Старший(-а) менеджер(-ка) із закупівель та логістики/ Senior Procurement Logistics Manager

Загальна інформація

Фонд «Партнерство за сильну Україну» – це багаторічна донорська програма, якою керує Міністерство закордонних справ, справ Співдружності Націй та розвитку Сполученого Королівства (МЗС СК). Метою ФПСУ є посилення стійкості українського уряду, економіки, засобів масової інформації та українського громадянського суспільства шляхом реалізації важливих проєктів із підтримки стійкості відповідних партнерів.

Опис посади

Старший менеджер із закупівель та логістики керує та контролює адміністративні, договірні та операційні питання, пов’язані з закупівлею товарів, послуг і робіт для програми ФПСУ в Україні із забезпеченням дотримання стандартів якості, а також економічної ефективності всіх закупівель і відповідності вимогам Кімонікс і Правила МЗС СК. Старший менеджер із закупівель та логістики надає вказівки та контролює роботу інших фахівців із закупівель ФПСУ в рамках свого портфелю, експертного персоналу ФПСУ, грантоотримувачів і постачальників стосовно закупівельних процесів. Старший менеджер із закупівель у тісній співпраці з експертною командою працює над розробкою стратегій і планів закупівель для проєктів і проєктних заходів у відповідності до потреб бенефіціарів і зацікавлених сторін.

Обов’язки та відповідальність

• Значна участь у розробці загальних політик, практик і процедури щодо всіх аспектів закупівель.
• Проведення пов’язаних із програмою закупівель для визначеного портфеля із забезпеченням відповідності політиці та процедурам Кімонікс, правилам МЗС СК та Посібнику з закупівель ФПСУ.
• Керування командою з 3-4 фахівців із закупівель і одного асистента.
• Керування асистентом зі складських і логістичних питань і контроль за наскрізним процесом у рамковій угоді про закупівлю складських і логістичних послуг із оптимізацією стратегії зберігання та доставки в координації з експертними командами для забезпечення своєчасного виконання та ефективності робіт.
• Визначення найбільш підходящих механізму та стратегії закупівель для розумних, чесних і оперативних закупівель із забезпеченням при цьому дотримання політики та процедур Кімонікс, правил МЗС СК та положень Посібника із закупівель ФПСУ. Допомога в цих питаннях при проведені закупівель, які ведуть фахівці з закупівель і логістики та асистенти з закупівель у рамках свого портфеля.
• Забезпечення суворого дотримання положень Посібника із закупівель ФПСУ та правил МЗС СК шляхом ретельної перевірки договорів на закупівлю, службових записок про результати тендеру та всієї закупівельної документації, складеної фахівцями та асистентами з закупівель і логістики, в рамках свого портфеля .
• Постійна реєстрація порівнянних витрат, щоб можна було порівняти еталонні показники співвідношення ціни та якості для показників співвідношення ціни та якості ФПСУ (відповідно до вказівок МЗС СК) щодо економічності.
• Моніторинг українського ринку з метою виявлення потенційних українських постачальників послуг, товарів і робіт.
• Виявлення проблем із закупівлями в рамках свого портфеля та процесах, а також завчасне вирішення та/або повідомлення про проблеми заступнику керівника групи з реалізації проєктів.
• Розсилання запрошення до участі в тендерах (ITT) від імені команди ФПСУ в Україні та участь у роботі тендерних комісій для забезпечення прозорості та відповідності на всіх етапах. У співпраці з фондовими та експертними командами ФПСУ України підготовка та фіналізація тендерів, тендерної документації, технічних специфікацій, контрактів, графіків реалізації, доставки, перевірки та звітів про результати оцінки.
• Безпосередня робота з українськими, регіональними чи міжнародними постачальниками товарів і послуг з метою отримання цінових пропозицій та/або ініціювання закупівель необхідних товарів, робіт і послуг.
• Комунікація з постачальниками товарів і послуг в якості їхньої контактної особи протягом усього процесу закупівель. Організація зустрічей із учасниками тендеру, збір уточнюючих запитань від учасників та у співпраці з експертною командою ФПСУ в Україні підготовка відповідей, координації роботи оціночних комітетів, проведення перевірки постачальників товарів і послуг, а також розробка контрактів і договорів на закупівлю.
• Керування координацією з експертними та фондовими командами з питань розробки проєкту та підпроєктів для забезпечення придатності та здійсненності запропонованих закупівельних рішень. Участь у розробці плану закупівель і комерційної стратегії на етапі розробки проєкту.
• Контроль і управління доставкою товарів і виконанням робіт, а також визначення потреб у формуванні спроможності для належного використання та обслуговування обладнання в координації з експертною командою ФПСУ. Контроль і забезпечення належної перевірки обладнання експетною командою та реципієнтами обладнання.
• Своєчасна обробка заявок на закупівлю, погоджених проєктними командами.
• За можливості робота над оптимізацією процесу закупівель шляхом укладення відповідних рамкових угод про закупіві з постачальниками (якщо застосовно).
• Контроль за роботою системи управління товарами програми для відстежування обладнання, наданого партнерам ФПСУ.
• Розробка всієї документації, необхідної для погодження закупівель, з метою подання до МЗС СК (за потреби).
• Участь у веденні та підтримці бази даних постачальників ФПСУ.
• Управління переговорами щодо умов договорів. Моніторинг контрактів та договорів на закупівлю, укладених із постачальниками, за необхідності вживання додаткових заходів із забезпечення дотримання умов.
• Направлення запитів на оплату та обробка рахунків-фактур відповідно до умов договорів із постачальниками та умов оплати за договорами на закупівлю. Забезпечення повноту заповнення фінансової накладної на закупівлю.
• Надання навчальних, інструктажних і консультаційних послуг персоналу ФПСУ, бенефіціарам, грантоотримувачам і постачальникам, пов’язаних із закупівельними політиками та процедурами, в тому числі тендерами, технічною оцінкою пропозицій та управління контрактами.
• Допомога операційному та адміністративному персоналу ФПСУ в Україні в питаннях закупівлі товарів і професійних послуг для офісу програми (за потреби).
• У співпраці з експертами із закупівель і договірної роботи корпоративного офісу Chemonics UK та групою управління проєктами (PMU) забезпечення відповідності всіх тендерних документів і контрактів закупівельній політиці Chemonics і МЗС СК, використання останніх версій шаблонів і відповідності необхідних стандартів якості
• Забезпечення повноти системи реєстрації закупівель і наявності всієї відповідної документації в кожному закупівельному файлу, в тому числі службових записок про результати тендерних процедур по всім закупівлям. Ведення детальних нотаток для документування всіх закупівельних процесів і результатів оцінки пропозицій.
• Своєчасне реагування на заявки на закупівлю від експертної команди ФПСУ в Україні та надання звітів про хід закупівель на вимогу, в тому числі присутність та активну участь у нарадах щодо впровадження проєктів.
• Участь у роботі Правління розпорядника коштів ФПСУ та надання стратегічних і операційних рекомендацій в якості представника закупівельної команди.
• Виконання всіх інших завдань на вимогу заступника керівника групи з питань реалізації проєктів і керівництва ФПСУ.

Кваліфікація:

• Бажано ступінь бакалавра у сфері ділового адміністрування або суміжній галузі.
• Бажано мінімум шість років досвіду роботи в сфері закупівель товарів і послуг для МЗС СК або інших донорських проєктів. Досвід закупівель в Україні обов’язковий.
• Бажано досвід закупівлі та управління логістичними роботами.
• Відмінні усні та письмові комунікативні навички.
• Продемонстровані лідерські якості, універсальність і чесність.
• Обов’язково підтверджений досвід розробки нових організаційних систем та інструментів, а також сильні навички володіння Microsoft Office.
• Здатність професійно працювати з колегами, відвідувачами, постачальниками та представниками громадськості.
• Обов’язково вільне володіння українською та англійською мовами.

Місце роботи

Київ, Україна

Підпорядкування

Старший менеджер із закупівель та логістики підпорядковується безпосередньо заступнику керівника групи з питань реалізації проєктів або еквівалентній посаді.

Інструкції щодо подання резюме:

Подавайтеся за допомогою цього посилання до 11 грудня 2023 р. Для позицій, де англійська мова є обов’язковою, бажано (але не обов’язково) надсилати резюме на англійській мові.Закликаємо подавати заявки людям з обмеженими можливостями.  Заявки розглядатимуться на постійній основі. Без запитань по телефону, будь ласка. Кімонікс зв’яжеться з фіналістами.

https://app.smartsheet.com/b/form/a44f8791237c4df2a2c0d3d2ad86b2ca 

Кімонікс – це роботодавець, що надає рівні можливості всім кандидатам і працівникам, і у якого немає дискримінації за расою, кольором шкіри, віросповіданням, статтю, національністю, політичними переконаннями, сексуальною орієнтацією, гендерною ідентичністю, сімейним статусом, інвалідністю, генетичною інформацією, віком, членством у професійних організаціях або за іншими факторами, не пов’язаних із виконанням професійних обов’язків.

About the job

Programme Background

The Partnership Fund for a Resilient Ukraine is a multi-year, multi-donor funded programme managed by the UK’s Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO). The aim of PFRU is to strengthen the resilience of the Ukrainian government, economy, media, and the Ukrainian civil society by delivering essential resilience project support to relevant partners.

Summary of Position

The Senior Procurement & Logistics Manager manages and oversees administrative, contractual, and operational aspects related to the procurement of commodities, services and works for the Ukraine PFRU programme, ensuring quality standards are met, and all procurements are cost-effective and compliant with Chemonics and FCDO regulations. The Senior Procurement & Logistics Manager will provide guidance and oversight to other PFRU procurement staff in his/her portfolio, PFRU technical staff, grantees, and vendors regarding procurement processes. The Senior Procurement Manager will work closely with the technical team to develop procurement strategies and plans for projects and activities that meet the needs of beneficiaries and stakeholders.

Specific Duties and Responsibilities

• Provides significant inputs to overall policies, practices, and procedures relating to all aspects of procurement.
• Conducts programme related procurements for designated portfolio, ensuring compliance with Chemonics policies and procedures, FCDO’s regulations, and PFRU’s Procurement Manual.
• Supervising a team of 3-4 procurement officers and one assistant.
• Manages the warehousing and logistics assistant and oversees the end-to-end process of the warehousing and logistics services blanket purchase agreement, optimizing storage, and delivery strategies in coordination with technical teams to ensure timely and efficient operations. 
• Determines the most appropriate procurement mechanism and strategy for reasonable, fair, and expeditious procurements while ensuring compliance with Chemonics policies and procedures, FCDO’s regulations, and PFRU’s Procurement Manual. Supports procurements led by Procurement & Logistics Officers and Procurement Assistants in his/her portfolio with the same.  
• Upholds strict compliance with PFRU’s Procurement Manual and FCDO regulations by meticulously reviewing purchase orders, selection memos, and comprehensive procurement documentation compiled by procurement and logistics officers and assistants within his/her portfolio. 
• Maintains ongoing records of comparable costs, to be able to benchmark Value for Money metrics for PFRU VfM (according to FCDO guidance) metrics on economy.
• Monitors market in Ukraine to identify potential Ukrainian vendors of services, goods and works.
• Identifies issues with procurements in their portfolio and processes, and proactively resolves and/or communicates the issues to the Deputy Team Leader – Delivery. 
• Issues Invitations for Tenders (ITT) on behalf of the Ukraine PFRU team and participates on selection panels to ensure transparency and compliance at all steps. Works with the Ukraine PFRU fund and technical teams to prepare and finalize tenders, bidding documents, technical specifications, contracts, schedules of completion, delivery, inspection, and evaluation reports.
• Works directly with Ukrainian, regional or international vendors and service providers to obtain quotations and/or initiate procurements of requested commodities, works, and services.
• Liaises with vendors and service providers and serves as their point of contact throughout the procurement process. Arranges bidder meetings, compiles clarification questions from bidders and works with the Ukraine PFRU technical team to prepare responses, coordinate evaluation committees, conduct vetting of vendors and service providers, and draft contracts and purchase orders.
• Leads coordination with technical and fund teams on project and sub-project design to ensure suitability and feasibility of proposed procurements. Contributes to the development of a procurement plan and commercial strategy at the project design phase.
• Oversees and manages the delivery of commodities and works and identifies needs for capacity building for proper use and maintenance of equipment in coordination with the PFRU technical team. Oversees and ensures proper inspection of equipment is conducted by both technical team and recipients of equipment.
• Processes procurement requests in a timely manner as approved by project teams.
• Makes efforts where possible to streamline the procurement process through establishing appropriate Blanket Purchase or Framework Agreements with vendors (as applicable).
• Oversees maintenance of the programme’s commodity management tracking system for equipment provided to PFRU partners.
• Develops any required procurement related approval documentation for submission to FCDO (when required).
• Contributes to and maintains PFRU’s vendor database.
• Manages the negotiation of terms and conditions of contracts. Monitor contracts and purchase orders issued to vendors and conducts follow up as necessary to ensure compliance to terms and conditions.
• Issues payment requests and process invoices in line with vendor contract and purchase order payment terms. Ensures completeness of procurement finance voucher.
• Provides training, coaching, and advisory services to PFRU staff, beneficiaries, grantees, and vendors related to procurement policies and procedures, including tenders, technical evaluations of proposals, and contract management.
• Assists Ukraine PFRU operations and admin staff on the procurement of commodities and professional services for the programme office (as needed).
• Works with Chemonics UK’s corporate office procurement and contracts experts and Project Management Unit (PMU) to ensure all bidding documents and contracts adhere to Chemonics’ and FCDO’s procurement policies, use the most updated templates, and meet the necessary quality standards
• Ensures that procurement filing system is complete and all appropriate documentation is included in each procurement file including selection memorandums for all procurements. Maintain detailed notes to document all procurements processes and evaluations.
• Responds in a timely manner to procurement requests from the Ukraine PFRU technical team and provide procurement status reports when requested including attending and actively participating in project implementation meetings.
• Sits on the PFRU MA Management Board and provides strategic and operational insight as a representative of the procurement team. 
• Perform any other tasks requested by the Deputy Team Leader – Delivery and PFRU leadership.

Qualifications:

• Bachelor’s degree in business administration or equally relevant field preferred.
• Minimum of six years of experience in working in procurement of commodities and services for a FCDO or other donor-funded projects preferred. Procurement experience in Ukraine is required.
• Experience procuring and managing logistics works is preferred.
• Excellent verbal and written and communication skills.
• Demonstrated leadership, versatility, and integrity.
• Proven experience developing new organizational systems and tools required, with a strong command of Microsoft Office required.
• Ability to work in a professional manner with fellow staff members, visitors, vendors, and the public.
• Fluency in Ukrainian and English is required.

Place of Assignment

Kyiv, Ukraine

Reporting

The Senior Procurement & Logistics Manager will report directly to the Deputy Team Leader – Delivery or equivalent.

Application Details

Apply using the following link by December 11th. For roles requiring English language skills, English language CVs are preferred (but not required). We encourage to apply people with disabilities.  Applications will be considered on a rolling basis. No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists.

https://app.smartsheet.com/b/form/a44f8791237c4df2a2c0d3d2ad86b2ca

Chemonics is an equal opportunity employer and does not discriminate in its selection and employment practices on the basis of race, color, religion, sex, national origin, political affiliation, sexual orientation, gender identity, marital status, disability, genetic information, age, membership in an employee organization, or other non-merit factors.