Офіс-адміністратор/ка

МБФ Карітас України шукає фахівця на позицію Офіс-адміністратор.

Ми пропонуємо більше, ніж просто роботу: з нами у Вас є можливість розвиватися та долучитись до якісних змін у суспільстві!  

Карітас України прагне створити та підтримувати середовище, яке пропагує основну цінність людської гідності та запобігає домаганням, зловживанням та експлуатації своїх працівників, партнерів та бенефіціарів.  

Основні обов’язки:

• Адміністрування телефонних дзвінків (приймання дзвінків та переадресація). 
• Зустріч гостей та забезпечення організації внутрішніх заходів (наради, ділові зустрічі  з партнерами, корпоративні заходи). 
• Облік та реєстр вхідної кореспонденції поштою. 
• Видача та облік тимчасових та постійних електронних перепусток для працівників та гостей офісу. 
• Адміністрування підготовки робочого місця та контроль резервування і проведення внутрішніх нарад/конференцій. 
• Забезпечення канцтоварами, витратними матеріалами та іншими товарно-матеріальними цінностями, необхідними для роботи.
• Організація їх закупівлі, приймання, обліку, зберігання та видачі.
• Адміністрування внутрішньої комунікації між працівниками (чати, новини, нагадування, інструктаж правил перебування на території офісу). 
• Технічне забезпечення роботи офісу.
• Контроль за належним станом офісного обладнання, комунікацій; виклик фахівців для проведення ремонтних робіт та інших видів технічного обслуговування при виявленні несправностей офісної оргтехніки та іншого обладнання.
• Організація ремонту офісу.
•  Ведення офісних витрат, документообігу оплат; списання матеріалів, підготовка звітів, підготовка накладних, рахунок-фактур.
• Організаційно-технічне забезпечення нарад і засідань, інших заходів, що проводяться.
• Забезпечення чистоти і порядку в офісі.
• Заведення рахунків на оплату.
• Матеріальна відповідальність за майно офісу.

Вимоги:

• Повна вища освіта.
• Високий рівень володіння українською мовою (усно та письмово).
• Досвід роботи офіс-адміністратором, офіс-менеджером від 2-ох років.
• Достатній рівень володіння англійською мовою.
• Відмінні комунікативні навички (усні та письмові), здатність адмініструвати внутрішню комунікацію команди.
• Високий рівень організованості, ефективності, наполегливості та послідовності.
• Сильні навички гнучкого мислення та оперативного управління процесами.

 Необхідні знання та навички:

• Знання правил ділового спілкування, ведення телефонних переговорів.
• Знання ПК (MS Office) та офісної оргтехніки.
• Досвід структурування комунікативних процесів.
• Досвід організації заходів.
• Досвід організації ділових зустрічей та зустрічі гостей.
• Досвід роботи в некомерційній організації або організації, що керується місією, буде перевагою.
• Бажаний досвід роботи з адміністрування соціальних мереж (fb, telegram та інші). 
• Комунікабельність, уважність до деталей.

Ми пропонуємо:

• графік роботи позмінний (з 8 по 17; з 11 по 21).
• конкурентний рівень заробітної плати.
• потрібні ресурси для виконання поставлених завдань.
• можливість професійного зросту до рівня фахівця (по результатах роботи).

Кандидат на цю посаду перед співбесідою має ознайомитися з політиками та процедурами Системи Убезпечення та Кодексу поведінки співробітників.

З політиками та процедурами можна ознайомитися на нашому сайті: https://caritas.ua/sfg/.

Звертаємо Вашу увагу на те, що дана вакансія передбачає проведення ряду перевірок, включно з перевіркою рекомендацій від попередніх працедавців та перевіркою даних щодо судимостей.

Якщо у вас є успішний відповідний досвід і ви відповідаєте вимогам вакансії, надсилайте резюме та супровідний лист на електронну адресу: [email protected].

Термін розгляду надісланого резюме — від 1 до кількох тижнів до моменту закриття вакансії. Зверніть увагу, що для розгляду вашого резюме важливо, щоб ваш досвід, навички та мотивація долучитись до нашої команди (зазначені в мотиваційному листі) відповідали опису вакансії.