Проєктний/а асистент/ка / Project Assistant

Загальна інформація

Фонд «Партнерство за сильну Україну» Фаза 2 (ФПСУ-2) — це багаторічна донорська програма, що реалізується під управлінням Міністерства закордонних справ, справ Співдружності націй та розвитку (МЗС) Великої Британії у співпраці з українським урядом. З 2025 року ФПСУ-2 реалізовуватиме низку Стратегічних проєктів (СП), спрямованих на зміцнення стійкості українських державних органів в умовах російської агресії та спроможності надавати критично важливу підтримку місцевим громадам у співпраці з громадянським суспільством, ЗМІ та приватним сектором.

У рамках одного з СП, «Економічне відновлення та можливості працевлаштування (ЕВМП)», надаватиметься підтримка державним органам і економічним агентам у формуванні інклюзивного та згуртованого бізнес-середовища, що дозволить стабілізувати діяльність підприємств для виживання в умовах воєнного часу, створити робочі місця та підвищити загальну доступність робочої сили. Для досягнення цієї мети ЕВМП співпрацюватиме з центральними та місцевими органами влади, бізнес-асоціаціями, мікро-, малими та середніми підприємствами (ММСП), а також організаціями та установами з розвитку робочої сили з метою досягнення відчутних результатів у регіонах і громадах, які найбільше потребують підтримки.

Основні послуги та обов’язки (ключові функції)

З метою забезпечення супроводу адміністративних питань, реалізації проєктів та звітності за всіма проєктними заходами ЕВМП Фонд шукає проєктного(у) асистента(ку), який(ка) підпорядковуватиметься (старшому) менеджеру проєкту «Сприятливе бізнес-середовище» та допомагатиме в плануванні, реалізації та звітності. Він(вона) працюватиме під загальним керівництвом директора ЕВМП та щоденно взаємодіятиме з іншими співробітниками ЕВМП (підкомпонентів «Робоча сила», «ММСП», «СБС» та технічні радники з національних програм, регіональні координатори). Проєктний(а) асистент(ка) складатиме відповідні проєктні документи, комунікуватиме з контрагентами та бенефіціарами щодо потреб реалізації проєкту, забезпечуватиме підтримку в організації поїздок на об’єкти, братиме участь у підготовці до засідань технічних комітетів, складатиме проєкти звітів і залучатиметься до інших аспектів роботи ЕВМП відповідно до вимог та вказівок її/його керівників.

Успішна робота на цій посаді передбачає виконання наступних ключових обов’язків:

• Допомога в належному запуску та реалізації стратегічного проєкту «Економічне відновлення та можливості працевлаштування» (ЕВМП), допомога відповідним проєктним менеджерам і фахівцям у запуску їхніх робочих напрямів відповідно до Стратегічного проєктного документу та затвердженого бюджету, забезпечення внутрішньої узгодженості та взаємодії з СП та підрозділами ФПСУ-2, бенефіціарами, зовнішніми партнерами та іншими зацікавленими сторонами.
• У співпраці з технічними спеціалістами та регіональними експертами під керівництвом менеджера СБС допомога в розробці та реалізації відповідних, орієнтованих на результат стабілізаційних заходів у сфері СБС у координації та партнерстві з державними органами, установами та (якщо застосовно) приватним сектором.
• Комунікація зі співробітниками ЕВМП, у тому числі підкомпонентів «СБС», «Робоча сила», «ММСП», а також іншими співробітниками, залученими до реалізації ініційованих на національному та місцевому рівнях заходів та ініціатив у сфері ЕВМП
• Розробка проєктів відповідних програмних документів і звітів, у тому числі (але не виключно) планів, резюме програм, запрошень до участі в закупівельних/грантових процедурах, (нерегулярних і регулярних) звітів керівництву та фінансовим партнерам, матеріалів для презентацій, програм заходів, тез для обговорення тощо.
• За участі, під контролем та керівництвом менеджера СБС (та/або інших менеджерів ЕВМП) комунікація та координація з бенефіціарами в структурах місцевої влади, зацікавленими сторонами, партнерами з метою сприяння розробці та реалізації програмних заходів.
• Участь у забезпеченні належного моніторингу програмних заходів, у тому числі бюджетування, реалізації заходів, ефективності витрат, громадського сприйняття та інших показників ефективності з метою надання відповідних актуальних даних керівництву програми.
• Участь у забезпечення інтеграції в програмні заходи питань гендерної рівності, людей із інвалідністю та соціальної інклюзії (GEDSI) у координації з підрозділом GEDSI ФПСУ
• Координація з підрозділами ФПСУ з досліджень, моніторингу, оцінки та навчання на досвіді (MEL) стосовно потреб у збиранні даних і проведенні досліджень, узгодження з теоріями заходів (theories of action) і теоріями змін проєктів і принципами MEL, а також фіксації MEL-показників та історій змін.
• Координація роботи з підрозділами з фондів, стратегічних комунікацій, екологічним підрозділом та іншими підрозділами ФПСУ з метою забезпечення узгодженості в плануванні, реалізації та моніторингу проєктів
• Періодичні поїздки в межах України для спілкування зі співробітниками, партнерами та зацікавленими сторонами (залежно від поточної безпекової ситуації).
• Виконання додаткових адміністративних і технічних завдань і отримання кінцевих результатів на запит менеджера СБС і директора проєкту.

Необхідні навички та кваліфікація

Проєктний(а) асистент(ка) в ідеалі повинен(на) мати таку кваліфікацію та досвід:

• Вища освіта в галузі права, економіки, міжнародних відносин, державне управління або суміжних галузях
• Бажано досвід роботи чи стажування в державних органах, приватному секторі, сфері професійних послуг або міжнародного розвитку
• Попередній досвід участі в управлінні проєктами є перевагою
• Досвід роботи в програмах міжнародної допомоги в Україні є перевагою
• Цифрова грамотність
• Готовність виїжджати в цільові області ФПСУ-2, в тому числі на прифронтові чи прикордонні території, якщо дозволяє безпекова ситуація.
• Гарні комунікаційні навички, в тому числі вміння чітко та ефективно розмовляти та писати українською та англійською мовами.

Тривалість роботи/рівень залученості (LOE)

Це довгострокова посада з повною зайнятістю, трудові відносини оформлюються через подовжуваний однорічний договір (подовжується після успішного досягнення/впровадження особистих SMART-цілей).

Підпорядкування: Менеджер СБС проєкту «Економічне відновлення та можливості працевлаштування» (ЕВМП).

Місце роботи. Основне місце роботи на цій посаді – Київ (Україна) з можливістю відряджень до інших частин України (якщо дозволяє безпекова ситуація).

Деталі подання заявки  

Подайте заявку за наступним посиланням до 21 травня. Для ролей, що вимагають знання англійської мови, англомовні резюме є бажаними (але не обов’язковими). Ми заохочуємо подавати заявки людей з інвалідністю. Заявки будуть розглядатися на постійній основі. Будь ласка, не телефонуйте. Chemonics зв’яжеться з фіналістами. 

PFRU-2 Recruitment – Candidate Application

Background

The Partnership Fund for a Resilient Ukraine – Phase 2 (PFRU-2) is a multi-year, multi-donor funded programme managed by the UK’s Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO) and governed in collaboration with the Government of Ukraine. Starting from 2025, PFRU-2 will be implementing a series of Strategic Projects (SPs), entitled to strengthen Ukrainian governments’ capacity and resilience in the face of Russian aggression to deliver essential support to local communities in collaboration with civil society, media and the private sectors.

One of the SPs, “Economic Recovery and Employment Opportunities (EREO)”, will support governments and economic agents in developing an inclusive and cohesive business environment, allowing to stabilize operations of businesses to survive during the wartime, creating jobs and increasing the overall availability of the workforce. To achieve that, EREO will work with and alongside national and local governments, business associations, MSMEs (micro, small and medium enterprises), as well as workforce development organizations and institutions, to achieve tangible results in regions and communities, which require support the most.  

Principal Services and Responsibilities (Essential Functions)

To support administrative, project implementation and reporting elements of all activities of EREO, PFRU-2 is recruiting a Project Assistant, which will be directed by (Senior) Manager on Business Enabling Environment and will be instrumental in planning, implementation support and reporting stages. S/he will work under the overall leadership of the EREO Director and will daily interact with other EREO team members (workforce, MSMEs, BEE and technical advisors on national programs and field coordinators). The project assistant will draft relevant project documents, liaison with counterparties and beneficiaries with regard to project implementation needs, support field trips, engage in preparation for technical committees, draft reports, and engage in other elements of EREO work, as required and directed by her/his supervisees.

The following responsibilities will be crucial to the success of the role:

• Support the start-up and delivery within the Economic Recovery and Employment Opportunities (EREO) Strategic Project, helping relevant project managers and project officers to launch their work streams in accordance with Strategic Project Document and the approved budget, ensuring internal coherence and inter-operability with PFRU-2 SPs and teams, beneficiaries, external partners and other stakeholders
• Work with technical specialists and regional experts under the supervision of the BEE Manager to help design and support delivery of relevant and result-oriented stabilization activities in the BEE area in coordination and in partnership with governments, institutional and (if applicable) private sector
• Liaison with EREO team members, including BEE, workforce and MSMEs support streams, as well as other team members, involved into national-to-local and local-to-national activities and initiatives within the EREO field
• Draft relevant program documents and reports, including (but not limited to) plans, program statements, solicitation narratives, (on-off and regular) reports to leadership and the funding partners, inputs into presentations, agendas, talking points, etc.  
• With participation of BEE Manager (and/or other EREO Managers) guidance and supervision, liaise and coordinate with local government beneficiaries, stakeholders, and partners, to support activity development and implementation.
• Contribute to proper monitoring of program activities, including budgets, delivery, cost-benefit, public perception and other forms of efficiency tracking to update program leadership accordingly
• Participate in ensuring project activities incorporate gender equality, disability, and social inclusion (GEDSI) principles, in coordination with the PFRU GEDSI team
• Coordinate with PFRU research and monitoring, evaluation and learning teams for evidence and research needs, alignment with project theories of action and change and MEL principles, and capturing of MEL indicators and change stories
• Coordinate with funds, StratCom, environment and other PFRU teams to build coherence in project planning, delivery and monitoring
• Travel on occasion within Ukraine to engage with staff, partners, and stakeholders (subject to the security situation at the time).
• Provide additional administrative and technical tasks and deliverables, as requested by BEE Manager and Project Director.

Required Skills and Qualifications

The Project Assistant would ideally have the following qualifications and experience:

• A university degree in law, economics, international relations, public administration or related fields
• Preferably experience or internship in government, private sector, professional services or international development
• Previous project management involvement is a plus
• Experience with international assistance programs in Ukraine is a plus
• Digitally literate
• Willingness to travel within PFRU-2 target Oblasts, including those in or near frontline or border areas, security permitting.
• Good communications skills including speaking and writing clearly and effectively in Ukrainian and English

Duration of Assignment/LOE

This will be a full-time, long-term position, based on extendable 1-year contract (prolonged upon successful completion/implementation of personal SMART-goals).

Reports To: Economic Recovery and Employment Opportunities (EREO) BEE Manager.

Location of Assignment: The principal location of this assignment is Kyiv, Ukraine, with travel to other parts of Ukraine (security permitting).

Application Details: 

Apply using the following link by May 21st. For roles requiring English language skills, English language CVs are preferred (but not required). We encourage to apply people with disabilities.  Applications will be considered on a rolling basis. No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists. 

PFRU-2 Recruitment – Candidate Application