Офіс-менеджер/ка

Право на захист (Фонд) – провідна правозахисна громадська організація, яка комплексно працює над вирішенням проблем міграції, її причин та наслідків – шукає кандидата на посаду Асистента(-ки) з адміністративних питань в таких містах:
Житомир, Суми, Запоріжжя, Черкаси, Хмельницький, Луцьк, Тернопіль, Рівне.

ЗАГАЛЬНІ ВІДОМОСТІ ПРО ПОСАДУ

Офіс-менеджер/ка підпорядковується Керівнику регіонального офісу і тісно співпрацює з регіональний адміністративним асистентом, регіональною командою на місці та командою фінансово-адміністративного відділу Фонду.

ОБОВ’ЯЗКИ ТА ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

• Представництво Фонду на місцевому рівні, організація та проведення зустрічей з органами влади, представниками донорських організацій, іншими зацікавленими сторонами;

• Зустріч бенефіціарів в офісі та консультування бенефіціарів щодо послуг, які надає Фонд, та можливості їх отримання; контроль наявності роздаткових матеріалів для бенефіціарів; 

• Контроль графіку роботи офісу, наявності та розподілу робочих місць, наявності робочої техніки; розробка та погодження графіку виїздів мобільних бригад;

• Організація побуту регіонального офісу БФ «Право на захист», підтримка взаємодії з власниками офісного приміщення та надавачами інших послуг (зв’язку, комунальних послуг, послуг з утримання приміщення, перевезень), допомога у закупівлях і налагодженні обладнання та приміщення, наявності необхідної оргтехніки; забезпечення підготовки приміщення БФ «Право на захист» до прийому бенефіціарів;

• Збір фінансової документації (рахунки, тощо) команди та подання її на відшкодування витрат, відповідно до процедур БФ «Право на захист» та у визначені строки; замовлення необхідних послуг, канцелярських товарів тощо; 

• Збір, систематизація та зберігання документації та матеріалів за результатами діяльності регіонального офісу у паперовій та електронній формі;

• Підтримка контактів з постачальниками з питань організації тренінгів, семінарів, робочих зустрічей, публічних заходів, прес-конференцій;

• Збереження та оновлення бази даних персоналу та кадрових паперових документів;

• Моніторинг обліку персоналу в ССО, щоденні записи заїзду/виїзду; підтвердження наявності списків відвідувань тренінгів, зустрічей та заходів, належним чином підписаних учасниками;

• Моніторинг контрактів з постачальниками, ініціювання продовження до закінчення терміну дії та розірвання контрактів з постачальниками (з персоналом, оренда, Інтернет, закупівлі тощо), оцінка ефективності постачальників та заповнення відповідного шаблону;

• Контроль за тим, що вся документація підготовлена прозоро та підзвітно;

• Переклад різноманітних вхідних/вихідних документів та усний переклад за потреби;

• Будь-яка інша відповідальність, яка вважається необхідною або делегована керівником для забезпечення рівня обслуговування, який вимагається Фондом та/або донором;

• Розуміння та дотримання Кодексу поведінки та інших політик Фонду.

ПРОФЕСІЙНІ ВИМОГИ

• Вища освіта в галузі менеджменту, адміністрування або іншій відповідній галузі і щонайменше один рік відповідного досвіду роботи, бажано в секторі НУО;

• Досвід роботи на аналогічній посаді не менше 1 року;

• Гарні комунікативні навички;

• Здатність і готовність навчатися;

• Здатність встановлювати пріоритети, ініціативність та самостійність у виконанні поставлених завдань;

• Відмінні навички роботи з Microsoft Office;

• Сильні організаційні здібності;

• Вільне володіння українською, російською, знання англійської мови буде перевагою;

• Гнучкість та відповідальність.

МИ ПРОПОНУЄМО

Фонд пропонує успішному кандидату:

• Контракт до 29 грудня 2023 року з можливістю продовження, що залежатиме від виконання завдань та подальшого фінансування;

• Можливість працювати з однією з найсильніших українських правозахисних та гуманітарних НУО;

• Наставництво;

• Дружня та енергійна команда.

ПРОЦЕС ПОДАЧІ ЗАЯВКИ

Надсилайте резюме на адресу [email protected] з назвою, також зазначивши місто в якому хочете працювати “Офіс-менеджер_(місто)”. Відповіді будуть надіслані лише тим особам, які були відібрані для співбесіди. Без телефонних дзвінків, будь ласка.

ДАТА ЗАВЕРШЕННЯ ПРИЙОМУ ЗАЯВОК

20 липня 2023 р. Якщо буде визначено відповідного кандидата, Фонд залишає за собою право дострокового завершення конкурсу.