Старший/а менеджер/ка з фондів / Senior Fund Manager

Загальна інформація:

Програма «Партнерство за сильну Україну» – Фаза 2 (PFRU-2) – це багаторічна програма, що фінансується багатьма донорами та управляється Міністерством закордонних справ, у справах Співдружності та розвитку Великої Британії (FCDO) у співпраці з Урядом України.

Мета PFRU-2 – створити допомогти українській державі у партнерстві з громадянським суспільством та приватним сектором керувати процесом інклюзивного національного відновлення та відродження в умовах російської агресії. Цей результат покликаний сприяти розбудові більш стійкої, соціально згуртованої, інклюзивної, незалежної, демократичної, суверенної та процвітаючої України. PFRU надає кошти українським і міжнародним партнерам із впровадження проєктів і реалізує проєкти на основі результатів досліджень і доказової бази.

Старший/а менеджер/ка з фондів здійснює нагляд за процесом управління грантами в рамках програми, включаючи створення, реалізацію та моніторинг видачі грантів в рамках програми.  З цією метою старший менеджер з фондів буде використовувати відповідні ресурси Chemonics, в тому числі посібник з управління фондом, для надання грантів в рамках програми. Старший менеджер з фондів гарантує, що всі видані гранти будуть надані, промониторені та закриті відповідно до чинних політик і процедур FCDO та Chemonics.

Основні обов’язки: 

Старший/а менеджер/ка з фондів відповідатиме за наступне:

• Тісно співпрацює з Директором з фондів та комплаєнсу з метою забезпечення стратегічної узгодженості управління грантами з загальними цілями щодо комплаєнсу грантів та очікуваннями FCDO;
• Керує грантовою діяльністю, забезпечуючи відповідність політикам та процедурам Chemonics, а також посібнику з управління грантами. Забезпечує задовільне та професійне виконання всіх нормативних вимог, пов’язаних з грантами;
• Забезпечує найвищий рівень чесності, доброчесності, відкритості та прозорості в управлінні процесами та процедурами надання грантів;
• Допомагає Директору з фондів та комплаєнсу у проведенні періодичних перевірок щодо дотримання вимог та у впровадженні коригувальних заходів;
• Пропонує вдосконалення до Посібника з управління грантами та пов’язаних інструментів і процедур у координації з Директором з фондів та комплаєнсу;
• Координує роботу з технічними керівниками робочих напрямків та короткостроковими технічними експертами з розробки проєктів, щоб забезпечити придатність та реалістичність запропонованих результатів; консультує щодо механізмів реалізації проєктів;
• Співпрацює з командою МіО та технічною командою для забезпечення того, що гранти розроблені та відстежуються з метою досягнення вимірюваних результатів та забезпечення ефективного використання коштів;
• Перевіряє та погоджує всі грантові угоди/модифікації із бюджетом до 50 тисяч фунтів до них;
• Перевіряє та погоджує аналітичний звіт, підготовлений проєктними командами;
• Перевіряє графік авансових платежів по кожному гранту;
• Забезпечує, щоб діяльність та результати, пов’язані з грантами були досягнуті за графіком, та в межах виділеного бюджету;
• Виявляє та зменшує ризики, пов’язані з реалізацією грантів, забезпечуючи наявність надійних внутрішніх контролів на всіх етапах життєвого циклу грантів;
• Забезпечує ведення актуальної та повної документації, пов’язаної з грантами, та її готовність до аудиту в будь-який час;
• Забезпечує ефективну взаємодію між персоналом ФПСУ та отримувачами грантів, гарантує, що отримувачам надається відповідна підтримка у розбудові потенціалу та допомога в галузях управління, включаючи фінансове управління, фінансову сталість та адвокацію;
• Сприяє навчанню та адаптації шляхом аналізу даних про ефективність грантів;
• Наставляє Фондових Офіцерів та Менеджерів, сприяючи формуванню культури відповідальності, навчання та постійного вдосконалення;
• Виконує обов’язки директора з фондів та комплаєнсу у разі його відсутності;
• Виконує будь-які інші відповідні обов’язки за дорученням директора з фондів та комплаєнсу або заступника керівника команди з операцій.

Необхідні навички та професійна кваліфікація:

Для успішного виконання роботи, Працівник повинен бути спроможним задовільно виконувати кожен з основних обов’язків, зобов’язань та відповідальностей. Перелічені нижче вимоги відображають необхідні знання, вміння та/або здатність, необхідні для виконання основних обов’язків.

• Перевага надається вищій освіті в галузі фінансів, бухгалтерського обліку, економіки, аудиту, підприємництва, ділового адміністрування або в аналогічній галузі. Освіта в іншій галузі з відповідним досвідом роботи у сфері фінансів / грантів також буде прийнята.
• Мінімум п’ять років досвіду роботи на керівній посаді у сфері управління фондами/фінансів/операцій/закупівель/грантів у міжнародних проектах, що фінансуються донорами. Досвід роботи з FCDO в якості донора є переважним.
• Знання звітності FCDO та/або уряду Великої Британії є переважним.
• Підтверджений досвід роботи з місцевими організаціями.
• Сильні навички фінансового менеджменту, фінансового звітування.
• Продемонстрована здатність працювати самостійно та в команді, як особисто, так і віддалено.
• Сильні організаційні навички та навички визначення пріоритетів у роботі, включаючи аналітичні навички та навички прийняття рішень.  
• Відмінні навички усного та письмового мовлення та комунікації.
• Продемонстрована універсальність та цілісність.
• Підтверджений досвід розробки нових організаційних систем та інструментів.
• Здатність професійно працювати з колегами та громадськістю.
• Вільне володіння українською та англійською мовами (як письмово, так і усно).

Підпорядкування:       

Старший/а менеджер/ка з фондів працює під безпосереднім керівництвом і підпорядкуванням Директору з фондів та комплаєнсу.

Термін зайнятості / LOE:

Строкова трудова угода з можливим продовженням до кінця реалізації проекту.

Деталі подання заявки:

Подайте заявку за наступним посиланням до 3 грудня. Для ролей, що вимагають знання англійської мови, англомовні резюме є бажаними (але не обов’язковими). Ми заохочуємо подавати заявки людей з інвалідністю. Заявки будуть розглядатися на постійній основі. Будь ласка, не телефонуйте. Chemonics зв’яжеться з фіналістами. 

PFRU-2 Recruitment – Candidate Application

Background

The Partnership Fund for a Resilient Ukraine – Phase 2 (PFRU-2) is a multi-year, multi-donor funded program managed by the UK’s Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO) and governed in collaboration with the Government of Ukraine. 

The PFRU’s aim is to set improved conditions for the Ukrainian state, in partnership with civil society and the private sector, to lead on inclusive national recovery and revitalisation in the context of Russia’s aggression. This outcome is designed to facilitate the rebuilding of a more resilient, socially cohesive, inclusive, democratic, and prosperous Ukraine. The PFRU provides funds to Ukrainian and international delivery partners and implements projects based on research and evidence.

The Senior Fund Manager oversees PFRU grant management process including establishing, implementing, and monitoring the issuance of grants under the programme.  The Senior fund manager will utilize relevant Chemonics’ resources, including PFRU’s Fund Manual, for granting under the programme for this purpose. The Senior Fund Manager will ensure that all grants issued are awarded, monitored and closed-out in accordance with applicable FCDO and Chemonics policies and procedures.

Key Responsibilities:

The Senior fund manager will be responsible for the following:

• Collaborates closely with the Fund and Compliance Director to ensure strategic alignment of grants management with overall fund compliance objectives and FCDO expectations;
• Manages grants activities, ensuring compliance with Chemonics policies and procedures as well as the Grants Management Manual. Ensures that all grants-related regulatory requirements are met in a satisfactory and professional manner; 
• Ensures the highest levels of honesty, integrity, openness and transparency in administering grants award processes and procedures;
• Assists the Fund and Compliance Director in conducting periodic compliance reviews and implementing corrective actions;
• Proposes improvements to the Grants Management Manual and related tools and procedures in coordination with the Funds and Compliance Director;
• Coordinates with technical workstream leads and short-term technical experts in project design to ensure suitability and feasibility of proposed deliverables, advises on delivery mechanisms for use under projects;
• Works with MEL and technical teams to ensure grants are designed and monitored to achieve measurable outcomes and value for money;
• Reviews and approves all grant agreements/modifications with a value up to GBP 50,000;
• Reviews and approves market assessment report prepared by the project teams;
• Reviews the advance payment schedule planned for each award 
• Ensures that activities and deliverables related to grants are achieved on schedule and within the allocated budget;
• Identifies and mitigates risks related to grants implementation, ensuring robust internal controls are in place across the grants lifecycle;
• Ensures that grants-related files are maintained in a current and complete manner and are audit-ready at all times;
• Ensures effective liaison between PFRU staff and grant recipients, ensures that recipients are provided with suitable capacity building and assistance in the fields of management, including financial management, financial sustainability, and advocacy;
• Supports learning and adaptation by analyzing grant performance data;
• Mentors Fund Officers and Managers, fostering a culture of accountability, learning, and continuous improvement;
• Serves as Acting Fund and Compliance Director in the absence of the incumbent;
• Performs any other relevant duties as assigned by Fund and Compliance Director or Deputy Team Leader of Operations.

Qualifications:

To perform this job successfully, the Employee must be able to perform each essential duty, obligation and responsibility satisfactorily. The qualifications listed below are representative of the required knowledge, skills and/or abilities needed to perform the principal duties.

• University degree in finance, accounting, economics, audit, entrepreneurship, business administration or equivalent field preferred. Education in other field with appropriate experience in finance / grants will also be accepted.
• Minimum of five years of experience in managerial position in fund management / finance / operations / procurement / grants with international donor-funded projects. Experience working with FCDO as a donor is preferred.
• Familiarity with FCDO and/or UK government reporting is preferred.
• Demonstrated experience working with local organizations.
• Strong financial management and financial reporting skills
• Demonstrated ability in working independently and as part of a team both in-person and remotely.
• Strong organizational and work prioritization skills, including analytical and decision-making skills.
• Excellent verbal and written and communication skills.
• Demonstrated versatility, and integrity.
• Proven experience developing new organizational systems and tools.
• Ability to work in a professional manner with fellow staff members, and the public.
• Fluency in Ukrainian and English (both written and oral) is required.

Reporting:

Senior Fund Manager works under the direct supervision and reports to the Fund and Compliance Director, or equivalent.

Duration of Assignment / LOE:

Fixed term employment agreement with possible extension.

Application Details: 

Apply using the following link by December 3rd. For roles requiring English language skills, English language CVs are preferred (but not required). We encourage to apply people with disabilities. Applications will be considered on a rolling basis. No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists. 

PFRU-2 Recruitment – Candidate Application