Менеджер/ка з систем управління інформацією / Information Management Systems Manager

Загальна інформація 

«Партнерство за сильну Україну» (ФПСУ) — це багаторічна донорська програма, що реалізується під управлінням Міністерства закордонних справ, справ Співдружності націй та розвитку (МЗС) Великої Британії. Мета ФПСУ — зміцнення стійкості українського уряду, економіки, ЗМІ та громадянського суспільства шляхом надання відповідним партнерам критично важливої підтримки в реалізації проєктів із підвищення стійкості.

Основні обов’язки:

Менеджер з систем управління інформацією (СУІ) здійснюватиме програмне та операційне управління, надаватиме підтримку та координацію запуску та системного адміністрування відповідних систем у рамках програми «Фонду «Партнерство за сильну Україну» (PFRU-2). Це включатиме такі системи як Aktek iO (PowerBI) та pmo365 з метою підтримки всебічного збирання та зберігання даних і аналітики щодо діяльності, показників і запитів на надання даних програми. Ця позиція допоможе команді використовувати системи, щоб забезпечити максимальну видимість даних і можливість їхнього використання в прийнятті рішень на всіх рівнях. У співпраці з технічними та операційними підрозділами менеджер відповідатиме за забезпечення доступу всіх зацікавлених сторін до точних і своєчасних даних, необхідних для прийняття обґрунтованих рішень і реагування на запити клієнтів. Менеджер тісно співпрацюватиме з підрозділом RMEL ФПСУ-2, співробітником «Кімонікс Ю. Кей» із СУІ та  співробітником pmo365 з метою сприяння управлінню знаннями, навчанням на досвіді та інформацією, отриманою в рамках програми, для підтримки процесу винесення уроків із програмної діяльності, а також генерування ідей для сприяння обміну знаннями та адаптації. Менеджер також буде забезпечувати координацію між системами, щоб гарантувати їхню ефективну взаємодію для задоволення потреб програми.

Обов’язки:

• Підтримка налаштування, картування, управління та обслуговування систем управління інформацією ФПСУ-2, розробка структур і полів даних, забезпечення належного введення та використання даних всіх системах (окрім Aktek, де співробітник з даних візьме на себе провідну роль у розробці структур даних)
• Керування майбутніми ітераціями структур даних протягом усього життєвого циклу програми за підтримки фахівця «Кімонікс Ю. Кей» із СУІ (за потреби) та у співпраці з підрозділом RMEL ФПСУ-2.
• Підтримка початкової адаптації користувачів систем, включаючи Aktek, у тому числі навчання, у співпраці зі спеціалістом «Кімонікс Ю. Кей» із СУІ.
• Керування вищевказаним процесом після початкової адаптації за підтримки спеціаліста «Кімонікс Ю. Кей» із СУІ (за потреби).
• Участь у розробці та впровадженні структур управління даними, політик та процедур підтримки якості даних, їхньої безпеки та відповідності нормативним вимогам.
• Розробка та перевірка рішень: у співпраці з технічним і операційним підрозділами розробки та перевірка рішень, які відповідають потребам програми. Забезпечення відповідності рішень стандартам якості та вимогам програми.
• Взаємодія з зацікавленими сторонами: ефективна комунікація з зацікавленими сторонами на різних рівнях, у тому числі вищим керівництвом та проєктними командами з метою забезпечення узгодженості, збирання зворотного зв’язку та представлення результатів чи оновлень проєктів.
• Управління: створити відповідні управлінські структури та/або комітети для забезпечення проактивного управління та контролю над системами для вищого керівництва PFRU.
• Документація та звітність: створення повної документації високої якості, включаючи, але не обмежуючись, картами процесів, специфікаціями вимог, звітів про хід реалізації проєктів. Проактивно презентувати результати і рекомендації зацікавленим сторонам.
• Робота із зацікавленими сторонами в рамках програми з метою визначення можливостей використання даних для адаптації програми, навчання на її досвіді та рішень.
• Управління та підтримка СУІ та інформаційної архітектури ФПСУ-2 з метою сприяння формуванню стійких, інформативних рішень із управління інформацією
• Забезпечення високих стандартів якості даних, впровадження та оновлення процедур перевірки даних, розробка відповідних інструкцій і документації
• Забезпечення відповідності управління контентом, користувачами та групами СУІ стандартним операційним процедурам (протоколам) із безпеки даних, надання рекомендацій щодо адаптації протоколів у разі виявлення недостатності рівня безпеки даних або наявності ризиків
• Забезпечення проактивного виявлення, управління та звітування про всі ризики, пов’язані з СУІ, ключовим зацікавленим сторонам.
• Виконання функцій контактної особи з питань СУІ для ФПСУ-2, керування процесом усунення несправностей і адміністрування.
• Можливо участь у розробці та веденні технічної документації, інструкцій, шаблонів і навчальних матеріалів

 Кваліфікація:

• Ступінь бакалавра у відповідній галузі.
• Бажано підтверджений досвід роботи в МЗС Великої Британії або інших проєктах, що фінансуються донорами.
• Досвід роботи з платформами/системами управління проєктами, такими як pmo365 або Monday, а також адміністрування програмного забезпечення управління інформацією, включаючи, але не обмежуючись, Aktek iO та PowerBI.
• Досвід співпраці з різноманітними зацікавленими сторонами, включаючи вище керівництво та управлінські команди
• Адаптивність. Критично важливо вміти виконувати широкий спектр завдань, пов’язаних із впровадженням і забезпеченням відповідності вимогам.
• Відмінні усні та письмові комунікативні навички.
• Підтверджена різносторонність і сумлінність.
• Обов’язково підтверджений досвід розробки нових організаційних систем, структур даних і інструментів, а також досконале володіння Microsoft Office (зокрема, Microsoft Excel зі здатністю використовувати розширені функції Excel).
• Підтверджений досвід розробки чи допомоги в розробці нових організаційних систем і інструментів.
• Вільне володіння українською, англійська мова обов’язково

Місце роботи: 

Повна зайнятість, недистанційна робота в офісі в Києві. 

Контроль і звітність:

Менеджер буде підпорядковуватися безпосередньо Chief of Staff.

Інструкції щодо подання резюме: 

Подайте заявку за наступним посиланням до 31 липня. Для ролей, що вимагають знання англійської мови, англомовні резюме є бажаними (але не обов’язковими). Ми заохочуємо подавати заявки людей з інвалідністю. Заявки будуть розглядатися на постійній основі. Будь ласка, не телефонуйте. Chemonics зв’яжеться з фіналістами. 

PFRU-2 Recruitment – Candidate Application

Background

The Partnership Fund for a Resilient Ukraine (PFRU) is a multi-year, multi-donor funded programme managed by the UK’s Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO). The aim of PFRU is to strengthen the resilience of the Ukrainian government, economy, media and the Ukrainian civil society by delivering essential resilience project support to the relevant partners.

Principal Duties:

The Information Management System (IMS) Manager will provide programmatic and operational management, support and coordination to the roll-out and system administration of relevant systems deployed across the Partnership Fund for a Resilient Ukraine (PFRU) programme. This will include systems such as Aktek iO, PowerBI and pmo365, to support comprehensive data capture, storage, and analytics of programme activities, indicators, and data requests. This role will enable the team to utilise systems to maximize data visibility and use for decision-making at all levels.  In collaboration with technical and operational teams, they will be responsible for ensuring all stakeholders have access to accurate and timely data needed to make informed decisions and respond to client requests  The Manager will work closely with the PFRU Research, Monitoring, Evaluation and Learning (RMEL) team, the Chemonics UK IMS Officer and pmo365 point of contact to contribute to the management of knowledge, learning, and information that is gained through the programme to support its lesson learning process, and to generate insights in support of knowledge sharing and adaptation. The Manager will also drive coordination between systems to ensure they work well together to meet the programme’s needs.

Responsibilities:

• Support set up, mapping, management and maintenance of PFRU-2 information management systems and reporting, developing data structures and fields and ensuring proper data entry and usage across all systems (apart from Aktek, where the Data Scientist will take lead on developing the data structures)
• Lead on future iterations to data structures across the programme lifespan, with support from the Chemonics UK IMS Specialist where needed, and in collaboration with the PFRU RMEL team.
• Support the initial onboarding of users onto systems, including Aktek, including training, in collaboration with the Chemonics UK IMS Specialist.
• Lead the above process following initial onboarding, with support from the Chemonics UK IMS Specialist where needed.
• Contribute to the development and implementation of data governance frameworks, policies, and procedures to maintain data quality, security, and compliance with regulatory requirements.
• Solution Design & Validation: Collaborate with technical and operational teams to design and validate solutions that address programme needs. Ensure solutions meet quality standards and align with programme requirements.
• Stakeholder Engagement: Effectively communicate with stakeholders at various levels, including the Senior Leadership Team (SLT) and project teams, to ensure alignment, gather feedback, and present findings or project updates.
• Governance: set up appropriate governance structures and/or committees to ensure proactive management and oversight of the systems landscape for PFRU senior leadership team
• Documentation & Reporting: Create comprehensive high-quality documentation including but not limited to process maps, requirement specifications, and project status reports. Proactively present findings and recommendations to stakeholders.
• Work with stakeholders across the programme to identify opportunities for leveraging data to drive programme adaptation, learning, and solutions.
• Manage and maintain PFRU-2’s IM systems and information architecture to facilitate sustainable and insightful information management solutions
• Ensure high data quality standards, data verification procedures implementation and updates, development of relevant guidelines and documentation
• Ensure that the management of IMS content, users, and groups aligns with data security and safety SOPs (protocols), and recommend adapting protocols if data security is found to be insufficient or at risk
• Ensure that all IMS related risks are proactively identified, managed and reported on to key stakeholders
• Act as IMS focal point for PFRU and lead on troubleshooting and administration.
• May contribute to the development and maintenance of technical documentation, guidance, templates and training materials

Qualifications:

• Bachelor’s degree in relevant field.
• Experience in working for a FCDO or other donor-funded projects preferred.
• Demonstratable experience operating project management platforms/systems, such as pmo365 or Monday, and administering information management software, including but not limited to Aktek iO and PowerBI
• Experience of collaborating with a wide range of stakeholders including senior leadership and management teams
• The ability to handle a wide range of implementation and compliance-related tasks is essential.
• Excellent verbal and written and communication skills.
• Demonstrated versatility and integrity.
• Proven experience developing new organisational systems, data structures, and tools, with a strong command of Microsoft Office (particularly Microsoft Excel with ability to utilise advanced Excel functions) required.
• Proven experience developing or assisting with development of new organisational systems and tools.
• Fluency in Ukrainian, English is required

Location: 

This is a Kyiv-based full-time and in-person position. 

Supervision and Reporting: 

The IMS Manager will report directly to the Chief of Staff. 

Application Details: 

Apply using the following link by July 31st. For roles requiring English language skills, English language CVs are preferred (but not required). We encourage to apply people with disabilities. Applications will be considered on a rolling basis. No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists. 

PFRU-2 Recruitment – Candidate Application