Старший/а асистент/ка з фондів / Senior Fund Assistant

Фонд «Партнерство за сильну Україну» (ФПСУ) — це багаторічна, мультидонорова фінансована програма, координатором якої є Міністерство закордонних справ, у справах Співдружності Націй та розвитку Сполученого Королівства (МЗС Британії) та здійснюється у співпраці з Урядом України.

Метою ФПСУ є створення покращених умов для української держави у партнерстві з громадянським суспільством та приватним сектором, щоб очолити інклюзивне національне, відновлення і відродження в контексті російської агресії. Цей результат покликаний сприяти відновленню більш стійкої, соціально згуртованої, інклюзивної, демократичної та процвітаючої України. ФПСУ надає кошти українським і міжнародним партнерам і реалізує проєкти, засновані на дослідженнях і фактичних даних.

ОПИС ПОСАДИ

Старший асистент з фондів допомагає Менеджеру з фондів у розробці грантових угод, модифікацій, процесах належної перевірки постачальників, реалізації угод грантів/постачальників та звітності, включаючи збір фінансової підтверджувальної документації (включно із перевіркою фінансових звітів) та документації, необхідної для завершення проектів.. Старший асистент з фондів використовуватиме відповідні ресурси Кімонікс, у тому числі посібник з фінансування ФПСУ, для надання грантів і фінансування в рамках програми з цією метою. Старший асистент з фондів  забезпечуватиме надання, моніторинг та закриття всіх виданих грантів і проектів відповідно до застосовних політик і процедур МЗВ Британії та Кімонікс.

ДЕТАЛЬНІ ОБОВ’ЯЗКИ  

• Допомагає Менеджеру з фондів у діяльності субпідрядних і грантових активностей, ініційованих проектом, забезпечуючи дотримання політики та процедур Кімонікс, а також керівництва щодо фінансування. Забезпечує задовільне та професійне виконання всіх нормативних вимог щодо грантів, визначених контрактом. 
• Допомогає менеджеру з фондів організовувати розгляд грантових пропозицій оціночними комітетами та готує протоколи зустрічей.
• Готує проєкти грантових угод та поправки до них та подає на затвердження Менеджеру з фондів.
• Допомагає Менеджеру з фондів у відстеженні витрат за грантовими проєктами, включаючи відповідну звітність і повноваження. 
• Проводить, якщо це можливо, перевірку перед укладанням контракту та фінансовий аналіз потенційних партнерів, щоб визначити управлінську та технічну спроможність заявників для адміністрування грантів та надання субпідрядів. Зокрема, брати участь у перевірці фінансових, бухгалтерських та адміністративних процедур для контролю за коштами та витратами, включаючи відповідну звітність та повноваження. Це включатиме детальну оцінку співвідношення ціна-якість (економічність, ефективність, економічна ефективність і справедливість) відповідно до політики співвідношення ціни та якості PFRU. Результати відповідної перевірки подає на затвердження Менеджеру з фондів.
• Під керівництвом Менеджера з фондів контролює дотримання всіх угод, що регулюють надання грантів і проектів, і готує необхідні звіти. 
• Працює із відповідними членами технічної та операційної команд для забезпечення регулярної актуалізації показників реалізації проектів.
• Забезпечує найвищий рівень чесності, відкритості та прозорості в управлінні процесами та процедурами надання грантів. 
• Гарантує, що гранти та файли, пов’язані з проектами, підтримуються актуальним і повним чином і завжди готові до аудиту. 
• Забезпечує повну відповідність правилам МЗС Британії та політиці надання грантів Кімонікс, пов’язаній із чесним і відкритим конкурсом у присудженні місцевих грантів, а також керує розміщенням пропозицій. 
• Забезпечує закриття грантів і проектів у встановлені терміни. 
• Перевіряє фінансові звіти, що надаються грантерами (для угод із фінансовою звітністю), та подає на
• затвердження менеджеру з фондів результати такої перевірки.
• Виконує додаткові операційні та адміністративні завдання на прохання менеджера з фондів або директора з фондів.

  МІНІМАЛЬНІ КВАЛІФІКАЦІЙНІ ВИМОГИ 

  Ступінь бакалавра чи аналог.

  • Ступінь або сертифікат у сфері бізнесу, фінансів, бухгалтерського обліку, державного управління, міжнародних відносин буде перевагою.
  • Необхідний досвід роботи на посаді асистента чи стажера не менше одного року.
  • Попередній досвід роботи з грантами, договорами чи досвід фінансового менеджменту буде перевагою.
  • Сильні міжособистісні та комунікативні навички
  • Вільне володіння англійською та українською мовами є обов’язковим

  Місце роботи

  Ця посада в Києві на повний робочий день

  Інструкції щодо подання резюме:

  Подавайтеся за допомогою цього посилання до 06 серпня 2024 р. Для позицій, де англійська мова є обов’язковою, бажано (але не обов’язково) надсилати резюме на англійській мові. Закликаємо подавати заявки людям з інвалідністю. Заявки розглядатимуться на постійній основі. Без запитань по телефону, будь ласка. Кімонікс зв’яжеться з фіналістами.

  https://app.smartsheet.com/b/form/a44f8791237c4df2a2c0d3d2ad86b2ca

  «Кімонікс» – це роботодавець, що надає рівні можливості всім кандидатам і працівникам, і у якого немає при підборі та працевлаштуванні персоналу дискримінації за расою, кольором шкіри, віросповіданням, статтю, національністю, політичними переконаннями, сексуальною орієнтацією, гендерною ідентичністю, сімейним статусом, інвалідністю, генетичною інформацією, віком, членством у профспілках або за іншими факторами, не пов’язаними з виконанням професійних обов’язків.

Background 

The Partnership Fund for a Resilient Ukraine (PFRU) is a multi-year, multi-donor funded programme managed by the UK’s Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO) and governed in collaboration with the Government of Ukraine.  

 The PFRU’s aim is to set improved conditions for the Ukrainian state, in partnership with civil society and the private sector, to lead on inclusive national recovery and revitalization in the context of Russia’s aggression. This outcome is designed to facilitate the rebuilding of a more resilient, socially cohesive, inclusive, democratic, and prosperous Ukraine.  The PFRU provides funds to Ukrainian and international delivery partners and implements projects based on research and evidence.

POSITION DESCRIPTION  

The Senior Fund Assistant will support Fund Manager in the development of grant agreements, modifications, vendor due diligence processes, grant/vendor agreement implementation and reporting including collection of financial supporting documentation (including checking financial reports) and documentation required for projects closeout.  The Senior Fund Assistant will utilize relevant Chemonics’ resources, including PFRU’s fund manual, for granting and funding under the programme for this purpose. The Senior Fund Assistant will ensure that all grants and projects issued are awarded, monitored and closed-out in accordance with applicable FCDO and Chemonics policies and procedures.  

DETAILED RESPONSIBILITIES 

The Senior Fund Assistant will support Fund Manager in the development of grant agreements and modifications, vendor due diligence processes, grant/vendor agreement implementation and reporting including collection of financial supporting documentation (including checking financial reports) and documentation required for projects closeout.  The Senior Fund Assistant will utilize relevant Chemonics’ resources, including PFRU’s fund manual, for granting and funding under the programme for this purpose. The Senior Fund Assistant will ensure that all grants and projects issued are awarded, monitored and closed-out in accordance with applicable FCDO and Chemonics policies and procedures. 

• Assists the Fund Manager with project-initiated subcontracting and grants activities, ensuring compliance with Chemonics policies and procedures as well as the funds manual. Ensures that all contract-specified grants-related regulatory requirements are met in a satisfactory and professional manner.
• Assists Fund Manager in organizing evaluation committees of grant proposals review and prepares meeting notes.
• Prepares grant agreements and modifications, and provides for Fund`s Manager approval.
• Assists Fund Manager in tracking expenditures under grants, including appropriate reporting and authorities.
• Conducts if applicable pre-award responsibility and financial review of potential partners to determine applicant management and technical capacity to administer grant and subcontract awards. In particular, participate in examining financial, accounting, and administrative procedures for control of funds and expenditures, including appropriate reporting and authorities. This will include a detailed value for money (economy, efficiency, cost-effectiveness and equity) assessment, in accordance with PFRU value for money policies. Respective results provides for Fund`s Manager approval.
• Under Fund`s Manager supervision monitors compliance of all agreements governing the award of grants and projects and prepare necessary reports.
• Follows up with relevant Technical and Operations team members to ensure that project trackers are updated on a regular basis.
• Ensures the highest levels of honesty, integrity, openness and transparency in administering grants award processes and procedures.
• Ensures that grants and project-related files are maintained in a current and complete manner and are audit-ready at all times.
• Ensures full compliance with FCDO regulations and Chemonics grant award policies related to fair and open competition in the award of local grants and manage the issuance of solicitations for proposals.
• Ensures that grants and projects are closed out within required time frames.
• Review financial reports provided by Grantees (for cost-reimbursable grant agreements), and provides for Fund`s Manager approval.

Delivers additional operational and administrative tasks, as requested by Fund Manager or Fund Director.

MINIMUM QUALIFICATIONS    

• Bachelors Level degree or equivalent.
• Degree or certification in Business, Finance, Accounting, Public Administration, International relations will be an advantage.
• Minimum one year of experience in the role of an assistant or intern is required.
• Previous experience in grants, contracts or financial management will be an advantage.
• Strong interpersonal and communication skills
• Fluency in English and Ukrainian is required

 Location:

This is a Kyiv-based full time and in-person position.

Application Details

Apply using the following link by 6 August 2024. For roles requiring English language skills, English language CVs are preferred (but not required). We encourage to apply people with disabilities.  Applications will be considered on a rolling basis. No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists.

https://app.smartsheet.com/b/form/a44f8791237c4df2a2c0d3d2ad86b2ca

Chemonics is an equal opportunity employer and does not discriminate in its selection and employment practices on the basis of race, color, religion, sex, national origin, political affiliation, sexual orientation, gender identity, marital status, disability, genetic information, age, membership in an employee organization, or other non-merit factors.