Спеціаліст/ка з грантів і контрактів

Вакансія спеціаліста/спеціалістки з грантів і контрактів

Фонд Східна Європа шукає спеціаліста/спеціалістку з грантів і контрактів, який/яка супроводжуватиме адміністрування грантового портфоліо Фонду Східна Європа, також коротко- та довгострокові контракти за програмами Фонду. Спеціаліст/спеціалістка з грантів і контрактів працюватиме під керівництвом старшої фінансової та грантової менеджерки Фонду.

Обов’язки

Загальні:

• підтримка в адмініструванні грантового портфоліо Фонду;
• ведення впорядкованої та повної системи файлів з грантовими документами та контрактами;
• підтримка бази даних із грантами та контрактами;
• співпраця з фінансовими менеджерами/менеджерками Фонду для підготовки звітності донорам Фонду, графіків виплат за грантами, та при проходженні Фондом аудитів;
• підготовка звітів та аналітики стосовно грантів та контрактів на запит керівництва Фонду чи донорів.

За грантовим компонентом: 

• адміністрування грантового портфоліо Фонду: проведення аналізу заявників перед наданням гранту, оцінка бюджету проєкту, підготовка грантових договорів, проведення грантових виплат, верифікація звітів грантоотримувачів, здійснення процедур закриття грантів;
• у співпраці з програмними фахівцями Фонду  – аналіз аналітичних і фінансових звітів грантоотримувачів, на предмет їх відповідності умовам грантового договору, грантовим політикам Фонду та вимогам донорів;
• надання консультацій щодо грантових процедур Фонду та вимог до фінансової звітності;
• проведення грантових платежів і внесення інформації про витрати за грантами до бухгалтерської системи Фонду;
• участь у візитах до грантоотримувачів для оцінки діяльності за проєктами, які фінансуються Фондом, та перевірки документів щодо витрат за грантом.

За компонентом контрактів:

• в співпраці з програмними фахівцями Фонду – підготовка контрактів за програмами Фонду;
• надання оцінки ризиків щодо процедур контрактування;
• перегляд фінансових звітів за контрактами, за потреби.

Кваліфікаційні вимоги:

• Ступінь бакалавра з бухгалтерської справи, бізнес-менеджменту, права, економіки чи суміжних сфер; ступінь магістра буде перевагою;
• відмінна обізнаність зі стандартами та практиками бухгалтерського обліку в Україні;
• щонайменше два роки релевантного досвіду в адмініструванні грантів і контрактів; перевагою буде попередній досвід управління грантами за фінансової підтримки USAID  чи Європейського Союзу; наявність досвіду управління грантами з використанням коштів інших донорів також вітається;
• обізнаність щодо процедур видачі грантових договорів на фіксовану суму буде перевагою;
• увага до деталей і відмінні організаційні навички – обов’язкові;
• професійне володіння Microsoft Excel, Word, та Office – обов’язкове; обізнаність з MS Project та бухгалтерськими програмами буде перевагою;
• спроможність працювати незалежно та у середовищі багатозадачності з високими вимогами та чіткими дедлайнами, спроможність встановлювати пріоритети для забезпечення результату;
• відмінні навички комунікації, спроможність налагоджувати та підтримувати ефективну співпрацю з колегами та партнерами;
• відмінне володіння українською мовою – обов’язкове; володіння англійською мовою на рівні, достатньому для ведення професійної комунікації (письмово та усно) – обов’язкове.

Просимо надсилати резюме та супровідний лист до 10 березня 2023 року за електронною адресою [email protected].

Вкажіть назву вакансії в темі листа. Будь ласка, не робіть запитів телефоном.

Competition for the position of Grants and Contracts Specialist

East Europe Foundation seeks candidates for the Grants and Contracts Specialist position who will support the administration of EEF’s grants portfolio and short- and long-term contracts under EEF’s programs. Grants and Contracts Specialist will work under the supervision of the Senior Finance and the Grants Manager.

Duties:

General

• Assist in the administration of EEF’s grants portfolio;
• Maintain an orderly and complete filing system for all grant and contract files;
• Maintain a grant and contract database;
• Coordinate with the EEF’s Finance Managers in preparing monthly/quarterly donors reports, installment projections, and during EEF’s audits;
• Prepare grant and contract reports for EEF’s senior management, and donors, as requested. 

Grant component 

• Provide and assist in the administration of EEF grants portfolio: conduct pre-award due diligence, budget assessment, prepare the grant agreements, perform reports review, process grants payments and complete the close-out procedures;
• In coordination with Program staff, analyze grant narrative and financial reports to ensure compliance with EEF grantmaking policies and donor requirements;
• Participate in negotiations with grantees, consult and advise on financial reporting and grant management issues;
• Prepare grants payments and enter the information about grant expenses into EEF’s Accounting system;
• Participate in site visits to grantees to evaluate the project progress and financial reports’ documents.

Contract component

• Draft or review the program-related contracts in coordination with EEF’s Program staff;
• Provide risk management assessment concerning contractual issues;
• Review financial reports under contracts, where needed.

Qualifications:

• Bachelor’s degree in accounting, business management, law, economics, or a related field required; Master’s degree preferred;
• Proficiency with accounting standards and procedures is required;
• Minimum two years of relevant experience in grants and contract administration; understanding the USAID and EU contracts and grants management policies and procedures is desirable, but experience with other donor-funded projects will be accepted;
• Knowledge of the FAA contracts and related procedures is desirable;
• Attention to detail and excellent organizational skills are required;
• Strong computer skills including knowledge of Microsoft Excel, Word, and Office applications; Knowledge of the MS Project and accounting software is desirable;
• Ability to work independently, multi-task, prioritize and cope with competing demands under tight deadlines;
• Strong interpersonal skills and ability to establish and maintain effective working relations with colleagues, and partners;
• Ability to effectively communicate verbally and in written form in Ukrainian, and English.

Please send your CV and cover letter by March 10, 2022, to [email protected].

State job title in the subject line of the email. No phone inquiries, please.