Security Manager / Mенеджер/ка з безпеки

Фонд «Партнерство за сильну Україну» (ФПСУ) — це багаторічна, донорська програма, що реалізується компанією «Кімонікс Інтернешнл» та фінансується Великобританією, Канадою, США, Фінляндією, Швейцарією та Швецією. Управління програмою здійснює Міністерство закордонних справ, справ Співдружності Націй та розвитку Сполученого Королівства (МЗС СК) у співпраці з Урядом України. ФПСУ допомагає зміцнити стійкість українського уряду перед лицем російської агресії в Україні та надає критично важливу підтримку українським державним інституціям, громадянському суспільству та ЗМІ.

Короткий  опис посади

Менеджер з безпеки відповідає за повсякденне управління питаннями безпеки та захисту стосовно ФПСУ та всіх проектів, у тому числі моніторинг та звітність, підвищення рівня обізнаності про питання безпеки, забезпечення пріоритетності питань безпеки та захисту в рамках проектних заходів. У тісній співпраці з керівником українського безпекового підрозділу (UST), підрозділу з управління питаннями безпеки (SMU) головного офісу, заступником керівника групи (DTL) з операційних питань, керівником групи (TL) та проектними командами ФПСУ менеджер з безпеки керуватиме політиками та найкращими практиками Кімонікс у сфері безпеки, в тому числі стосовно транспортування, медичної та пожежної безпеки, управління поїздками, безпеки в офісах та місцях проживання, а також питаннями виконання обов’язку належної турботи по відношенню до персоналу ФПСУ на програмному рівні та грантоотримувачів. Менеджер з безпеки надаватиме підтримку під час оцінки нових проектних заходів у координації з UST. Менеджер з безпеки забезпечить постійне навчання, підтримку та наставництво проектному персоналу щодо найкращих практик, стандартів та вимог Кімонікс у сфері безпеки та захисту у всіх аспектах роботи офісів програми. Вона/вона повинна дотримуватися політик з питань належної турботи Кімонікс Великобританія, правил МЗС СК, а також політик, процедур і правил органів місцевої влади. Менеджер з безпеки підпорядковується заступнику керівника групи з операційних питань і отримує технічні вказівки та працює під контролем керівника з безпеки UST з метою забезпечення стратегічної координації, підтримки корпоративних стандартів і надання пріоритету добробуту персоналу.

Конкретні обов’язки та відповідальність

Менеджер з безпеки відповідає за такі основні обов’язки:

• Особиста та дистанційна оцінка місць розташування тимчасових та довгострокових офісів, зокрема (за потреби) офісів персоналу, що працюють в приміщеннях державних установ, з метою охоплення регіонів в Україні, де Кімонікс раніше не працювала, а також регіонів, на які міг суттєво позначитися поточний збройний конфлікт, якщо їх оцінили як безпечні
• Виконання функції контактної особи в локальному офісі для комунікації з проектним персоналом, керівництвом проекту та UST у разі серйозного інциденту за участю співробітника проекту
• Розвиток і підтримка місцевих контактів, у тому числі з USAID, МЗС СК та їхніми партнерами-виконавцями, ООН, НУО та представниками Уряду України, для сприяння кращому обміну інформацією про питання безпеки
• Допомога у визначенні та оцінці безпечних маршрутів в Україні для проектної діяльності та потенційних переміщень персоналу шляхом координації з місцевими контактами, іншими організаціями, що працюють в Україні, та посадовими особами Уряду
• Координація з керівництвом/адміністративною командою офісу з метою забезпечення наявності планів переїзду.
• Членство в Групі з управління інцидентами (IMT) ФПСУ для надання консультацій з питань безпеки керівництву програми.
• Супровід проектних команд під час відвідування об’єктів із метою забезпечення безпеки персоналу, що здійснює проектну діяльність на деокупованих територіях.
• Аналіз політики належної турботи щодо грантоотримувачів ФПСУ та надання вказівок і рекомендації щодо її вдосконалення, а також (за потреби) надання підтримки та навчання грантоотримувачам. Оцінка впровадження зазначених політик та супровід протягом реалізації заходів грантоотримувачами, надаючи пріоритет тим, хто працює у складних умовах та на прифронтових територіях.
• Розробка планів управління поїздками на основі виявлених та оцінених безпечних маршрутів, а також координація з адміністративними / логістичними фахівцями, що відповідають за відстеження переміщень персоналу та форм запитів на переміщення
• Надання підтримки стосовно переміщення персоналу та товарів в Україну та за її межі шляхом формування твердого розуміння поточних обмежень на пересування, вимог до документації та будь-яких інших міркувань щодо перетинання кордонів
• Надання допомоги ширшому колу безпекових фахівців шляхом визначення надійних українських новин та постачальників інформації з відкритих джерел, а також активне відслідковування важливих подій, про які не широко повідомляють за межами України. Координація з ІТ-командою ФПСУ та командою з корпоративної кібербезпеки з метою розробки політик і стандартів, а також допомога у впровадженні заходів кібербезпеки.
• Впровадження та керування політик безпеки та передових практик Кімонікс, у тому числі пов’язаних з транспортуванням, пожежною безпекою, управлінням переміщеннями персоналу, а також безпекою в офісних та житлових приміщеннях, зокрема (за потреби) в координації з SMU. 
• Регулярна взаємодія зі співробітниками проекту з метою надання відповідей на запитання та вирішення питань і проблем стосовно безпеки у координації з керівником із безпеки, SMU та керівниками програм (за потреби). 
• Регулярне надання оцінки ситуації в Україні проектному персоналу, співробітникам головного офісу та іншим зацікавленим сторонам
• Підготовка оцінки безпеки всіх фізичних об’єктів, у тому числі офісів, складів і проектних об’єктів, а також надання консультацій керівнику групи та проектному персоналу; за потреби, допомога SMU у збиранні даних для оцінки безпеки шляхом періодичного аналізу контексту, оцінки загроз і вразливостей.
• Дослідження та інформаційно-роз’яснювальна робота шляхом відвідування місцевих офісів, аналіз безпекової ситуації та знаходження місцевих контактів із питань безпеки. Надання відповідних результатів досліджень технічними командами та використання досліджень ФПСУ в якості основи при безпековому аналізі.
• Надання підтримки, а також керівництво, за потреби, реагуванням на надзвичайні ситуації за проектами в якості основного члена їхніх команд з управління інцидентами (IMT), а також забезпечення інформування UST та SMU про всі інциденти
• Керування впровадженням заходів щодо мінімізації ризиків, наданих SMU, а також участь у розробці матриць ризиків на програмного та проектного рівнів ФПСУ та управлінні ризиками.
• Надання в режимі реального часу інформації про безпекову ситуацію та її оцінку для територій реалізації заходів та під час переміщення персоналу в умовах поточної війни.
• Моніторинг ситуацій та надзвичайних ситуацій, які виникають на територіях знаходження персоналу та/або мають вплив на проектні заходи, та повідомлення персоналу.
• Відстежування статусу та місцезнаходження персоналу під час пересування по Україні та через кордон.
• Розробка та підтримка телефонних (сигнальних) дерев проекту та списків контактів на випадок надзвичайної ситуації, планів дій на випадок надзвичайної ситуації, а також, за потреби, оцінка безпекових ризиків проекту та об’єкта
• Виконання функції контактної особи програми з питань безпеки. Підтримка та проведення регулярних перевірок місцеперебування персоналу програми. Відстежування та ведення переліку місць розташування персоналу. Відстежування перетинання кордону міжнародним персоналом. Координація з HR фахівцями, що ведуть список рідних персоналу та адрес.
• Проведення інструктажу з важливих питань безпеки та захисту для персоналу, в тому числі співробітників головного офісу, нового бізнес-персоналу та інших короткострокових консультантів, які здійснюють переміщення по країні, після прибуття
• Координація заходи безпеки на подіях, що проводяться проектом, зокрема аналіз місць проведення та робота з місцевими контактами з питань безпеки. 
• Керування питанням готовності до надзвичайних ситуацій і забезпечення проходження персоналом необхідної підготовки, в тому числі з використання супутникових телефонів.
• Безпосередній контроль усього обладнання субпідрядників з безпеки, їхньої роботи та оцінка їхньої ефективності
• Контроль за виконанням співробітниками процедур безпеки та захисту та повідомлення про всі порушення
• Співпраця з іншими безпековими організаціями, зокрема з Департаментом охорони і безпеки ООН (UNDSS), Консультативною радою з питань безпеки за кордоном (OSAC), Посольством США, Посольством Великобританії та іншими партнерами-виконавцями, з метою розуміння безпекової ситуації та спроможності надати відповідні рекомендації.
• Проведення інструктажу з питань безпеки та захисту для всіх співробітників на початку їх працевлаштування та постійних навчань протягом періоду їхньої роботи
• Усі інші завдання на вимогу керівника з питань безпеки UST, DTL з операційних питань, TL або призначеної ними особи, що узгоджуються із загальним характером проекту.

Кваліфікація:

• Вища освіта у відповідній галузі або дисципліні
• Щонайменше 5 років досвіду роботи на посадах з управління та контролю за питаннями безпеки в середовищах підвищеного ризику
• Дуже бажано досвід роботи з USAID/МЗС СК та/або іншими міжнародними донорськими програмами розвитку та в мультикультурному середовищі
• Доведена ефективність впровадження безпекових платформ для цивільних операцій в зонах конфліктів, у тому числі успішний досвід кризового управління та управління приватними постачальниками безпекових послуг 
• Попередній досвід консультування вищого керівництва з питань антикризового управління; здатність організовувати управління заходами в рамках програми на території її реалізації та виконувати функцію контактної особи для комунікації з керівництвом головного офісу
• Здатність розробляти прагматичні оцінки ризиків на підтримку операційних планів для забезпечення безпеки під час поїздок і реалізації проєктів, а також надання підтримки стосовно вимоги до управління ризиками на локаціях
• Обов’язково досвід логістичної підтримки та забезпечення безпеки ланцюжка поставок, а також знайомство з системами управління поїздками та відстеження персоналу
• Доведена ефективність у встановленні відповідних відносин у складних середовищах та середовищах підвищеного ризику
• Підтверджені навички вирішування проблем в умовах високих ризиків
• Сильні навички ефективної комунікації з різноманітними внутрішніми та зовнішніми зацікавленими сторонами
• Обов’язково вільне володіння українською або російською та англійською мовами
• Продемонстрований високий рівень володіння стратегіями мінімізації ризиків на базі їхнього прийняття
• Хороші навички міжособистісного спілкування та прагнення до досконалості
• Здатність встановлювати та підтримувати ефективні, стійкі відносини з персоналом, Посольством Великобританії, Місією USAID та урядовим персоналом США, а також загалом представниками бізнесу та спільноти розвитку
• Сильні організаторські навички та навички пріоритезації завдань, увага до деталей
• Уміння працювати як самостійно, так і в складі команди
• Лідерство, універсальність та чесність

Місце роботи

Менеджер з безпеки працюватиме в Києві (Україна), передбачені часті відрядження по країні.

Підпорядкування

Менеджер з безпеки підпорядковується заступнику керівника групи з операційних питань і отримує технічні вказівки від керівника з безпеки UST, вашингтонського підрозділу з управління питаннями безпеки Кімонікс та керівника групи.

Інструкції щодо подання резюме:

Подавайтеся за допомогою цього посилання до 26 липня 2023 р. Для позицій, де англійська мова є обов’язковою, бажано (але не обов’язково) надсилати резюме на англійській мові. Заявки розглядатимуться на постійній основі. Без запитань по телефону, будь ласка. Кімонікс зв’яжеться з фіналістами.

https://app.smartsheet.com/b/form/a44f8791237c4df2a2c0d3d2ad86b2ca 

Background

The Partnership Fund for a Resilient Ukraine (PFRU), implemented by Chemonics International, is a multi-year, multi-donor government funded programme financed by the UK, US, Canada, Finland, Sweden and Switzerland. PFRU is managed by the UK’s Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO) and governed in collaboration with the Government of Ukraine. PFRU provides support to strengthen the Ukrainian government’s resilience against Russian aggression to Ukraine and delivery essential support to Ukrainian government institutions, civil society and media.

Position Description 

The Security Manager is responsible for the day-to-day management of safety and security issues for PFRU and its projects, including monitoring and reporting, raising the security awareness levels, ensuring safety and security is forefront of project activity. Working closely with the Ukraine Security Team (UST) Security Director, the Home Office Security Management Unit (SMU), Deputy Team Leader (DTL) – Operations, Team Leader (TL) and PFRU project teams, the Security Manager will manage Chemonics’ security policies and best practices, including those related to transportation, medical and fire safety, journey management, office and residence safety, and PFRU programme-wide staff duty of care in addition to grantee duty of care. The Security Manager will support assessments of new project activities in coordination with the UST. The Security Manager will provide continuous training, support, and mentoring to project staff in Chemonics’ safety and security best practices, standards, and requirements for all aspects of programme office operations. She/he must follow Chemonics UK duty of care policies, FCDO regulations, and local government policies, procedures, and regulations. The Security Manager will report to the Deputy Team Leader – Operations and will receive technical direction and supervision from the UST Security Director to ensure strategic coordination, maintain corporate standards, and prioritise staff care.

Principal Duties and Responsibilities  

The Security Manager is responsible for the following principal duties and responsibilities:

• In-person and remote assessments of temporary and long-term office locations, including staff embedded in GoU offices, as needed, to include regions within Ukraine where Chemonics has not previously operated, as well as regions that may have been significantly impacted by the ongoing armed conflict if assessed as safe.
• Serve as an on-the-ground liaison with project staff, project leadership, and the UST in the event of a serious incident involving a project staff member.
• Develop and maintain local contacts to include other USAID and FCDO, and their implementing partners, UN, NGOs, and Government of Ukraine (GoU) officials to facilitate better security information sharing.
• Assist with identifying and assessing safe routes in Ukraine for project activities and potential relocations of staff by coordinating with local contacts, other organizations operating in Ukraine, and GoU officials. 
• Coordinate with office management/admin team to ensure relocation plans in place.
• Member of the PFRU Incident Management Team (IMT) to provide security and safety advice to programme leadership.
• Accompany project teams on site visits to support safety and security of personnel carrying on project activities in liberated areas.
• Review duty of care policies for PFRU grantees and provide guidance and recommendations for improvement, and as appropriate provide support and training to grantees. Assess the implementation of said policies and guidance through grantee activity implementation, giving priority to those operating in challenging locations and frontline areas.
• Development of journey management plans based on identified and assessed safe routes and coordinate with admin/travel team who are responsible for tracking movements and movement request forms. 
• Supporting movements of staff and commodities into and out of Ukraine by developing firm understanding of current movement restrictions, documentation requirements, and any other cross-border movement considerations. 
• Support broader security team by identifying reliable Ukrainian news and open-source information providers and actively monitor for important developments not being widely reported outside of Ukraine. Coordinate with PFRU IT team and corporate cybersecurity team to develop policies, standards, and support on cybersecurity measures to implement.
• Implement and manage Chemonics’ security policies and best practices, including those related to transportation, fire safety, journey management, and office and residence safety, among others as needed in coordination with the SMU. 
• Engage regularly with project staff to answer and address questions and concerns relating to safety and security, liaising with the Security Director, SMU, and programme leaders when necessary. 
• Provide regular assessments of the on-the-ground situation in Ukraine to project staff, home office staff, and other stakeholders. 
• Develop security assessments for all physical sites including, office, warehouses, and project locations and advise the TL and project staff; as needed, assist the SMU in security assessment data collection through periodic context analyses, threat assessments, and vulnerability assessments. 
• Conduct research and outreach by visiting field offices, with analyses of the security environment and identification of local security contacts in the field. Share relevant research with technical teams and use of PFRU research to inform security analysis.
• Support, and lead if required, emergency response for projects as a core member of their Incident Management Teams (IMT), and ensure all incidents are reported to the UST and the SMU. 
• Lead the implementation of the risk assessment mitigation measures provided by SMU, and input to the PFRU programme and project level risk matrices and management of risks.
• Provide real-time safety and security information and assessments for areas of activity implementation and in support of staff movements amid the ongoing war.
• Monitor situations and emergencies that occur in areas with staff presence and/or have an impact on project activities and ensure staff are aware.
• Monitor staff status and locations when in transit in Ukraine and cross-border travel. 
• Develop and maintain project telephone (signal) trees and emergency contact lists, Emergency Action Plans, and as needed, project and facility security risk assessments.
• Act as safety & security focal point for the programme. Maintain and conduct accountability checks for programme staff regularly. Track and maintain list of staff locations. Track cross-border movements of international staff. Coordinate with HR who manages list of staff dependents and addresses.
• Provide staff, including Home Office employees, new business staff, and other short-term consultants traveling in country, upon arrival, a brief on important safety and security issues. 
• Coordinate security arrangements for events hosted by the project, including analyses of the venues and networking with local security contacts. 
• Lead emergency preparedness and ensure staff receive necessary training, including on the use of satellite phones.
• Directly supervise all security subcontractor assets, monitor activities, and evaluate performance.
• Monitor staff members’ implementation of safety and security procedures and report all breaches in compliance.
• Network with other security organizations, including the United Nations Department of Safety and Security (UNDSS), Overseas Security Advisory Council (OSAC), U.S. Embassy, UK Embassy and other implementing partners to understand the security situation and be able to make relevant recommendations.
• Provide a safety and security orientation to all staff members at the beginning of their employment and ongoing training throughout their employment.
• Perform any other tasks assigned by the UST Security Director, DTL – Operations, TL or their designee consistent with the overall nature of the project.

Experience/Qualifications

• University degree in relevant field or discipline.
• At least 5 years’ experience in security management and oversight roles in high-risk environments.
• Experience working with USAID/FCDO and/or other international development donor programming and in a multi-cultural environment strongly preferred
• Proven effectiveness for implementing security platforms for civilian operations in conflict zones, to include successful crisis management experience and management of private security providers. 
• Previous experience in advising senior leadership on crisis management; ability to organize program leadership in the field and act as a liaison with home office leadership. 
• Must be able to develop pragmatic risk assessments, supporting operational plans for safe travel and project implementation, as well as support venue risk management requirements.  
• Experience with logistical support and supply chain security as well as familiarity with journey management and personnel tracking systems required.
• Proven effectiveness in establishing relevant relationships in complex and high-risk environments. 
• Proven problem solver in high-risk environments. 
• Strong ability to communicate effectively with a variety of stakeholders both internally and externally.  
• Fluency in Ukrainian or Russian and English required.
• Demonstrated proficiency in acceptance-based risk mitigation strategies. 
• Good interpersonal skills and commitment to excellence.
• Ability to establish and maintain effective, sustainable relationships with staff, UK Embassy, USAID Mission and U.S. government personnel, and the general development and business community.
• Strong organizational and work prioritization skills, attention to detail.
• Ability to work both independently and as part of a team.
• Demonstrates leadership, versatility, and integrity.

Supervision 

The Security Manager will report to the Deputy Team Leader – Operations and receive technical direction from the UST Security Director, Chemonics-Washington Security Management Unit, and the Team Leader.

 Performance Location

This position will be based in Kyiv, Ukraine with frequent travel in the country.

Application Details

Apply using the following link by 26 July 2023. For roles requiring English language skills, English language CVs are preferred (but not required). Applications will be considered on a rolling basis. No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists.

 https://app.smartsheet.com/b/form/a44f8791237c4df2a2c0d3d2ad86b2ca