подію вже не через емоції, а з більш стратегічної перспективи. 

«Коли ти на події, ти перебуваєш у спільному емоційному процесі з учасниками. Але потім важливо зробити zoom-out — крок назад, проаналізувати, що спрацювало, а що ні, і винести уроки, щоб наступного разу було ще краще», — зазначає Катерина Мальцева. 

Рефлексія стосується не лише команди, яка безпосередньо брала участь у заході. В організації практикують обмін досвідом із усім колективом — щоб усі розуміли, як пройшов захід, які можливості він відкрив і які напрацювання можна використати в майбутньому. Такий підхід допомагає залучати до процесу всю команду та краще готуватися до наступних подій. 

«Для нас важливо, щоб уся команда була на одній сторінці, тому ми завжди ділимося всім, що відбувається в організації», — додає Маріам Полоян.  

 

Пам’ятайте, навіщо вам це 

 

Навіть ретельно підготовлений захід не гарантує, що ви почуватиметеся впевнено. Мовний бар’єр, хвилювання чи сумніви у власній експертності знайомі багатьом. 

За словами Катерини Мальцевої, впоратися з цим допомагає чітке усвідомлення, навіщо ви представляєте свою організацію та країну. 

«Для мене мотивацією було показати, що Україна сьогодні в часи війни — це не тільки про обстріли… Це також країна, яка продовжує жити, будувати демократію, яка має сильне громадянське суспільство та людей, які працюють і змінюють країну». 

Ця мотивація знайшла відгук у міжнародної аудиторії. Після воркшопу учасники підходили до спікерів, щоб продовжити розмову, поставити запитання та поділитися враженнями.

Для команди це стало підтвердженням того, що чітке розуміння власної мети — не менш важлива частина підготовки, ніж сценарій чи презентація.

 

Подивіться на свою роботу ширше 

 

Ще один урок стосується не емоційної готовності, а стратегічного погляду на власну діяльність. 

«Перед тим як виходити на міжнародний рівень, варто зробити своєрідний “zoom out” і подивитися на свою роботу ширше: не лише через окремі проєкти чи заходи, а через той вплив, який ваша організація створює для суспільства», — рекомендує Леонід Донос. 

Український і європейський громадські сектори працюють у різних умовах і часто мають різні пріоритети. Тому варто заздалегідь визначити, який саме досвід вашої організації буде найбільш зрозумілим і корисним для міжнародних партнерів — і сформулювати не лише що ви робите, а який вплив це створює.

 

Чеклист: як підготувати успішний міжнародний захід

☐ Будуйте партнерства заздалегідь

☐ Не чекайте запрошення — пропонуйте власну ідею самі

☐ Починайте підготовку до події заздалегідь 

☐ Плануйте програму від потреб аудиторії, а не від того, що хочете розповісти ви

☐ Перетворюйте виступ на діалог, а не лекцію — обговорення, робота в групах, взаємний обмін

☐ Розподіліть ролі в команді — не намагайтеся робити все самостійно

☐ Закладіть у планування не лише бюджет, а й час і навантаження команди

☐ Проговоріть ризики та сценарії заздалегідь

☐ Подбайте про технічну підготовку — протестуйте обладнання й онлайн-включення завчасно

☐ Проведіть рефлексію після заходу: що спрацювало, що варто змінити

☐ Тримайте фокус на своїй місії — це опора у хвилюванні

☐ Дивіться на свою роботу ширше: не проєкти, а вплив