Пакт шукає фінансово-адміністративного(ну) асистента(ку)

Pact Overview

At the heart of Pact is the promise of a better tomorrow.  The promise of a healthy life.  Of a decent livelihood. Of sustainable natural resources that benefit communities.  Now more than ever in its 42 -year history, Pact is helping millions of people who are poor and marginalized discover and build their own solutions and take ownership over their future.

Pact enables systemic solutions that allow those who are poor and marginalized to earn a dignified living, be healthy, and take part in the benefits that nature provides. Pact accomplishes this by strengthening local capacity, forging effective governance systems, and transforming markets into a force for development.

Pact exists to help create a world where those who are poor and marginalized exercise their voice, build their own solutions, and take ownership of their future. 

Department Overview

Pact seeks Finance and Administrative Assistant for two GAC-funded projects: Women of Ukraine: Heard, Capable, Resilient (WOU) – 10% LoE and Women Included: Nurturing Growth and Security (WINGS) – 90% LoE. 

WoU project is aimed at greater realization of human rights and access to high quality services among women and girls in Ukraine and the advancement of gender equality across the country. The Grants Officer will be responsible for supporting the full cycle of grants management for the project. WINGS project provides employability and entrepreneurship skills-building services to its beneficiaries aimed at strengthening economic security.

As current Finance and Administrative Assistant will transfer to another position starting from January 1, 2023, Pact seeks competent specialist to fill the position. Finance and Administrative Assistant is responsible for supporting WoU and WINGS project’s finance and administrative activities, as well as assist with procurement and program activities as required.  

Key Responsibilities

The main responsibility of Finance and Administrative Assistant is to prepare payments according to requests from program and procurement staff, provide appropriate filing of payment documents and assist with administrative issues within WoU and WINGS projects in compliance with Pact’s and donor’s policies and regulations.

Specific Duties

The specific duties to be carried out by the successful candidate are listed below.

1. Prepare payment requests and submit them to Finance Manager with all supporting documents properly filed.
2. Carry out following operations within Pact’s accounting system – Business Central NAV:

- Create purchase orders (Pos) for goods and services

- Prepare POs travel reconciliations

- Prepare journal reconciliations for USD and UAH bank transfers and bank fees

- Prepare journal reconciliations for USD and UAH bank accounts

3. Support project’s staff with travels, including calculation of advance payments and reconciliations in accordance with the policy of Pact and the legislation of Ukraine, enter travel expenses into the accounting system
4. Organize logistics for staff travel – book tickets, transportation, and accommodation
5. Support logistics of project’s events
6. Assist with project’s registration matters if needed.

Basic Requirements

• University Degree and minimum 1 year of experience on similar position, preferably in finance or accounting.
• Fluent oral and written English, Ukrainian.
• Must be familiar with the office practices, particularly in the office management field.
• Advanced level keyboard skills and computer literacy on a variety of software applications (MS Word, Excel, etc.)
• Ability to organize routine data accurately and maintain established procedures.
• Ability to be flexible, resourceful and client-oriented in dealing with people.

Preferred qualifications

• Experience in working with international field offices preferred.
• Excellent organizational skills and ability to manage a complex workload and deadlines.
• Excellent communication skills.
• Highly effective administration skills including computing, word processing and internet use.
• Pro-active, intuitive, fast-thinker, and able to work with minimal supervision.

To apply please send cover letter and CV to [email protected] no later than January 17, 2024.

Про посаду

Пакт шукає фінансово-адміністративного(ну) асистента(ку) для двох проєктів, що фінансуються Урядом Канади: «Жінки України: залучені, спроможні, незламні» (WOU) – рівень залученості – 10% та «Жінки залучені: шлях до зростання та економічної безпеки» (WINGS) – рівень залученості – 90%.

Проект WoU спрямований на більш повну реалізацію прав людини та доступ до високоякісних послуг серед жінок та дівчат в Україні, а також на просування гендерної рівності по всій країні. Проєкт WINGS надає своїм бенефіціаркам послуги з розвитку навичок працевлаштування та підприємництва, спрямовані на зміцнення економічної безпеки.

Оскільки нинішня фінансово-адміністративна асистентка переходить на іншу посаду з 1 січня 2023 року, Пакт шукає компетентного(ну) фахівця(чиню) на цю посаду. Асистент(ка) з фінансових та адміністративних питань відповідає за підтримку фінансової та адміністративної діяльності проєктів WOU та WINGS, а також, за необхідності, допомагає у здійсненні закупівель та програмної діяльності.

 Ключові обов’язки

Основним обов’язком асистента(ки) з фінансових та адміністративних питань є підготовка платежів відповідно до запитів співробітників відділів програми та закупівель, забезпечення належного оформлення платіжних документів та допомога в адміністративних питаннях в рамках проєктів WOU та WINGS відповідно до політик та правил Пакту та Донорів.

Основні обов’язки

Основні обов’язки, які повинен виконувати успішний кандидат, перераховані нижче.

1. Підготовка платежів та подача їх фінансовому менеджеру з усіма підтверджуючими документами, оформленими належним чином.
2. Здійснення операції в бухгалтерській системі Пакту – Business Central NAV:

- Підготовка ваучерів на закупівлю товарів та послуг (Pos)

- Підготовка ваучерів по відшкодуванню витрат по відрядженню

- Створення журналів по доларових та гривневих витратам та банківській комісії

- Створення щомісячних журналів по доларовим та гривневим рахункам та банківській комісії

3. Допомога із документацією, що стосується відряджень співробітників проєкту, включаючи розрахунок авансових платежів та звірки відповідно до політики Пакту та законодавства України, внесення витрат на відрядження в систему бухгалтерського обліку
4. Організація логістики для відряджень співробітників – бронювання квитків, транспорту, проживання
5. Логістичне забезпечення заходів проєкту
6. Допомога з реєстрацією проєкту, якщо це необхідно.

Основні вимоги

• Вища освіта та мінімум 1 рік досвіду роботи на аналогічній посаді, бажано у сфері фінансів або бухгалтерського обліку.
• Вільне усне та письмове володіння англійською, українською мовами.
• Розуміння офісної практики, зокрема, сфери діловодства.
• Високий рівень володіння клавіатурою та комп’ютерною грамотністю в різних програмних додатках (MS Word, Excel та ін.)
• Здатність точно організовувати рутинні дані та підтримувати встановлені процедури.
• Здатність бути гнучким, винахідливим і клієнтоорієнтованим у спілкуванні з людьми.

Бажані кваліфікації

• Досвід роботи в міжнародними організаціях є перевагою.
• Відмінні організаторські здібності та вміння керувати складним робочим навантаженням і термінами виконання завдань.
• Відмінні комунікативні навички.
• Високоефективні навички адміністрування, включаючи комп’ютерні навички, обробку текстів та користування Інтернетом.
• Проактивність, інтуїтивність, швидке мислення і здатність  працювати з мінімальною супервізією.

Будь ласка, надсилайте Ваше резюме та супровідний лист на адресу [email protected], не пізніше 17 січня 2024 року.